El control de gastos empresariales puede parecer sencillo cuando se enfoca exclusivamente en aquellos costos innecesarios de gran tamaño, lo suficientemente visibles para ser identificados y eliminados rápidamente.
Pero, la realidad es que en una empresa existen gastos pequeños, acumulables y sencillos de pasar por alto que pueden complicar esta tarea y que se deben de monitorear y controlar efectivamente, pues sus efectos pueden llegar a ser considerables, especialmente en empresas pequeñas.
Bajo esta categoría es posible encontrar a los gastos hormiga, gastos fantasma y gastos vampiro, 3 tipos de egresos difíciles de encontrar, pero que fácilmente pueden causar estragos.
Aquí te proporcionamos todo lo que necesitas saber para mantenerlos bajo control en tu negocio: desde lo que son y representan para tu salud financiera, hasta las mejores prácticas a seguir para detectarlos y, posteriormente, eliminarlos.
¿Qué son los gastos hormiga?
Los gastos hormiga son pequeños gastos cotidianos e intencionales, aparentemente insignificantes para el estado general de bienestar financiero, pero que tienden a acumularse a lo largo del tiempo hasta representar una porción significativa de los costos mensuales o anuales de un negocio.
Como tal, son egresos perfectamente reconocibles en recibos, estados de cuenta y otros registros financieros, pero su tamaño reducido da lugar a que no sean tomados en serio hasta que alcanzan un nivel problemático.
Ejemplos de gastos hormiga en una empresa
Para facilitar la detección de estos gastos en la práctica, aquí hay algunos ejemplos comunes:
- Suministros de oficina no necesarios o adquiridos en exceso.
- Servicios de comida a domicilio frecuentes o refrigerios y bebidas para juntas.
- Costos de viaje no considerados en el presupuesto.
- Servicios de taxi o transporte no planificados.
¿Qué son los gastos fantasma?
Por su parte, los gastos fantasma son egresos difíciles de monitorear, prácticamente invisibles, que muchas veces surgen de manera no intencional, lo cual dificulta su rastreo y su gestión. Adicionalmente, se trata de gastos que no generan ninguna clase de retorno.
A diferencia de los gastos hormiga, estos pueden ser tanto pequeños, como grandes en magnitud.
Ejemplos de gastos fantasma
Comúnmente, los gastos fantasma suelen verse de esta forma dentro de una empresa:
- Comisiones bancarias por servicios varios.
- Suscripciones a servicios o herramientas que ya no se utilizan, pero que se siguen pagando.
- Propinas que surgen durante viajes de negocios.
- Errores de contabilidad que aumentan pagos a proveedores, o reducen cobros.
- Pérdidas de inventario pasadas por alto.
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¿Qué son los gastos vampiro?
Por último, los gastos vampiro son todos aquellos que drenan el capital de trabajo de manera fija y constante, sin que generen ninguna clase de retorno proporcional a la inversión que consumen.
Muchas veces, los gastos vampiro son realizados de forma consciente, pero no eficiente, o sea, representan un desperdicio de recursos en inversiones que valen más del beneficio que generan.
Ejemplos de gastos vampiro
Algunos egresos que se pueden ubicar en esta categoría son:
- Suscripciones a software y/o servicios subutilizados o no aprovechados, pero cobrados de forma recurrente.
- Pólizas de seguros innecesarias o demasiado extensas.
- Renta de oficinas demasiado grandes para el equipo de trabajo.
- Renta excesiva de espacio de almacenamiento debido a problemas de overstocking o mala gestión de inventario.
- Préstamos bancarios con intereses demasiado altos.
¿Qué efecto en común tienen los gastos hormiga, fantasma y vampiro?
A pesar de sus diferencias clave, todos estos tipos de gastos tienen un efecto similar en tu empresa cuando no se mantienen bajo control: elevan los costos de manera desproporcionada, sin generar un retorno valioso. Como resultado, afectan la eficiencia operativa y tienen el potencial de desencadenar problemas de rentabilidad.
Esto es especialmente cierto en el caso de pequeñas empresas, ya que, a menudo, estas organizaciones operan con presupuestos y márgenes de beneficios reducidos, en los que cualquier clase de gasto fuera de control es capaz de generar consecuencias más graves.
Lo que esto deja claro es que, sin importar si se trata de los gastos hormiga, fantasma o vampiro, estos deben ser manejados de alguna forma.
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¿Cómo tener visibilidad sobre estos gastos y su magnitud?
El primer paso para mantener bajo control estos egresos es hacerse consciente de ellos, o sea, identificarlos. Esto solo se puede lograr, de forma confiable, de una manera: automatizando y digitalizando el registro de gastos.
¿Por qué es esta la mejor forma? Muchas veces, la razón por la que esos tipos de gastos son pasados por alto es por su registro y revisión manual, pues cualquier proceso de este tipo es vulnerable al error humano. En cambio, un registro automatizado, sin intervención de terceros, permite garantizar la confiabilidad de los datos y así evitar que cualquier gasto pase desapercibido.
Cabe mencionar que el registro automático de gastos no sirve de mucho si no es revisado frecuentemente, por lo que, incluso con datos automatizados, lo mejor es invertir tiempo en su monitoreo constante.
Consejos para controlar los gastos hormiga, fantasma y vampiro en tu negocio
Con mayor visibilidad, es posible detectar y medir los gastos hormiga, fantasma y vampiro. Pero, para reducirlos al mínimo y evitar que vuelvan a ser un problema, estos son algunos consejos que puedes seguir:
- Mantén una comunicación abierta con responsables de tarjetas empresariales para conocer el origen de pagos no reconocidos y así saber si continúan siendo relevantes o si se pueden eliminar.
- Evalúa constantemente la distribución de recursos, buscando encontrar y evitar ineficiencias operativas (instalaciones sin usar, software no aprovechado, etc.) que generen gastos vampiro.
- Crea políticas de gastos que guíen las decisiones de compra de cada responsable con límites y prioridades claras a seguir para reducir gastos hormiga.
- Utiliza apps de gestión que faciliten el registro de gastos tradicionalmente considerados como fantasma (como propinas y costos de viaje) y que permitan contabilizar mejor los gastos hormiga cotidianos.
- Centraliza ciertas compras y pagos para concentrarlos en un solo lugar y así evitar pagos duplicados de licencias, o de otra índole, entre departamentos.
- Presta atención a tarifas de servicio de proveedores, comisiones bancarias y otros gastos de este tipo que pueden dejar de ser invisibles con una mayor vigilancia.
Aunque complicados de manejar en ocasiones, basta con una buena comunicación, un software de gestión de gastos y un monitoreo frecuente para mantener bajo control a los gastos de estos tipos, sin importar cuál sea.
Por supuesto, la adopción de un software de administración de gastos puede implicar una inversión considerable, lo cual puede representar una barrera significativa, pero, gracias a aliados como Xepelin, la gestión de gastos de tu empresa puede ser completamente gratuita.
¿Cómo? Con una herramienta de monitoreo en tiempo real, que toma información directamente de tu sistema de facturación para brindarte datos confiables de cada gasto para evitar perderlos de vista. Adicionalmente, te aporta indicadores de ingresos, ganancias y volumen de deuda que facilitan el análisis financiero completo, más allá de los egresos.
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