Si estás buscando estrategias para aumentar la rentabilidad de tu empresa reduciendo sus costos, en muchos lugares podrás encontrar un consejo similar: identifica y elimina gastos innecesarios.
Esta es una gran recomendación, pero lo cierto es que encontrar esta clase de gastos no siempre es tan simple y, para hallarlos, primero tendrás que tener una idea clara de en dónde buscarlos y una noción de lo que puedes hacer para asegurarte de que no vuelvan a aparecer en el futuro.
Para ayudarte, en este artículo hablaremos sobre 8 ejemplos de gastos innecesarios que podrían estar afectando las ganancias de tu negocio, buscando proporcionar una guía clara sobre cómo encontrarlos rápidamente, eliminarlos y evitar que resurjan.
Pagos duplicados a proveedores
Existen diversos estudios que señalan que, en promedio, entre el 0.5% y el 2% de los gastos de una empresa surgen de pagos duplicados a proveedores, por lo que, si estás buscando gastos innecesarios, las cuentas por pagar representan un buen lugar para encontrarlos.
¿Cómo eliminarlos? Dado que esta clase de errores operativos suelen ocurrir por un mal control sobre las facturas pendientes y una falta de visibilidad sobre pagos, lo mejor que puedes hacer para evitarlos es centralizar las cuentas por pagar de tu negocio con un software de pagos que brinde visibilidad total.
Gastos excesivos de viaje
Si los viajes de negocios son comunes en tu empresa, es posible que puedas encontrar cierto grado de gastos innecesarios en esta área, generados de forma no intencional por costos de alojamiento, transporte y comida que, fácilmente, pueden salirse de control.
Una vez identificados, puedes eliminar estos costos estableciendo límites de crédito en tarjetas corporativas, asignándole a cada ejecutivo un presupuesto específico que será responsable de manejar. En casos extremos, también puedes tratar de reducir la frecuencia de viajes de negocios optando por videoconferencias en lugar de reuniones presenciales.
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Multas y sanciones
Sin importar su tamaño, las faltas legales o fiscales pueden generar gastos innecesarios en forma de multas y sanciones que pueden drenar la liquidez periódicamente. Por ello, es buena idea mirar al área de cumplimiento normativo de tu empresa para identificar faltas recurrentes que puedan ser eliminadas para ahorrar dinero.
Aunque esta área puede ser difícil de gestionar, puedes reducir al mínimo cualquier posible falta por medio de una capacitación constante en leyes y regulaciones aplicables. Si muchas de estas faltas provienen de errores, también podría ser buena idea adoptar un software de compliance que, automáticamente, detecte problemas antes de que generen costos adicionales.
Intereses por mora
De acuerdo con Atradius, casi el 50% de las facturas B2B se pagan con algún tipo de atraso, generando intereses o cuotas adicionales. Entonces, es posible que encuentres algunos gastos innecesarios revisando el número de facturas atrasadas de proveedores que posea tu negocio.
Tal y como sucede con los pagos duplicados, estos problemas surgen de una mala gestión de las cuentas por pagar, en la que los procesos manuales vulnerables a errores predominan. Por ende, la solución a ellos está también en la adopción de un software de pagos o un ERP que disminuya errores por medio de la automatización y envíe recordatorios de vencimiento oportunos.
Suscripciones de software no utilizadas
La realidad es que el software apropiado soluciona una gran cantidad de problemas, pero también puede generarlos en forma de suscripciones no utilizadas que generan costos excesivos. De hecho, de acuerdo con un informe de Spendesk, hasta el 47% de las suscripciones continúan siendo pagadas por una empresa después de su última utilización.
¿Cómo mantener estos costos bajo control? Se necesita un monitoreo y evaluación constante que involucre calcular la rentabilidad de cada suscripción de manera periódica, revisar los estados financieros para identificar cargos automáticos que podrían mostrar una suscripción no cancelada y mantener una comunicación con el personal relevante para determinar el valor de cada suscripción en comparación con su costo.
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Maquinaria y equipo obsoleto
Si bien es cierto que los costos asociados con adquirir nueva maquinaria pueden ser elevados, el gasto constante en mantenimiento y reparación de equipos obsoletos puede ser mucho mayor. Entonces, al momento de buscar posibles costos a recortar, es buena idea revisar el estado de activos como máquinas, equipo de cómputo y vehículos.
Para controlar estos gastos, primero será necesario monitorearlos constantemente, comparando el costo de adquisición de nuevos activos con los costos de reparación del equipo actual. En caso de que sea necesario, el siguiente paso será reemplazar el activo con uno más nuevo.
Si los costos iniciales de adquisición de nuevo equipo resultan demasiados para la liquidez de tu empresa, también tienes la opción de utilizar el confirming o financiamiento de pagos para realizar compras sin afectar tu flujo de efectivo.
Gastos desmesurados de oficina
Aunque necesarios hasta cierto punto, los gastos relacionados con el mantenimiento de oficinas físicas pueden llegar a ser excesivos, poniendo presión innecesaria sobre las finanzas de tu empresa. Por lo tanto, estos deben ser revisados periódicamente.
Con el fin de reducirlos, una de las mejores estrategias que puedes implementar es adoptar un modelo remoto o híbrido de trabajo que permita reducir la cantidad de espacio de oficina necesario para operar y que, en consecuencia, reduzca costos de arrendamiento y servicios básicos.
Inversiones ineficientes en marketing
En efecto, el marketing es vital para el crecimiento, pero cuando se realiza sin un plan estratégico en mente, es muy probable que genere gastos excesivos que no brindan ningún retorno, como campañas sin adquisición o publicidad que no genera nuevos clientes.
¿La solución? Monitorear de cerca cada campaña, ajustando su presupuesto paulatinamente con base en los resultados que genera, y respaldar cada decisión de inversión con datos de desempeño de campañas anteriores, benchmarks competitivos e información concreta sobre las necesidades e intereses del público objetivo.
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¿Cómo mantener el control de todos los gastos de tu empresa?
Sin importar si los márgenes de tu empresa están siendo afectados por estos u otros tipos de gastos innecesarios, puede encontrarlos y erradicarlos más fácilmente siguiendo estas prácticas generales:
- Centralizar los datos financieros con una herramienta de software que simplifique su consulta y rastreo en tiempo real.
- Realizar presupuestos que establezcan límites claros sobre gastos en distintas áreas.
- Revisar constantemente estados y documentos financieros para así detectar excesos a tiempo.
- Establecer políticas de gasto claras que le permitan a cada miembro del personal tomar decisiones de compra que se alineen con las metas de ahorro de tu empresa.
- Automatizar tareas de cumplimiento, contabilidad, monitoreo, gestión de gastos, etc., para así evitar errores que puedan generar costos adicionales.
En conclusión, estos ejemplos te ayudarán a encontrar ciertos gastos innecesarios comunes en tu empresa y así eliminarlos a corto y largo plazo. Sin embargo, para tener control y visibilidad total sobre los costos específicos de tu negocio, podrías necesitar una plataforma que te ayude a verlos todos en un solo lugar, como la que Xepelin ofrece de forma gratuita.
Con Xepelin, puedes monitorear todos los flujos de entrada y salida de tu empresa en tiempo real con una herramienta de análisis financiero que extrae datos confiables directamente de tu sistema de facturación. Así, puedes tener visibilidad completa sobre cada gasto, siempre que lo necesites y de forma rápida y confiable.
De esta manera, es mucho más sencillo identificar los gastos que están frenando el crecimiento de tu empresa y así tomar las medidas necesarias para eliminarlos cuanto antes.
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