Muchos costos operativos y de capital en tu empresa son fácilmente trazables hacia su origen e identificables en documentos como un balance general; por ejemplo, los pagos de nómina y servicios, saldo de deudas, adquisición de stock, etc.
Sin embargo, tener bajo control los costos de tu empresa implica también gestionar aquellos que permanecen ocultos y que, aunque pueden no representar un gasto tangible, sí le están costando a tu negocio la oportunidad de crecer y competir a largo plazo.
¿Cómo puedes identificarlos? En este artículo te damos un listado con 8 de sus fuentes más comunes a tener en mente para vigilarlos y te brindamos consejos prácticos para aumentar su visibilidad y evitar que aumenten descontroladamente.
Rotación de personal elevada
Los costos de nómina son fáciles de rastrear y medir, pero existen costos laborales que son igual de importantes, pero más difíciles de visualizar: aquellos generados por una alta rotación de personal.
¿Qué pasa cuando tu empresa no consigue retener a su equipo por suficiente tiempo? Se generan costos adicionales de distintas maneras:
- Por una parte, se deben ejecutar nuevos procesos de reclutamiento, onboarding y capacitación que consumen tiempo sin brindar un retorno.
- Además, se detiene la productividad en los roles ausentes.
- Por último, y con el fin de mitigar impactos productivos, es posible que se requiera de trabajo externo para cubrir déficits productivos, algo que, a largo plazo, puede ser todavía más costoso.
De acuerdo con un reporte, los costos de reemplazar a un empleado suelen encontrarse en un rango de entre el 50% y el 400% de su salario anual original, causando un impacto económico importante que rara vez es visible.
Interrupciones productivas
Más allá de los procesos de reemplazo de personal, cualquier interrupción productiva dentro de tu empresa puede generar costos ocultos de manera drástica, y unas de las más comunes, y costosas, son aquellas originadas por equipo que falla inesperadamente.
De acuerdo con un estudio de Siemens, el costo por hora de estas interrupciones no planificadas puede ser de $36,000 dólares en ciertas industrias de consumo general y de hasta $2.3 millones en el caso de sectores de manufactura.
Estos costos son generados de 2 formas distintas: una reducción productiva que aun así consume costos de servicios, salarios y reparaciones y una pérdida de ventas potenciales provocada por stock insuficiente.
Excesos y faltas de stock
Otro costo oculto significativo, específicamente en empresas que manejan stock físico, es aquel causado por las distorsiones de inventario, es decir, los excesos y faltas de stock, el cual puede verse de distintas formas de acuerdo con su origen exacto.
En primer lugar, los excesos de stock generan costos extra, principalmente, incrementando los gastos necesarios para mantener y almacenar inventario inmóvil. Estos costos pueden ser visualizados, pero suelen permanecer ocultos detrás de la noción de que se trata de gastos naturales de gestión.
Por su parte, las faltas de existencias conllevan un costo de oportunidad todavía más difícil de medir, originado por la pérdida de ventas potenciales y la migración de clientes a un competidor cuando no encuentran el producto que necesitan.
En conjunto, estos problemas le cuestan tan solo a empresas del sector minorista un aproximado de $1.2 trillones de dólares anuales.
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Capital ocioso
También generando costos de oportunidad importantes y de forma oculta en muchos casos, se puede destacar la presencia de capital ocioso en tu empresa, o sea, excedentes de efectivo que no están siendo aprovechados o invertidos.
Además de generar costos de oportunidad al tratarse de efectivo que no se usa para adquirir o mejorar activos, contratar talento y, en general, aprovechar diversas oportunidades de crecimiento, el capital ocioso genera costos al perder su valor con el tiempo, naturalmente, si no es invertido.
Ineficiencias en compras
Aunque pequeños en comparación con los ejemplos anteriores, los costos generados por ineficiencias en los procesos de compra de tu empresa también pueden ser significativos y, sobre todo, pasar desapercibidos.
Estos suelen ser generados por problemas de gestión y comunicación o errores, tales como:
- El pago doble a proveedores.
- Órdenes demasiado pequeñas y frecuentes que generan costos extra de envío.
- Negociaciones deficientes de contratos que llevan a más gastos.
Suscripciones a software innecesario
Si bien son perfectamente visibles en un informe de gastos, las suscripciones a software pueden ser una fuente oculta de costos y dañar la liquidez de tu negocio.
¿Por qué? En un contexto en el que la tecnología es vital para mejorar la eficiencia operacional, estas pueden llegar a ser vistas como necesarias sin mayor revisión, evitando la detección de software que ya no es necesario o que puede ser sustituido, lo cual es el caso de más del 50% de licencias vigentes.
En conjunto, y de manera mensual, esto le puede costar a industrias de todo el mundo hasta $4.5 millones de dólares.
Procesos manuales propensos a errores
Una de las fuentes de costos más comunes y que se ha vuelto cada vez más evidente y analizada debido al potencial de la inteligencia artificial para mantenerla bajo control, es el recurrir a procesos manuales de cualquier tipo en la gestión empresarial, los cuales son propensos a errores humanos.
Tal y como ejemplos anteriores, esta fuente genera costos de formas diversas:
- Una inversión de tiempo y esfuerzo en ejecutar ciertas repetitivas sin un retorno proporcional.
- Errores que exigen grandes cantidades de tiempo, y hasta dinero, para ser corregidos, como aquellos presentes en declaraciones de impuestos, registros financieros y procesos de pago.
- Registros de datos poco fiables, algo que puede llevar a decisiones deficientes y, claro, costosas de arreglar.
- Lentitud en la generación de reportes, lo cual lleva a decisiones tomadas de forma tardía y posibles costos de oportunidad.
En promedio, se estima que los procesos manuales pueden llegar a costarle a tu empresa $13,700 dólares al mes.
Falta de datos
Por último, una fuente con el potencial de crear muchos costos de oportunidad es la falta de datos, de cualquier tipo, en el manejo de tu empresa.
Los datos históricos y actuales son la única forma en la que puedes guiar a tu empresa con decisiones con más probabilidades de éxito y, si bien nunca garantizan la elección correcta, su ausencia impide por completo el aprovechamiento de oportunidades o la prevención de riesgos, pues no hay forma de identificarlos.
Algunas fuentes estiman que la falta de datos o la información de mala calidad puede costarle a organizaciones hasta un 25% de sus ingresos potenciales máximos.
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¿Cómo mantener la visibilidad de costos ocultos?
Como puedes ver, aunque algunos de estos ejemplos sí poseen mayor visibilidad, muchos generan costos potenciales más que tangibles, así que estimarlos y regularlos puede ser complicado.
No obstante, hay ciertas buenas prácticas que puedes seguir para mantenerlos tan trazables como sea posible, tales como:
Realiza auditorías periódicas: Por fortuna, muchos costos ocultos, como las suscripciones a software innecesario, los costos de almacenamiento acumulados, los errores en procesos de compras y hasta la presencia de capital inmóvil, se pueden detectar con un monitoreo profundo cada cierto tiempo, así que esta es la medida más importante.
Mantén una comunicación constante y abierta: Si algún costo pasa desapercibido en una auditoría, la comunicación abierta sobre gastos con equipos de finanzas y otros responsables de utilizar fondos día con día puede ayudar a detectarlo después. Incluso costos no tangibles inmediatamente pueden ser identificados gracias a las observaciones relevantes y su comunicación oportuna.
Cuantifica y mide las inversiones de tiempo: Para tener una noción mayor de si escenarios de alta rotación de personal o capital ocioso están generando demasiados costos que deban ser controlados, puedes asignarle un valor económico al tiempo que consumen y compararlo con los retornos potenciales de la alternativa: mejorarlos.
Apóyate en tecnología: Los costos ocultos, pero tangibles, pueden ser revelados más fácilmente si puedes vigilarlos en un solo lugar y en tiempo real, y un software de análisis financiero te podrá brindar esta función.
¿Cómo prevenir el surgimiento de nuevos costos ocultos?
Más allá de ser visibles, estos costos necesitan ser controlados para que tu empresa se mantenga operando sin riesgos, ya que, en muchas ocasiones e incluso con una forma de mantenerlos trazables, su naturaleza intangible puede hacer que se materialicen antes de que una auditoría o análisis los revele.
Estas son algunas medidas que puedes tomar para evitar que se presenten en primer lugar:
Crea políticas y procesos claros: ¿A partir de qué cantidad se debe reinvertir el capital excedente? ¿Cuándo se debe pedir más stock para mantener niveles estables? ¿Cómo se deben llevar a cabo tareas de registro de datos? Con políticas y procesos claros que respondan a estas preguntas, puedes evitar que varios costos salgan de control, incluso sin vigilancia constante.
Recurre al mantenimiento predictivo o preventivo: Específicamente para evitar interrupciones no programadas, contar con una agenda preventiva de mantenimiento o un protocolo predictivo será útil.
Invierte en digitalización y tecnología: Actualmente, ya existen herramientas capaces de automatizar muchas tareas repetitivas y propensas a errores manuales, como el registro de datos, así como procesos de análisis con mayor precisión, como previsiones de demanda, y la adquisición de la herramienta correcta le puede ahorrar mucho dinero a tu empresa.
Comienza a tomar en serio la gestión de datos: Cada día más y más empresas de todo tamaño integran datos en sus procesos de decisión para mejorar sus elecciones cotidianas, y es importante que tu negocio se una a este grupo con el fin de evitar perder dinero por una selección deficiente en cualquier área.
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Para concluir, los costos ocultos pueden ser pasados por alto fácilmente, pero también es mucho lo que puedes hacer para medirlos y manejarlos; si bien es cierto que muchos de estos no generan una pérdida tangible inmediata, sí pueden costarle a tu empresa ingresos futuros, así que su gestión es clave.
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