En años recientes, se ha hablado mucho sobre el gran impacto positivo que puede tener el acceso a datos en tiempo real sobre el desempeño general de una empresa. De hecho, de acuerdo con un estudio reciente del MIT CISR aquellos negocios que pueden tomar decisiones ágiles gracias a esta clase de información, alcanzan hasta un 62% más de ingresos que aquellos que no lo hacen.
No obstante, aunque los beneficios de esta clase de analítica han sido ampliamente documentados, algunas empresas aún tienen ciertas preguntas sobre cómo es que esta les puede ayudar o sobre cómo es posible comenzar a implementarla de forma sencilla, lo cual resulta en que tarden una mayor cantidad de tiempo en adoptar esta tecnología. ¿El resultado? Oportunidades de crecimiento desaprovechadas y ventajas competitivas no obtenidas.
Entonces, con el propósito de impulsar a las empresas a comenzar a invertir en este tipo de analítica y a experimentar sus ventajas, en este artículo explicaremos en qué consisten los datos en tiempo real, por qué son esenciales, cómo influyen en la creación de valor y cómo implementarlos de forma sencilla y rápida.
¿Qué son los datos en tiempo real?
Son toda aquella información que es extraída y actualizada de forma automática conforme se registran cambios en su área de recolección particular. Gracias a ellos, es posible contar con una base de información siempre disponible para consulta, compuesta por datos confiables, recientes y siempre relevantes. Dependiendo de su origen, estos pueden ser recolectados por medio de sensores, aplicaciones, dispositivos, plataformas digitales, etc.
¿Cómo funciona una base de datos en tiempo real?
Una base de datos en tiempo real funciona por medio de la automatización, es decir, no requiere de inputs o introducciones externas de información. Así pues, extrae datos de manera constante para que estos sean analizados y evaluados posteriormente.
En muchas ocasiones, una base de datos de este tipo también facilita la interpretación de la información que recolecta, esto a través de gráficos u otros recursos que simplifiquen la visualización de los datos y de su comportamiento a lo largo del tiempo. De manera adicional, ciertas bases de datos, como la de Xepelin, están integradas con inteligencia artificial, por lo que también tienen la capacidad de detectar patrones y tendencias al mismo tiempo que extraen información.
Principales beneficios que aporta una base de datos en tiempo real
En el mismo reporte de MIT, se encontró que las empresas que utilizan los datos en tiempo real como base para sus decisiones también generan márgenes de beneficios hasta un 97% mayores. Sin embargo, como tal, estas ganancias económicas no son resultado directo de los datos siempre actualizados, sino que son un producto de otros beneficios que estos facilitan. Entre ellos, destacan los siguientes:
Mayor visibilidad de la información
Las bases de datos en tiempo real permiten consultar información siempre actualizada, aumentando la visibilidad de distintos procesos. ¿Por qué es importante la visibilidad? Esta facilita la detección oportuna de problemas, cambios, fluctuaciones, oportunidades, etc., ya sean estos internos o externos. Entonces, en respuesta a ellos, las empresas cuentan con un mayor margen de tiempo para reaccionar de mejor manera y anticiparse a explotar dichas oportunidades o a arreglar problemas que generen pérdidas.
En la práctica, este grado de visibilidad permite detectar fraudes o patrones sospechosos de forma más rápida, encontrar tendencias de consumo que están tomando forma o identificar problemas financieros.
Menos errores de registro
Si bien la tecnología tampoco es inmune a errores de registro de datos, es mucho menos vulnerable a ellos que el registro manual. Como resultado, los datos extraídos de forma automática, resultan mucho más confiables, por lo que llevan a decisiones más efectivas y económicamente viables.
Datos siempre disponibles
Con los datos en tiempo real, en lugar de tener que esperar reportes mensuales para recibir información sobre el desempeño o estado actual de una compañía, los líderes de empresas pueden acceder a estos datos siempre que lo necesiten, pudiendo llegar así a decisiones más oportunas.
Inteligencia de negocios mejorada
Un mayor flujo de datos permite entender el desempeño de un negocio de mejor manera, brindando claridad sobre aspectos tanto generales, como granulares. Entonces, además de impulsar decisiones más rápidas, los datos en tiempo real también mejoran la calidad de estas.
Te podría interesar: La importancia de la transparencia de datos empresariales
¿Qué tipo de datos deben extraerse en tiempo real?
Generalmente, es buena idea invertir en el acceso a datos en tiempo real en materia financiera, de seguridad y de experiencia del consumidor. ¿Por qué razón? Estas 3 áreas tienen algo en común: involucran una gran cantidad de información que se mantiene en constante cambio , por lo que los datos siempre actualizados son beneficiosos para entender estos cambios y anticiparlos oportunamente.
Por ejemplo, en cuanto a las finanzas, los datos en tiempo real permiten tener un mejor conocimiento sobre el flujo de caja, algo esencial en el proceso de asignación y distribución de recursos.
En materia de seguridad, la información siempre actualizada facilita la detección de ciertos patrones iniciales de fraude para que, así, las empresas encuentren soluciones antes de ser afectadas. Por último, la volatilidad en el comportamiento del consumidor es algo que ocurre en todas las industrias, y las bases de datos en tiempo real brindan mayor visibilidad sobre las tendencias que marcan dichos comportamientos de consumo, para así anticiparse a ellos.
Entonces, aunque la actualización y extracción automática de otra clase de datos puede ser considerada según las metas y necesidades de cada negocio, en estas 3 áreas es donde las bases de datos en tiempo real tienden a ser más esenciales.
¿Cómo saber si tu empresa podría beneficiarse de la data en tiempo real?
Algunas empresas pueden sentir que no necesitan de los datos en tiempo real para alcanzar sus metas, lo cual puede ser completamente válido y cierto. Pero, para que los negocios que sí podrían beneficiarse de ellos identifiquen el momento en el que podrían necesitarlos, se pueden tomar como referencia las siguientes preguntas:
¿Qué tan volátiles son los patrones de consumo de tus clientes o qué tan eficiente es tu empresa en predecir la demanda? La dificultad para predecir tanto comportamientos de consumo como el volumen de demanda, puede resultar en problemas de excesos o faltas de inventario, por lo que los datos en tiempo real podrían ser una buena idea para combatir este desafío en caso de que tu empresa lo enfrente a menudo.
¿Qué tanto tiempo tarda tu empresa en tomar decisiones estratégicas? Es natural tomarse el tiempo para reflexionar sobre cuál decisión tomar, pero si tu empresa ha perdido oportunidades debido a un proceso lento de decisión por la falta de datos, la analítica en tiempo real podría ser una solución.
Si tu empresa ha sido víctima de fraude, ¿detectar ciertos patrones con anticipación pudo haberlo evitado? Algunos comportamientos fraudulentos pueden ser detectados rápidamente con datos actualizados, por lo que, si una de las principales preocupaciones de tu negocio es el fraude, estos pueden ayudarte a combatirlo.
¿Qué tan reciente debe ser la información que tu empresa recolecta? En circunstancias en donde los datos deben ser muy recientes para ser efectivos, es mejor recolectarlos en tiempo real que esperar a reportes periódicos.
Te podría interesar: ¿Cómo aprovechar el poder de los datos de forma ética?
¿Cuáles suelen ser los costos de las bases de datos en tiempo real?
Los beneficios de la analítica en tiempo real son claros, pero existe una razón por la que un gran número de empresas aún no inician su proceso hacia ella: los costos involucrados. Más allá del precio de software y de herramientas digitales, la transición hacia este tipo de analítica implica contemplar inversiones como las siguientes:
- Capacitación: manejar nuevas herramientas requiere de habilidades que el equipo actual de una empresa pueda no tener aún, por lo que invertir en capacitaciones, y hasta contrataciones, podría ser necesario.
- Infraestructura: mayores flujos de información requieren de una mayor infraestructura para procesarlos, interpretarlos y almacenarlos, por lo que las inversiones en almacenamiento, personal y herramientas de inteligencia artificial son comunes al momento de optar por la analítica en tiempo real.
- Mantenimiento: ningún proceso es completamente inmune a errores o inconsistencias, por lo que invertir en un proceso de mantenimiento y conciliación sigue siendo necesario, aunque en menor medida, para garantizar que la información extraída está siendo verídica.
- Procesos: además de mejor infraestructura, mayores flujos requieren de un mayor nivel de organización en cuanto a análisis y procesamiento, por lo que invertir tiempo en construir workflows y políticas de utilización estructuradas también es necesario al recurrir a este tipo de data.
¿Cómo comenzar a aprovechar los datos en tiempo real de forma sencilla?
A pesar de todas las formas en la que los datos en tiempo real pueden generar valor en una compañía, la realidad es que no todas las empresas cuentan con la infraestructura o conocimientos para acceder a ellos. En este contexto, Xepelin ha creado una herramienta gratuita y fácil de usar de monitoreo de datos en tiempo real que le permite a negocios de todo tamaño acceder rápidamente a datos confiables y siempre actualizados sobre su propio rendimiento financiero.
Al integrarse con el sistema de facturación de tu empresa, esta plataforma puede brindarte información sobre indicadores financieros como márgenes de beneficio, volumen de compras, volumen de ventas y volumen de deuda, entre otras métricas que te permitirán entender la salud de tu negocio en todo momento y tomar las mejores decisiones para impulsarla.
Para empezar a aprovechar el poder de los datos en tiempo real, lo único que necesitas hacer es crear una cuenta en Xepelin.
Xepelin ofrece tecnología financiera para todo negocio. Centraliza, controla y gestiona las finanzas de tu empresa en un solo lugar.
