El fraude se ha convertido en una gran preocupación para numerosas organizaciones. En particular, existe un riesgo significativo en las áreas financieras, donde las pérdidas económicas pueden amenazar la sostenibilidad a largo plazo. Para protegerse contra esta amenaza, es indispensable contar con controles y herramientas efectivas para detectar y prevenir fraudes desde la raíz.
La realidad es que ningún negocio está exento de la posibilidad de sufrir un fraude. Incluso las empresas más sólidas y respetadas son vulnerables. Prueba de ello, son dos recientes casos que en Xepelin hemos detectado por medio de tecnología.
¿Cuál es el flujo de una factura en Chile?
Para entender cómo intentaron cometer este fraude, es importante conocer el proceso que sucede con una factura.
Primero, se emite factura hacia el deudor. Después, la factura se recibe en el SII (reciben notificación). Entre estos pasos lo más común es que pasen entre 1 y 3 días.
Una vez que es recibida por el deudor, tiene 8 días para reclamar. Es decir, solicitar correcciones en caso de ser necesario, o asegurar que es falsa.
En caso de no ser reclamada, la factura adquiere mérito ejecutivo, con lo cual se considera con validez oficial para que dicha factura sea pagada. De la misma forma, el deudor puede validar que la factura es legítima, por lo que al recibir la notificación de que se le emitió una factura, puede dar el visto bueno en el SII y queda con acuse.
Fraude a empresa multinacional de desarrollo de software
Teniendo claridad sobre los tiempos y proceso de una factura en Chile, podrás comprender las alertas que se generaron en este caso.
Una empresa fraudulenta envió a Xepelin una orden de compra de una multinacional en Chile, solicitando adelantar el cobro de esa factura por medio de factoring.
En una primera validación, el equipo de Xepelin detectó un correo “contacto@empresa.cl.com”. Al momento de verificar el dominio detectan inconsistencias, ya que supuestamente era de reciente creación, lo cual no hacía sentido para una reconocida multinacional con tantos años en el mercado.
La segunda alerta fue que el acuse de la factura fue en minutos, lo cual también es algo fuera del proceso normal.
El equipo de Xepelin contactó a la empresa multinacional mencionando estas alerta, ya que aún teniendo un acuse, no parecía algo “normal”, lo que en otro lugar, pudo proceder a pago sin problemas.
Lo que mencionaron en esta empresa fue que al no tener control por tener personas en diferentes países gestionando tantas facturas, y no conocer el flujo de las mismas, esto sucedió con estos factorings en donde sí fueron pagadas.
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Buscando detener esta situación, el equipo de Xepelin solicitó la cesión de facturas a esta empresa fraudulenta, supuestamente para pagarlas. Al haber hecho esto, se evitó que siguieran solicitando el pago a otros factorings.
Una vez con las facturas cedidas, pudieron conocer el RUT que dio el acuse de la factura y reportarlo con la empresa.
¿Cuál fue el principal conflicto en el proceso?
A pesar de ser una empresa multinacional, lamentablemente no tenían una forma ágil de ver cada factura que se emitía y quien dio acuse a cada una.
Caso de fraude a reconocida marca de café
Otro caso fue en el que un proveedor emitió diversas facturas a una empresa multinacional dedicada a la venta de café, las cuales no fueron reclamadas por lo que cumplieron mérito ejecutivo.
De la misma forma, este corporativo, a pesar de su tamaño y trayectoria en el mercado, no tenía forma de detectar cada vez que un proveedor les emitía una nueva factura, y dar un buen seguimiento de validación y aprobación.
El conflicto: tuvieron que pagar 120 millones de pesos chilenos por facturas falsas.
¿Cómo pudieron prevenir estos fraudes con Xepelin?
Primero, en la plataforma de Xepelin cualquier empresa registrada puede tener visibilidad de las facturas emitidas, con lo que pueden tener un primer filtro de validación.
Adicionalmente, al utilizar la función de Gestión de mi Ecosistema y realizar una búsqueda de estas empresas “sospechosas”, hubieran encontrado el semáforo de alerta en rojo, como “riesgo alto”. Esto pudo hacerlos ver que no era un proveedor confiable, por lo que no deberían aprobar las facturas que emitieran.
Además, al configurar alertas sobre determinadas variables, pudieron haber estar informados en todo momento para detectar cualquier situación sospechosa.
Gestión de mi Ecosistema es la solución que permite evaluar rápidamente a clientes y proveedores, proporcionando una visión completa de su perfil financiero, e información para tomar decisiones comerciales fundamentadas. Esto ayuda a prevenir riesgos innecesarios y establecer relaciones comerciales sólidas con aquellos clientes que se ajusten a los estándares de confiabilidad.
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