En el entorno empresarial, gastar dinero es necesario para poder generar ganancias. A través de inversiones rentables y fondos distribuidos estratégicamente, las organizaciones pueden multiplicar sus recursos de forma sostenible y progresiva.
Pero, cuando estos gastos se realizan de forma desenfrenada, impulsiva y sin planificación, rápidamente pueden resultar en pérdidas económicas. Por ello, el control de gastos (expense management) es un área crucial en la administración de cualquier clase de empresa, desde pymes, hasta corporativos.
En Xepelin, conocemos la importancia de este proceso, por lo que aquí te ayudaremos a optimizarlo dentro de tu negocio con información sobre lo que un buen control de gastos debe involucrar, las herramientas que pueden ayudarte a efectuarlo y los beneficios que puedes esperar al llevarlo a cabo de mejor forma.
¿Qué es el control de gastos en una empresa?
El control de gastos se puede definir como un proceso de gestión financiera enfocado en mantener la rentabilidad y eficiencia de cada gasto en una empresa. Esto, a través de la identificación y eliminación de gastos innecesarios actuales y la creación de límites que impidan su futuro surgimiento.
¿Por qué es importante el control de gastos? ¿Qué sucede si no se realiza apropiadamente?
La importancia del control de gastos radica en el impacto directo que puede tener sobre la salud financiera de una empresa. Mientras que un proceso optimizado resultará en ventajas económicas significativas (como mejor rentabilidad y mayor liquidez), un control de gastos deficiente resultará en costos elevados que pueden reducir los márgenes de beneficios de forma drástica.
Beneficios de un buen control de gastos empresariales
Queda claro que el proceso de control de gastos es importante porque es beneficioso para las finanzas de una empresa, pero, exactamente, ¿cuáles son los beneficios que genera? Estos son algunos de los más relevantes:
- Reducciones en costos derivadas de la eliminación de gastos innecesarios. A su vez, esto permite aumentar los márgenes de beneficio o reducir precios para incrementar la competitividad comercial.
- Mayor rentabilidad, gracias a la desaparición de ciertos costos, al mismo tiempo que los ingresos se mantienen iguales.
- Flujo de efectivo más sólido que puede manejar diferentes emergencias y compromisos de pago de forma más segura.
- Visibilidad aumentada sobre los costos operativos de un negocio, esto es de gran ayuda obtener datos que impulsen la toma de mejores decisiones financieras en otras áreas.
- Mejor planificación financiera, producto de una mayor visibilidad.
- Menor dependencia del financiamiento externo, ya que el flujo de efectivo propio es más capaz para afrontar cualquier obligación. Así, es más sencillo evitar el sobreendeudamiento.
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¿Cómo se clasifican los gastos que se deben administrar?
Un buen control no solo se debe enfocar en costos específicos, sino en todos los diferentes gastos que una empresa enfrenta día con día. Estos se pueden clasificar de esta manera:
- Gastos fijos: son aquellos que se mantienen estables de manera periódica, como los costos de arrendamiento y los salarios.
- Gastos variables: están conformados por costos que tienden a cambiar mes con mes, como los precios de materias primas.
- Gastos directos: están relacionados profundamente con el proceso de producción, por ejemplo, los costos de mano de obra y los de maquinaria.
- Gastos indirectos: no tienen relación directa con la producción de una empresa, como los gastos administrativos.
- Gastos operativos: son todos aquellos costos esenciales para que un negocio funcione, como el alquiler y el pago de servicios básicos de electricidad o agua.
- Gastos no operativos: no resultan esenciales para que una organización desempeñe sus funciones centrales, por ejemplo: intereses de deudas, depreciación de activos y otros costos extraordinarios.
¿Cómo implementar un control de gastos efectivo?
Ahora que tienes una idea concreta de lo que el control de gastos implica y del propósito que debe tener, puedes comenzar a mejorar el proceso de tu empresa siguiendo estos consejos y buenas prácticas:
Genera presupuestos e invierte más tiempo en proceso de planeación financiera
La base de un buen proceso de control de gastos es la creación de presupuestos que asignen recursos estratégicamente y establezcan límites de gasto que le permitan a una empresa cubrir sus necesidades, sin excesos. Por ello, siempre es buena idea llevar a cabo este proceso, junto con otros procedimientos de planificación financiera, como las proyecciones de liquidez.
De acuerdo con Deloitte, puedes mejorar la precisión de cualquier presupuesto siguiendo ciertas prácticas, como la incorporación de tecnología en el proceso y el involucramiento de partes relevantes.
Crea políticas de gastos claras
Para que cada miembro responsable de tomar decisiones de compra alinee sus elecciones con las metas de tu negocio, es recomendable crear políticas de gastos claras que expresen límites, compras permitidas y demás factores que deban ser considerados en cada decisión de gasto.
Estas políticas funcionarán como guías claras que tu equipo puede seguir para evitar exceder el presupuesto asignado, al mismo tiempo que contribuyen al alcance de los objetivos del negocio.
Aumenta la trazabilidad de los egresos de tu empresa
Los gastos innecesarios o excesivos no son fáciles de identificar si no tienes visibilidad completa sobre las formas en las que tu empresa invierte sus recursos. Por lo tanto, un buen control de gastos suele conllevar la implementación de una herramienta digital que permita centralizarlos para facilitar su monitoreo.
Comunícate constantemente con todos los responsables de gestionar compras y otros gastos
A fin de cuentas, las políticas escritas pueden prestarse a malas interpretaciones que pueden resultar en gastos innecesarios, por lo que también es necesario mantener una comunicación constante con los responsables en la gestión de gastos de tu empresa para así prevenir problemas y verificar que cada uno de ellos opera según lo establecido.
Vigila de cerca los ratios de rentabilidad de tu empresa
Por sí sola, la visibilidad total sobre costos solo muestra una imagen de los gastos que realiza tu empresa, y no sobre si estos están siendo realizados de forma eficiente.
Entonces, para poner estos datos en contexto, lo mejor que puedes hacer es monitorear también los ratios de rentabilidad de tu negocio, ya sea de forma general o por departamento. Esto te permitirá saber si tu empresa está generando mayores recursos de los que gasta.
Simplifica tus procesos de registro de gastos
Ciertos gastos pequeños de transporte o viaje suelen ser difíciles de monitorear debido a políticas de rendición complicadas; en consecuencia, tienen el potencial de acumularse hasta impactar la rentabilidad de tu empresa.
Por ello, es recomendable simplificar los procesos de rendición de gastos, eliminando ciertos pasos o adoptando algún tipo de software que permita escanear recibos de compra de manera rápida y sencilla. Así, es posible obtener mayor visibilidad sobre ellos.
Monitorea de cerca los gastos de tu empresa
Para ser efectivo, el control de gastos debe realizarse de manera periódica y constante, monitoreando de cerca costos y ratios de rentabilidad para así acelerar la detección de problemas que deban ser afrontados.
Sin una vigilancia frecuente, los gastos innecesarios pueden ser fácilmente pasados por alto, llevando a problemas financieros difíciles de corregir.
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Herramientas que te ayudarán a controlar los gastos de tu empresa
Para evitar errores e inconsistencias, mejorar la eficiencia del proceso y seguir los consejos anteriores, es necesario implementar uno o más de los siguientes recursos de tecnología en el control de gastos de tu empresa:
- Tarjetas corporativas que permiten establecer límites de crédito a los cuales deben apegarse los responsables de compras. Adicionalmente, la gran mayoría de estos productos ofrece apps que centralizan los gastos de diferentes tarjetas.
- ERPs que generan datos sobre finanzas y muchas otras áreas de tu empresa, ayudándote a controlar gastos desde distintos departamentos.
- Software de pagos que centraliza todas las facturas de tu empresa para facilitar su monitoreo y gestión.
- Dashboards inteligentes que se encargan de brindarte información financiera en tiempo real, lo cual abarca gastos, pero también ingresos y otras métricas relevantes. De esta forma, te permiten contrastar distintos datos para comprender a fondo tu salud financiera.
Esto es todo lo que necesitas para conseguir un mayor control sobre los gastos de tu negocio y así comenzar a optimizar su salud financiera. En caso de que necesites mayor información para impulsar la gestión de tu negocio, también puedes consultar nuestro blog.
Si buscas ayuda para mejorar el control de gastos de tu empresa, recuerda que no necesitas invertir grandes cantidades de dinero para conseguirla, pues existen aliados como Xepelin, que te pueden apoyar de forma totalmente gratuita.
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Por medio de este recurso, será más sencillo comprender la salud financiera de tu negocio y podrás tener visibilidad total sobre la forma en la que tu empresa invierte sus recursos día a día. Todo esto, en tiempo real y de manera completamente online, siempre que lo necesites.
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