Las pérdidas en una empresa pueden verse reflejadas de diversas formas. Pueden ocurrir por devaluaciones en tus activos fijos, como inmuebles y maquinarias, por problemas en el proceso comercial, como costos poco rentables a largo plazo o baja demanda, e incluso surgen como sanciones o multas al no realizar procesos importantes como la validación de facturas.
Para cualquier tipo de empresa, es natural enfrentarse a diversas pérdidas en algún punto de su ciclo de vida. Sin embargo, para garantizar un crecimiento constante y permanencia en el mercado, es necesario saber qué hacer para reducirlas o eliminarlas completamente. Aquí te presentamos 6 estrategias que puedes aplicar en tu negocio para mitigar las pérdidas y tener una mejor salud financiera.
1. Utiliza herramientas digitales
Aprovechar la tecnología a tu alcance es una buena forma de reducir pérdidas derivadas de errores operativos porque te permite automatizar procesos como los pagos a proveedores u optimizar la gestión de tus finanzas de forma integral, teniendo en un solo lugar información sobre tus cuentas por cobrar y por pagar, ingresos, gastos, etc.
Los beneficios de explotar al máximo los recursos tecnológicos se pueden resumir en 3 puntos importantes:
- Mejora la eficiencia: las plataformas digitales disminuyen la posibilidad de que ocurran errores humanos y disminuyen el tiempo en el que se llevan a cabo algunas actividades. También facilitan la gestión de tus recursos.
- Mayor integración: brindan una mejor comunicación entre departamentos al consolidar todos los aspectos financieros de tu empresa en un solo lugar.
- Facilita los procesos contables:las herramientas de validación ofrecen una mayor seguridad al momento de recibir facturas y te permiten desempeñar tus actividades sin preocupaciones de ser víctima de fraudes.
2. Crea y construye una mejor cultura financiera
Construir una cultura financiera sólida en todos los niveles de tu empresa brinda ventajas a largo plazo para controlar las pérdidas. Esto se debe a que implica un mayor conocimiento sobre conceptos y cuestiones financieras en todas los sectores de tu negocio, por lo que aquellas personas encargadas de tomar decisiones sobre costos y gastos están mejor informadas sobre las opciones que deben elegir.
Algunos pasos concretos que puedes tomar para construir y manejar una buena cultura financiera son: crear planes financieros detallados e informados, promover la educación financiera básica en todos los miembros de tu empresa y establecer una comunicación cercana y constante con aquellas personas de tu equipo que deben tomar decisiones de presupuestos.
3. Establece presupuestos y políticas de gastos
Un presupuesto diseñado correctamente y con proyecciones basadas en información real, tiene el potencial de trazar el camino ideal para el crecimiento de tu empresa y evitar pérdidas. Este te permite realizar planes a futuro, así como métricas para analizarlos, y desarrollar estrategias para lidiar con contingencias y emergencias de forma satisfactoria. Con el fin de controlarlo, es crucial establecer políticas de gastos en todos los niveles de tu negocio, y revisar que los miembros de tu equipo hagan lo posible por respetarlas.
Este presupuesto debe incluir toda la información financiera de tu negocio, como ingresos, gastos de cualquier índole, flujo de caja e impuestos que debes pagar. Además de la implementación de políticas de gastos y la comunicación, la parte más importante de generar un presupuesto es someterlo a cambios siempre que lo consideres necesario.
4. Define y controla los costos
Costos de producción y venta demasiado elevados pueden volver inaccesibles los productos o servicios que ofrezcas, por otro lado, costos poco rentables a largo plazo afectan directamente la estabilidad y crecimiento de tu negocio. Por esto, es crucial analizar de cerca la cadena de producción de tus artículos y tomar medidas específicas para encontrar el precio final ideal.
Las medidas que puedes tomar para esto están enfocadas en modificar aquello que puedes controlar del proceso comercial, como los proveedores con los que decidas trabajar y la optimización de procesos de producción. Si bien hay aspectos difíciles de manipular por completo, como la demanda de tus productos, algunos pasos tangibles que puedes seguir para controlar costos son:
- Analizar a tus posibles proveedores y negociar con ellos
- Hacer un seguimiento constante del valor ganado por cada venta
- Investigar el mercado al que está dirigida mercancía para evitar costos por producción de artículos que no tienen demanda
- Definir claramente cada parte del proceso de producción, así como planes de contingencia
5. Analiza los datos
Una de las estrategias más importantes para reducir pérdidas en tu empresa, y para gestionar mejor cualquier proceso financiero de ella, es el análisis de datos e información. Cada decisión que tomas en tu empresa tiene mejores posibilidades de funcionar como lo deseas si está basada en información real sobre el desempeño previo de tu negocio o sobre el entorno en el que opera.
Los beneficios de implementar tecnología y prácticas de análisis de datos en tu negocio van desde mejoras en la planeación financiera y el establecimiento de una red empresarial segura y confiable, hasta mejoras en tu reputación.
Un buen ejemplo de la aplicación de estas herramientas es mediante la tecnología Know Your Business (KYB) que consiste en analizar a tus clientes y colaboradores para determinar cuáles son aliados valiosos y cuáles conllevan más riesgos que beneficios. Existen plataformas digitales como la función de Gestión de mi Ecosistema, de Xepelin, que facilitan este proceso al evaluar una amplia red de empresas para mostrarte información sobre su comportamiento financiero, e información relevante para que puedas tomar la mejor decisión sobre quién sumar a tu red empresarial.
6. Modifica lo necesario
Una clave de las empresas exitosas que no solo logran sobrevivir, sino crecer en un entorno económico altamente competitivo, es su capacidad de adaptación ante el cambio. Para ello, es necesario aprender que todos los planes y presupuestos que realices pueden verse afectados por elementos fuera de tu control, y la mejor manera de lidiar con ellos es sabiendo cómo modificar tus estrategias conforme cambien el entorno y las circunstancias.
Esto implica saber cuándo tomar decisiones sobre cambios de proveedores, modificaciones en planes de inversión e incluso adaptaciones importantes en los productos o servicios que ofrezca tu empresa. Lo más importante a tener en cuenta es que realizar cambios en tu empresa no significa fallar, sino encontrar la forma de adaptarla y protegerla ante la incertidumbre, ya que insistir en un plan que no está dando los resultados esperados puede traducirse en grandes pérdidas financieras a largo, mediano o corto plazo.
Proteger a tu empresa de las pérdidas es una tarea que conlleva esfuerzo y pensamiento estratégico. Es importante enfocarte en optimizar los procesos cotidianos de ella para evitar fallas, apoyarte en los datos reales que puedas obtener y no dudar en realizar cambios significativos si no está funcionando.
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