Si tu empresa vende a crédito, entonces sabes el impacto que las cuentas por cobrar que exceden su fecha límite de pago, o sea, la cartera vencida, pueden ocasionar; desde reducciones momentáneas en el flujo de efectivo hasta interrupciones más graves que pueden dificultar el pago oportuno a proveedores.
Por ello, también sabes que tienes que hacer todo lo posible por mantenerla al mínimo, pero, ¿cómo puedes lograrlo?
En general, necesitarás mejores procesos de facturación, otorgamiento de crédito y cobranza; a nivel más específico, deberás optimizar estos procedimientos con ciertas acciones clave que los refuercen y agilicen.
Para ayudarte a comenzar, desde hoy, a prevenir la cartera vencida y disminuirla cuando se presenta, aquí resaltamos 13 de las acciones más importantes y de mayor impacto que puedes seguir para lograrlo.
Evalúa clientes antes de venderles a crédito y a lo largo del tiempo
Si a un cliente con un mal historial o poca capacidad de pago se le otorga crédito, tu empresa se expone al riesgo de que este no pueda pagar una factura antes de su fecha de vencimiento, y es por esto que este tipo de clientes se deben identificar y filtrar apropiadamente antes de una venta a crédito.
Esto, por medio de una evaluación crediticia que permita encontrarlos al indagar sobre su comportamiento crediticio histórico y sus finanzas actuales. Si puedes detectar a estos clientes a tiempo, puedes evitar venderles a crédito y solo hacer transacciones con ellos si pagan de contado.
Ahora bien, un cliente inicialmente seguro puede enfrentar dificultades o cambios en su comportamiento que aumenten su probabilidad de mora, así que lo ideal es hacer una evaluación continua de su historial y finanzas para detectar señales de riesgo a tiempo y actuar ante ellas con nuevas y mayores restricciones o consecuencias de impago que compensen nuevos riesgos.
Ajusta términos de crédito por cada cliente
No es necesario negarle crédito a cada cliente que parezca riesgoso, pues esto puede convertirse en oportunidades de venta desaprovechadas, pero es importante ajustar términos conforme niveles específicos de riesgo para evitar demasiada morosidad.
¿Por qué? Porque el riesgo es un espectro, y cada cliente se encuentra en una posición diferente de este, así que una postura demasiado general puede hacer que tu empresa asuma más riesgos de los necesarios al otorgarle las mismas facilidades a un cliente seguro que a un cliente de historial más dudoso.
Principalmente, al tratar con clientes de mayor riesgo debes reducir límites de crédito y aplicar condiciones como la realización de un adelanto inmediato tras una venta a crédito. Esto disminuye retrasos al hacer de las cuentas pendientes algo más fácil de pagar y también reduce el valor neto de las cuentas vencidas.
Estandariza procesos de evaluación con una política escrita
Con el fin de que cada decisión de aprobación de crédito y personalización de términos contribuya a reducir la cartera vencida y no dependa completamente del criterio individual de cada miembro de tu equipo, debes tener una política de crédito escrita que sirva como referencia para la toma de decisiones.
Esta debe ser clara, fácilmente accesible e integral, incluyendo criterios mínimos de aprobación, rangos de riesgo y términos concretos que se deben aplicar de acuerdo con cada rango y perfil.
Para que los procesos de evaluación nunca omitan la revisión de un documento o dato importante, esta guía también debe destacar los pasos a seguir para una evaluación completa.
Envía recordatorios de pago a plazos fijos, con información clave
Las fechas de pago pueden ser olvidadas fácilmente por clientes, resultando en una mayor cartera vencida, por lo que un envío periódico de recordatorios de pago es la práctica ideal.
Cada recordatorio previo al vencimiento de una factura le ayuda a los clientes a administrar mejor sus finanzas para un pago oportuno y cada recordatorio posterior a una fecha límite permite corregir olvidos rápidamente o, en casos más complicados, establecer comunicación y mostrar disposición para arreglar un problema.
Para que sean efectivos, estos mensajes deben incluir información sobre una transacción (que la hagan fácilmente identificable para un cliente), la fecha de vencimiento de la factura asociada y posibles consecuencias de impago en recordatorios cercanos o posteriores a la fecha de vencimiento. Para que inciten un pago inmediato, también es buena idea que incluyan un link de pago.
Personaliza interacciones
Tal y como sucede con el riesgo, diferentes clientes pueden tener preferencias diferentes en torno a canales de contacto. Tal vez algunos agradezcan recordatorios frecuentes, pero otros los consideren excesivos; tal vez algunos prefieran un recordatorio por correo electrónico, pero otros no revisen este medio.
Si las interacciones iniciadas no están alineadas con estas preferencias, los olvidos pueden surgir más fácilmente y resultar en pagos atrasados, por lo que es buena idea establecer acuerdos con clientes sobre canales y comunicaciones preferentes.
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Garantiza transparencia en términos de crédito y adopta el tono adecuado en cobros
El conflicto, la desconfianza o la confusión en torno a términos de crédito pueden resultar en disputas y malentendidos que afectan la disposición de un cliente a pagar, así que esto es algo que tu gestión debe considerar para controlar la cartera vencida.
¿Cómo? A través de transparencia y una comunicación estratégica, en el tono adecuado.
Para construir transparencia, es necesario que los términos de crédito asignados a cada factura sean siempre fácilmente accesibles a través del sitio web de tu empresa o de comunicaciones y que sean reiterados con cierta frecuencia.
En cuanto al tono de las comunicaciones, necesitas mantener la profesionalidad y la intención de ayudar. Si una cuenta está vencida, puedes ser más firme y serio, pero tu enfoque debe continuar siendo la resolución de problemas en vez de la confrontación.
Ofrece múltiples métodos de pago
No suele ser la causa directa de un atraso, pero la ausencia del método de pago preferente de un cliente puede dar lugar a situaciones en las que un pago es postergado, olvidado y, finalmente, atrasado más allá de su fecha de vencimiento, por lo que es buena idea hacer algo al respecto y ofrecer tantos métodos de pago como sea posible.
Lo importante no es aceptar cada opción, sino entender las opciones principales que la base de clientes de tu negocio prefiere y asegurarte de contar con ellas.
Factura al momento y confirma que cada factura es enviada a la persona correcta
Tal y como sucede en tu empresa, el proceso de aprobación de cada cliente toma cierto tiempo antes de resultar en un pago y no siempre es posible acortarlo, por lo que una factura enviada demasiado tarde o a la persona equivocada puede resultar en un atraso.
Conociendo esta realidad, debes emitir una factura cuanto antes y asegurarte de que esta llegue a la persona indicada, preguntando sobre el receptor correcto al momento de aceptar una venta y solicitando confirmación al momento de envío.
Automatiza la facturación y el registro de datos de clientes
Un olvido o un error de facturación, sumados a un proceso fijo de aprobación, también pueden retrasar pagos innecesariamente. Dado que un proceso 100% manual dificulta evitar estos problemas, para eliminarlos, lo ideal es adoptar un software que lo automatice.
La herramienta correcta generará facturas siempre a tiempo y se conectará directamente con bases de datos de clientes para trasladar información hacia una factura sin riesgo de error, reduciendo así el impacto de equivocaciones y olvidos sobre la cartera de cuentas de tu negocio.
No temas contactar a cuentas atrasadas y tomar acción
Ahora, ¿qué pasa si ya existen cuentas vencidas que no se pueden prevenir? Es momento de tomar acción para recuperarlas y es muy importante no aceptar esta situación sin mayor protocolo.
Cuando esto sucede, y especialmente si el retraso persiste después de una o 2 semanas, es necesario contar con un plan de contacto, empezando por cierta cantidad de mensajes en intervalos fijos de tiempo (usualmente semanales) y escalando a llamadas en caso de no recibir respuesta.
Solo recuerda que cada comunicación debe mantener el tono correcto, pues uno percibido como agresivo o acusatorio tenderá a reducir las probabilidades de pago e incluso podría ser considerado como acoso y resultar en problemas legales.
Trata de entender una situación antes de tomar una decisión
Antes de tomar una postura más firme ante cuentas vencidas, es recomendable tratar de entender el trasfondo detrás de un pago atrasado.
¿Por qué? Aunque siempre existe la probabilidad de que una cuenta se vuelva incobrable, hay muchos otros casos en los que un retraso se debe a un problema temporal, olvido o un cargo disputado, todas estas son situaciones que se pueden solucionar mediante el diálogo.
Si tu empresa pierde el enfoque en la resolución de problemas antes de comprender cada contexto, corre el riesgo de que los propietarios de este tipo de cuentas recuperables opten por evadir la cobranza.
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Cuenta con planes de pago de respaldo
Para que un enfoque en resolución se traduzca efectivamente en cuentas recuperadas, necesitas contar con posibles soluciones, y una de las más comunes es diseñar planes de pago alternativos que faciliten la recuperación de deudas.
El plan exacto no es tan importante; puedes solicitar un adelanto a cambio de una prolongación del plazo de crédito u ofrecer pagos por mensualidades. Lo esencial es que esta sea valioso para los clientes y que compense posibles riesgos para proteger a tu empresa.
Asegura visibilidad sobre cartera vencida y un mejor seguimiento con un software de cobro
Todas las recomendaciones anteriores son valiosas, pero la medida más fundamental para prevenir y manejar la cartera vencida es mejorar la visibilidad sobre cuentas por cobrar, para así anticipar problemas y detectar inmediatamente situaciones riesgosas con el fin de tomar acción para afrontarlas cuanto antes.
Si conoces el estado de cada cuenta y la cercanía de su fecha de vencimiento, sabes cómo proceder en cada caso, cuándo es momento de actuar y cuándo es necesario un enfoque diferente.
Un aging report o reporte de antigüedad de cuentas por cobrar puede brindar esta visibilidad hasta cierto punto, pero la única forma de asegurarla es mediante un software o herramienta digital que pueda actualizar información a medida que esta cambia y que tenga menos probabilidades de cometer un error.
Xepelin puede brindarlo sin costo, ofreciendo una plataforma de gestión de cobros que centraliza toda la información de cuentas de tu empresa (facturas, montos, plazos de crédito, fechas de vencimiento y más) y la actualiza en tiempo real. Todo ello, gracias a una integración directa con el sistema de facturación de tu empresa, que asegura datos confiables.
Lo único que necesitas para tener acceso es crear una cuenta.
En conclusión, aunque varios de los factores que fomentan una cartera atrasada mayor (como el mal estado de salud de un cliente o cambios macroeconómicos) no pueden ser controlados, sí puedes hacer mucho para reducir la exposición de tu empresa a ellos y para mitigar o corregir sus consecuencias.
Estas medidas son algunas de las acciones más comúnmente aplicadas y de mayor impacto, pero, a fin de cuentas, las mejores estrategias son aquellas que más se alinean directamente con las necesidades, metas y circunstancias de tu negocio.
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