Para cumplir las metas de tu empresa, primero necesitas saber cómo medir el progreso hacia ellas de forma objetiva, y para ello necesitas indicadores clave de desempeño o KPIs bien definidos que, de forma breve y rápida, te muestren si tu negocio está acercándose a sus propias condiciones de éxito o no.
Pero, los KPIs son malentendidos con frecuencia, y tener fundamentos claros sobre ellos es esencial para fijarlos, comprender la valiosa información que proveen y aprovecharlos, así que aquí te contamos lo que representan, lo que brindan y lo que debes tomar en cuenta para crearlos.
Asimismo, te brindamos ejemplos concretos que te servirán como referencia para establecerlos en distintas áreas de tu empresa y así cuantificar el desempeño de cada una de ellas.
¿Qué son los KPIs?
Los KPIs (Key Performance Indicators) o indicadores claves de desempeño, son métricas fundamentales del progreso hacia una meta o resultado específico que le ayudan a una organización o a un área dentro de ella a saber, de forma objetiva, breve y cuantificable, si sus estrategias están funcionando o no bajo sus propios criterios de éxito y con respecto a sus propias metas.
Su fin es el de brindar suficiente información para la toma de decisiones acerca de los enfoques, prácticas y políticas que se deben ejecutar para cumplir un propósito particular, pero de forma simple, sin necesidad de medir múltiples indicadores simultáneamente.
KPIs vs. OKRs ¿Cuál es la diferencia?
Aunque tienen ciertas cosas en común, como el hecho de que ambos guían esfuerzos y estrategias hacia el alcance de una meta, los KPIs y OKRs (Objectives and Key Results) son, fundamentalmente, diferentes.
Por un lado, los OKRs son objetivos o metas concretas que establecen condiciones claras de éxito en el alcance de una meta, es decir, son los resultados que tu empresa (o un área o individuo dentro de ella) busca conseguir.
En cambio, los KPIs son las métricas esenciales para cuantificar y monitorear el alcance de dichos resultados y condiciones de éxito, o sea, representan la forma en la que se medirá el avance o retroceso hacia metas particulares de manera objetiva.
En pocas palabras: un OKR sería la meta en sí que deseas lograr, mientras que un KPI sería el indicador más crítico para determinar si tu negocio se está acercando a cumplirla o no.
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Diferencia entre KPIs y métricas de desempeño
Otra confusión común ocurre entre los KPIs y las métricas de desempeño y la realidad es que estos conceptos tienen todavía más similitudes; sin embargo, difieren en un aspecto: su especificidad y enfoque.
Mientras que las métricas de desempeño abarcan toda la gama de indicadores que puedes calcular para medir el estado de tu empresa de forma granular, los KPIs son aquellos indicadores selectos que permiten cuantificar el éxito a mayor escala, de manera resumida y en torno a objetivos específicos.
Entonces, se puede decir que todos los KPIs son métricas de desempeño, pero no todas las métricas de desempeño son tan críticas como un KPI para cuantificar el progreso hacia un resultado importante.
Características de un KPI de calidad
Ahora bien, ¿qué es lo que hace que un KPI sea, verdaderamente, un indicador clave de desempeño? Debe de cumplir con 6 características:
Es cuantificable objetivamente y a partir de la infraestructura disponible: un buen KPI debe ser posible de calcular con los datos y tecnología disponibles para tu empresa en este momento y, por supuesto, debe ser cuantitativo, creando una mirada objetiva de progreso.
Es relevante y específico a las metas o resultados que deseas alcanzar: tiene que estar alineado con objetivos particulares, de lo contrario, es solo una métrica más.
Brinda evidencia clara del progreso hacia un objetivo: si el KPI incrementa su valor (a menos que esta sea inversamente proporcional a tu meta), esto debe reflejar que tu negocio está avanzando hacia el alcance de los resultados que desea.
Puede decir mucho con poca información: no requiere de muchas métricas de respaldo o complementarias para aportar claridad sobre si estás alcanzando tu propósito o no.
Puede ser influenciado por acciones concretas: o sea, que hay algo que tu empresa puede hacer para impulsar su valor y no depende completamente de factores fuera de tu control.
Es claro: es fácil de entender por qué es relevante y cómo representa un indicador clave de progreso.
Sin estas características, un KPI será solo una métrica más y no brindará la información de alto impacto que debería generar para guiar la toma de decisiones de tu empresa.
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La importancia de KPIs estratégicos y definidos
Pero, ¿por qué esforzarte en definir KPIs con las características anteriores? Puede sonar como una inversión demasiado grande de empeño; no obstante, vale la pena realizarla, dado que traerá consigo ventajas como estas:
- Te permiten llegar a decisiones más rápidas, pues son fáciles de calcular y aportan mucha información.
- Crean una cultura de decisión basada en datos, ya que resaltan su importancia y la vuelven parte del día a día de tu empresa.
- Brindan una guía clara respecto a las estrategias y acciones que tu equipo debe practicar para mejorar el valor de las métricas y alcanzar objetivos específicos.
- Motivan a tu equipo haciendo del progreso algo visible y accionable.
- Crean una verdad absoluta de progreso, lo cual mejora la comunicación e interconexión entre personal y áreas y evita malentendidos.
- Construye responsabilidad (accountability), permitiendo conectar las acciones que se pueden realizar para aumentar un KPI con las personas a cargo de ellas.
Ejemplos de KPIs esenciales en distintas áreas de tu empresa
Con el fin de ayudarte a tener una idea de KPIs que podrían ser relevantes para tu negocio o áreas particulares de este, a continuación compartimos algunos ejemplos de metas específicas e indicadores claves que harían sentido respecto a ellas:
Ejemplos de KPIs de marketing
- Si tu meta es maximizar la rentabilidad de tus campañas de marketing, el CAC o costo de adquisición de clientes puede ser una métrica relevante.
- En caso de que la meta principal de tu equipo de marketing sea mejorar la efectividad de tu sitio web para convertir, la tasa de conversión es un KPI valioso.
Ejemplos de KPIs de ventas
- Si un objetivo de tu empresa es generar mayores ingresos con la misma cantidad de clientes, un KPI de valor para medirlo podría ser el costo de ticket promedio.
- ¿Tu enfoque está en conseguir ventas más rápido? Entonces fijar como indicador clave el ciclo de ventas sería buena idea.
Ejemplos de KPIs de finanzas
- En caso de que necesites enfocarte en conseguir flujo de efectivo, una métrica como el ratio de liquidez puede ser un KPI más relevante que, por ejemplo, el ratio de solvencia.
- Si lo que necesitas en este momento es volver rentable a tu empresa para sus accionistas, una métrica como el return-on-equity ratio puede ser apropiada.
Ejemplos de KPIs de servicio al cliente
- ¿Tu objetivo es crear una mejor experiencia de servicio al cliente? Un KPI para empezar a medir el progreso hacia esta meta podría ser el tiempo promedio de respuesta.
¿Cómo definir un KPI relevante para tu empresa?
Lo cierto es que los mejores KPIs son muy específicos a las metas de tu empresa, así que, aunque los ejemplos anteriores pueden ser de ayuda para comenzar a fijar métricas estratégicas, lo mejor que puedes hacer es definir tus propios indicadores siguiendo estos consejos:
Define primero los objetivos cuyo alcance deseas medir
Un KPI no se puede llamar como tal si no está alineado con metas específicas, así que, antes de definir indicadores claves, debes fijar propósitos empresariales y entenderlos a fondo con el fin de asignarles métricas adecuadas.
Identifica las acciones en tus manos para influir en el KPI
¿Tu KPI depende, mayoritariamente, de condiciones del mercado o de tus propios esfuerzos? Un buen indicador clave es accionable y para averiguar si el tuyo lo es, necesitas identificar aquellas estrategias que tendrían un efecto en él.
Verifica que todo miembro relevante de tu empresa comprende el indicador y su importancia
Si pocas personas comprenden la importancia de un KPI particular, pocas personas se guiarán a partir de él o intentarán mejorarlo, entonces, asegúrate de que los indicadores establecidos hagan sentido frente a tu equipo y sean fáciles de calcular.
Realiza pruebas
En teoría, un KPI puede parecer razonable, pero en la práctica puede carecer de sentido, no revelar información de valor o no ser accionable, así que siempre es buena idea ponerlo a prueba por un tiempo antes de fijarlo oficialmente.
No elijas un KPI solo por su facilidad de cálculo
En efecto, los KPIs deben ser simples y relativamente sencillos de calcular, pero trata de seleccionarlos con base en el valor que aportan y no totalmente en su facilidad para así conseguir resultados mejores.
Mantén tu cantidad de métricas al mínimo posible
Demasiados KPIs dejan de ser métricas estratégicas y se convierten en indicadores banales que no revelan mucho, por lo que trata de mantener tu selección al mínimo posible (alrededor de 3 indicadores por área) suele ser lo ideal.
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Comprendiendo a fondo lo que los KPIs son y brindan, puedes obtener una ventaja competitiva sobre otras empresas que no logran utilizarlos de manera estratégica, y puedes aprovechar la información que te aportan.
Por supuesto, un KPI no puede brindar mucho valor si no está calculado a partir de información fiable, así que no olvides que cuentas con el apoyo de aliados como Xepelin para tener acceso a datos financieros en tiempo real, extraídos directamente de tu sistema de facturación y de manera completamente gratuita con un software de análisis financiero.
Así, no importa la métrica que establezcas para medir el progreso de tu negocio, tienes la certeza de que la estás calculando con total precisión y estás consiguiendo una visión verdadera del estado de tu empresa.
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