Son muchos los indicadores que te pueden ayudar a entender el estado general y específico del área de cuentas por cobrar de tu empresa, pero no siempre hay tiempo para calcularlos a todos, compararlos y cruzarlos para obtener un diagnóstico financiero claro.
Sin embargo, un análisis integral de tu departamento de cobranza es perfectamente posible con los KPI adecuados, y aquí te damos una lista de los 10 más importantes, que te ayudarán a medir desempeño a nivel tanto general, como específico, y en múltiples áreas diferentes, pero de forma rápida.
Así, puedes entender profundamente el estado de la gestión de cobros en tu negocio y sabes qué puedes hacer para mejorarlo, pero en menos tiempo.
DSO (Day sales outstanding)
A nivel general, uno de los indicadores de desempeño más importantes que puedes medir para evaluar la cobranza de tu empresa, son los DSO (Days Sales outstanding) o días de venta pendientes. Estos te indicarán el tiempo promedio en que tardan tus ventas en convertirse en efectivo del que puedes disponer, dando una idea muy generalizada de la eficiencia con la que tu empresa cobra facturas.
Para calcular los DSO de un periodo específico de tiempo (pueden ser 30, 90 o hasta 365 días), únicamente debes seguir esta fórmula:
DSO = (Valor total de las cuentas por cobrar/Valor de ventas netas) X Días del periodo analizado
¿Cómo interpretar el cálculo obtenido? Un valor de DSO menor suele ser considerado como algo más positivo en la gran mayoría de los casos, pues esto indica tiempos rápidos de cobro.
Sin embargo, hay instancias en las que un número demasiado reducido puede indicar políticas de crédito excesivamente estrictas que podrían afectar tu relación con clientes o impedir la captación de prospectos.
CEI (Collections effectiveness index)
¿Quieres determinar qué tantas cuentas por cobrar logra recuperar tu empresa en un periodo de tiempo? Entonces, el CEI (Collections effectiveness index) o índice de efectividad de recolección es un indicador relevante, ya que este te mostrará el porcentaje de cobros recibidos al finalizar un periodo en comparación con aquellos pendientes al inicio del mismo.
La fórmula para calcularlo es esta:
CEI = ((Valor inicial de cuentas por cobrar + Ventas netas a crédito) - Valor final de cuentas por cobrar / (Valor inicial de cuentas por cobrar + Ventas netas a crédito)) X 100
En este caso, un valor mayor es mejor, ya que esto demuestra que tu empresa convierte la mayoría de sus cuentas por cobrar en efectivo.
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Tasa de mora
La tasa de mora te señalará el porcentaje de tus cuentas por cobrar que han excedido su fecha de vencimiento acordada, aportando una idea de qué tan eficaces son tus políticas de crédito, la comunicación con tus clientes, tus métodos de gestión de cobranza e, inclusive, qué tanto es el nivel de riesgo de tu cartera de clientes.
Este KPI lo puedes obtener rápidamente dividiendo el valor de los cobros atrasados de tu empresa entre el total de cuentas pendientes y multiplicando el resultado por 100, tal y como lo simplifica esta fórmula:
Tasa de mora = (Valor de cobros vencido/Valor total de cobros) X 100
Para interpretar este indicador, toma en cuenta que un resultado menor siempre será mejor, pues indica que, incluso si tienes pagos pendientes por recibir, la mayoría de estos no han cruzado su límite de pago y no corren el riesgo de volverse deudas incobrables.
Rotación de cuentas por cobrar
Para brindar mayor profundidad y perspectiva al análisis de qué tan rápido es que tu negocio convierte sus cuentas en efectivo, la rotación de cuentas por cobrar (o accounts receivable turnover ratio, en inglés) es un indicador muy valioso.
Además de ser una métrica de eficiencia en cobros, la rotación de cuentas por cobrar puede ser vista como un indicador financiero de liquidez, ya que, a mayor velocidad en cobranza, mayor será tu flujo de efectivo.
Su cálculo es muy simple:
Rotación de cuentas por cobrar = Ventas a crédito totales en un periodo/Cuentas por cobrar promedio del mismo periodo
¿Qué resultado es mejor? Uno de mayor valor, puesto que señalará un mayor número de cuentas cobradas respecto al total de ventas a crédito realizadas en un plazo.
Tasa de disputas
Otra pieza importante de información que necesitas para determinar si tu área de cobros está funcionando adecuadamente está en la precisión con la que tu equipo emite facturas y se comunica con clientes. Para conseguirla, puedes calcular la tasa de disputas.
Esta métrica te revelará el porcentaje de facturas cuestionadas o rechazadas por clientes (por cualquier razón), dándote a la vez una perspectiva valiosa sobre si la emisión de estos documentos está ocurriendo sin problemas y si tu equipo está comunicando precios y términos de pago claramente con clientes.
Esta es la fórmula de este KPI:
Tasa de disputas = (Número total de facturas disputadas en un plazo de tiempo/Número total de facturas emitidas en el mismo) X 100
Lo ideal es que este valor sea 0 o tan cercano a 0 como sea posible, pues esto indica que no hay razones por las que tus clientes pongan en duda el valor de una factura.
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DDO (Days deduction outstanding)
Incluso con un sistema automatizado de cobros, los errores de facturación y disputas pueden surgir, pero, ¿qué tan rápido se están arreglando estos problemas? Esto es importante para evaluar la eficiencia de tu equipo y es algo que puedes medir calculando los DDO, Days Deduction Outstanding o Días de deducción pendientes, o sea, los días promedio que el área de cobros de tu empresa tarda en arreglar estas situaciones.
Su cálculo es sencillo:
DDO = (Número de deducciones totales pendientes/Promedio diario de deducciones solicitadas) X Días del periodo a analizar
Un DDO más pequeño siempre es positivo, mientras que un DDO demasiado alto podría indicar ineficiencias internas, una mala comunicación y otros problemas de gestión del área que debes solucionar.
RPC (Right party contacted)
Uno de los errores más comunes en la gestión de cobros es el envío de facturas, recordatorios de pago o mensajes a la persona incorrecta y, si deseas conocer qué tan grave es este problema en tu empresa, puedes calcular el RPC (Right party contacted) o Contacto con la parte correcta.
¿Cómo calcularlo? De esta forma:
RPC = (Número de contactos con partes correctas/Número total de contactos) X 100
Como resultado, obtendrás el porcentaje de contactos acertados de tu empresa, así que lo ideal es mantener este número tan alto como sea posible, con el fin de evitar pérdidas de tiempo, deudas incobrables y malentendidos.
Cuentas de alto riesgo
Tal vez no tengas una tasa moratoria alta o algún problema en tu sistema de cobranza actualmente, pero esto no significa que no exista la probabilidad de que esto cambie en el futuro. Para cuantificar dicha probabilidad, un KPI útil es el porcentaje de cuentas de alto riesgo.
Para obtener este valor, únicamente necesitas el número total de cuentas por cobrar pendientes y el número de ellas calificado como de alto riesgo según tus propias políticas de crédito, e introducirlos en esta fórmula:
% de cuentas de alto riesgo = (Número de cuentas de alto riesgo/Número total de cuentas) X 100
En este caso, un número menor es lo ideal, ya que los riesgo de exponer a tu empresa a pagos atrasados, deudas no recuperables y otros problemas asociados con el crédito de tu cartera de clientes, serán bajos.
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ADD (Average days delinquent)
Los DSO, por sí solos, te dan una noción general del estado de eficiencia de tu área de cobros, pero puedes darle mayor contexto a este indicador, y así saber qué tan positivo o negativo es en realidad, calculando los ADD (Average days delinquent) o días promedio de morosidad.
Lo que esta métrica aporta es por cuántos días en promedio se alejan tus DSO actuales del valor que deberían tener respecto a estándares de la industria o valores históricos, y esta es la forma de calcularla:
ADD = DSO reales - DSO ideales (BPDSO)
Apuntar a un resultado más bajo es recomendable, pues esto indica que tus metas de DSO se acercan a tu realidad, por lo que es baja la probabilidad de que tu negocio enfrente problemas de liquidez o de deuda incobrable futura que excede demasiado las fechas de vencimiento.
Ratio de deuda incobrable (Bad Debt Ratio)
Indicadores anteriores te brindan una idea de qué tan expuesta está tu empresa a problemas posibles de deuda incobrable.
Sin embargo, la única forma de cuantificarlos con exactitud es calculando el Ratio de deuda incobrable o bad debt ratio, que señala el porcentaje de cuentas por cobrar atrasadas que, difícilmente, podrás recuperar y que es mejor considerar como un gasto en lugar de invertir grandes cantidades de recurso en conseguirlas.
Para calcularla, necesitas dos datos: el valor total de deuda incobrable de tu negocio (aquella que, debido a su nivel de atraso e intentos fallidos por recuperarla, constituye un gasto neto) y el valor total de tus cuentas por cobrar. Después, solo tienes que aplicar esta fórmula:
Bad Debt Ratio = Valor de deuda incobrable/Valor de cuentas por cobrar
Nuevamente, un resultado mínimo es ideal, pues señala que, en comparación con tus cuentas pendientes totales, la deuda incobrable no representa un problema.
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Si bien no abarcan todo lo que necesitas saber para tomar una decisión sobre si tu área de cobros está funcionando a un nivel óptimo, estos 10 KPI sí te darán una noción general, rápida y concisa, muy valiosa para la toma de medidas ágiles e inmediatas.
Recuerda que, para interpretar cualquier métrica adecuadamente, debes compararla con sus valores históricos y con los estándares de empresas en tu sector.
Lo cierto es que monitorear cuentas, calcular la eficiencia de cobros y reducir los riesgos de crédito de las cuentas por cobrar nunca es sencillo, pero puede ser algo mucho más conveniente con Xepelin, que pon en tus manos dos productos diferentes para ayudarte a tomar el control de departamento de cobranza:
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