Aunque gastos cotidianos de viajes, tecnología, software, suministros de oficina y demás pueden parecer pequeños en comparación con otros de mayor magnitud, la realidad es que tienen un impacto acumulable en las finanzas de tu empresa, así que debes hacer lo posible por alinearlos con sus metas y evitar excesos.
¿Cómo lograr esto? Un proceso de aprobación y reembolso de gastos es vital, pero, dado que puede ser propenso a ciertos errores, ineficiencias y problemas que llevan a gastos innecesarios y demasiados tiempos de espera, no basta con tener uno, sino que necesitas optimizarlo.
Para ello, en este artículo te brindamos 10 tips sencillos de implementar que te llevarán a un proceso de aprobación de gastos más rápido y mucho más efectivo en la alineación de cada compra con los objetivos y límites de presupuesto de tu negocio.
Diseña un workflow claro
Para fines de velocidad y simplicidad administrativa, tu proceso de aprobación de gastos debe estar mapeado adecuadamente.
Un flujo de aprobación claro al cual seguir le brinda al personal de tu empresa una guía exacta de cómo debe llevarse a cabo este proceso, brindando así 2 beneficios principales: menor desorden causado por personal que inicia una operación de forma errónea y mayor agilidad en la ejecución de aprobaciones adecuadas.
Como buena práctica, este workflow debería estar siempre disponible para consulta cuando se le necesite, por ejemplo, en un canal de comunicación institucional, todo con el fin de garantizar que toda persona esté consciente de él y pueda seguirlo.
Mantén al mínimo los pasos del workflow de aprobación
Contar con un proceso establecido es mejor que no tener ninguno, pero, para que este cumpla mejor su propósito de agilizar la aprobación y reembolso de gastos y mantenerla en orden, es ideal que se mantenga tan corto y sencillo como sea posible.
Menos pasos representan mayor velocidad y menor complejidad, los cuales aumentan la eficiencia del proceso y reducen errores. Pero, adicionalmente, un flujo fácil de seguir garantiza que todo miembro del personal esté dispuesto a alinearse a este al 100% y sin cuestionarlo o buscar atajos que generen desorden.
Define responsables y jerarquías de aprobación
¿Quién es la persona asignada a aprobaciones en cada departamento? ¿Qué tipo de gastos vigila cada uno? ¿A quién del departamento se debe recurrir para el procesamiento de un ticket a reembolsar? Todas estas cosas deben estar claramente definidas para que cada aprobación sea rápida y alineada con tus metas empresariales.
Responsables claros agilizan el proceso de aprobación al mismo tiempo que facilitan el rastro del origen de ciertos problemas o malentendidos para darles una solución rápida. Aunado a esto, la definición de un grupo selecto de responsables reduce las probabilidades de fraude al minimizar las personas que entran en contacto con el proceso de aprobación.
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Determina rangos en cuanto a los gastos que necesiten aprobación
Algunos gastos incidentales, o que incluso podrían ser considerados como gastos hormiga, son tan pequeños que podría no ser necesario someterlos a aprobación. De hecho, es posible que el exigir su introducción al proceso genere cuellos de botella o una carga operativa excesiva.
Por esta razón, es buena idea fijar rangos sobre los gastos que pueden no requerir aprobación (aunque siempre requerirán ser gestionados para evitar excesos) y aquellos que sí lo necesitan para garantizar decisiones de gasto alineadas con las metas de tu empresa.
Fija plazos límite de aprobación y presentación de recibos
Para una agilidad todavía mayor en el proceso de aprobación, es recomendable fijar plazos límites de tiempo en los que un gasto puede ser sometido a revisión, verificado, aprobado y reembolsado.
Estos no tienen por qué ser demasiado estrictos o rígidos, pero su mera presencia incita a cada responsable a organizar su tiempo con antelación para cumplir con ellos y, en consecuencia, ejecutar un procedimiento más fluido y sin retrasos.
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Establece límites de presupuesto y junta toda la información pertinente en una política de gastos escrita
Por supuesto, en adición a todas las guías anteriores, tu empresa necesita operar bajo claros límites presupuestarios que le permitan a cada miembro del personal saber qué gastos podrán ser sometidos a un proceso de reembolso, y a cada responsable tener una idea sobre cómo tomar decisiones de aprobación alineadas con tus objetivos de ahorro.
Estos y otros datos, como los anteriores, deberían estar contenidos en una política de gastos que le diga a todas las partes involucradas en el procedimiento cómo debe llevarse a cabo y cómo tomar decisiones en torno a este.
Para garantizar su cumplimiento, su comunicación oportuna y disponibilidad completa en todo momento es crucial.
Simplifica la rendición de cuentas con tecnología
Más allá de una política extensa, hay otras cosas que puedes hacer para agilizar tu proceso de aprobación de gastos, empezando por la simplificación del procedimiento de solicitud de aprobaciones por medio de tecnología para asegurar el cumplimiento de políticas y el seguimiento de workflows.
Dentro del mercado actual, existe una gran variedad de herramientas de control de gastos con funciones para subir recibos de manera digital y así simplificar la rendición de cuentas.
Dedica tiempo a la capacitación en el seguimiento de políticas y procesos
La comunicación es útil para que cada miembro de tu empresa sepa qué proceso seguir para solicitar la aprobación de un gasto y que los responsables de este sepan qué hacer al respecto, pero, para un cumplimiento con menores errores y problemas, resulta aconsejable invertir también en sesiones rápidas de capacitación sobre el seguimiento de políticas y workflows.
Con esta pequeña inversión de tiempo adicional, cada responsable del proceso y parte interesada dentro de él puede desempeñar mejor su papel.
Implementa un sistema digital de gestión de gastos
En el control de gastos, la visibilidad resulta crucial, pues esta permite que cada compra sea auditada fácilmente con el fin de determinar su relevancia y que los reportes periódicos de gastos brinden información útil para saber cómo mantener costos bajo control.
Esta visibilidad solo es posible de conseguir con tecnología y sistemas digitales de gestión de gastos, pues esta clase de herramienta puede proveer actualizaciones en tiempo real y datos centralizados que los registros manuales no son capaces de brindar dada una vulnerabilidad a errores humanos y múltiples documentos de registro en vez de uno solo.
Adopta una actitud de mejora continua y solicita retroalimentación
Finalmente, al momento de optimizar el proceso de aprobación de gastos de tu negocio, es inevitable que en la transición de la teoría a la práctica se presenten problemas inesperados y puntos de fricción.
Con esto en mente, debes adoptar una postura de mejora continua en vez de considerar al proceso mejorado como algo final, todo con el fin de realizar mejoras periódicas que respondan a cambios en las metas o estructura de tu empresa y asegurar que el workflow de aprobación responda a estas.
¿Cómo hacerlo? Básicamente, solo necesitas solicitar retroalimentación y monitorear el desempeño del proceso, para luego tomar decisiones de optimización conforme a los hallazgos encontrados.
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En conclusión, una aprobación de gastos eficiente y precisa depende de políticas robustas y cierta inversión de tiempo en capacitación y comunicación, pero también de una suficiente infraestructura tecnológica que la soporte.
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