En el comercio minorista global, se estima que los stockouts o eventos de roturas de stock le cuestan a las empresas más de un trillón de dólares en pérdidas económicas anualmente, dejando clara una cosa: tomar el control de estos problemas es de extrema importancia.
¿Cómo es posible lograr esto? El primer paso es entender este fenómeno a fondo, comprendiendo lo que representa y lo que lo origina, junto con las acciones que se pueden aplicar para gestionarlo, tanto de forma preventiva como reactiva, una vez que sucede.
Esto y más lo podrás encontrar en esta guía, la cual te servirá para minimizar la incidencia de stockouts en tu negocio a través de estrategias, un entendimiento suficiente del problema y tips para diagnosticarlo.
¿Qué son los stockouts?
Para comenzar, los stockouts, también llamados roturas o rupturas de stock y faltas de existencias, son eventos en los que la demanda real supera la disponibilidad de productos en almacén de una empresa, así que estos se terminan antes de satisfacerla. Como resultado, los clientes se ven obligados a buscar a otro proveedor o esperar una cantidad extra de tiempo para realizar una compra.
Se trata de situaciones extremadamente comunes y, desafortunadamente, con un enorme impacto sobre las organizaciones afectadas, especialmente aquellas en las que la demanda es alta y constante o en donde la competencia es agresiva, por lo que una interrupción de abastecimiento genera migraciones masivas de clientes y, por ende, grandes pérdidas.
¿De qué manera pueden afectar a tu empresa las roturas de stock?
Los stockouts no representan como tal una pérdida inmediata de dinero mediante un aumento en egresos; más bien afectan a tu empresa a través de costos de oportunidad elevados, derivados de la pérdida económica que surge cuando los clientes no encuentran lo que buscan y proceden a comprarlo con un competidor.
El impacto financiero exacto de un problema de faltas de existencias siempre es tangible, así que se trata de un problema que se debe manejar. Sin embargo, sus efectos exactos pueden variar dependiendo de 5 factores:
El volumen de la demanda no satisfecha al momento de la ruptura: Mientras este sea mayor, mayor es la cantidad de clientes que migran hacia otra empresa.
La duración y frecuencia de eventos: Cuanto más duren o más veces ocurran, los stockouts resultan en pérdidas económicas mayores debido a un mayor tiempo de escasez y una demanda insatisfecha que se acumula.
La lealtad de clientes: Clientes más leales tienden a esperar más a que un producto sea surtido antes de cambiar de proveedor, algo que reduce pérdidas.
La facilidad de sustitución de un producto: Si un producto en escasez es ofrecido ampliamente por competidores, más sencillo será que un cliente decida acudir con él en vez de esperar su abastecimiento con el proveedor original.
El costo del producto no disponible: Artículos de mayor valor tienen un costo de oportunidad más grande, puesto que generan mayores ingresos de ventas.
Más allá de las ventas perdidas, los stockouts pueden llegar a tener efectos graves en otras áreas con un impacto económico duradero, tanto en tu negocio como en su cadena de suministro, tales como:
- Relaciones comerciales erosionadas como producto de clientes que ya no confían en tu empresa para surtir un bien particular cuando lo necesitan.
- Reputación deteriorada debido a malas reseñas, algo que dificulta la adquisición de nuevos clientes.
- Mayores costos operativos para compensar pérdidas, como el pago de cuotas adicionales de entrega urgente.
- Disrupciones e ineficiencias en otras partes de la cadena de suministro, como retrasos productivos o hasta excesos de inventario debido a compras de emergencia. Esto genera problemas a largo plazo al modificar el flujo natural de abastecimiento.
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Causas principales de las faltas de existencias
Pero, ¿qué origina los stockouts en primer lugar? La causa general es una diferencia entre la demanda esperada y el inventario adquirido, pero estos son los orígenes específicos del problema:
- Previsiones deficientes que, por una razón u otra, no anticipan la demanda real adecuadamente.
- Malas prácticas de gestión de almacén que resultan en merma de inventario descontrolada, altos índices de robo y otras pérdidas de stock inesperadas que aceleran el momento ideal de reabastecimiento pero de forma oculta.
- Baja visibilidad sobre existencias y flujos de entrada y salida, algo que complica la toma de decisiones de suministro de acuerdo con la demanda real y la rotación.
- Métricas de referencia (como stock de seguridad y punto de reorden) obsoletas que no reflejan el momento óptimo real para suministrar productos antes de que se terminen.
- Proveedores de baja calidad que ocasionan retrasos inesperados o simplemente no son confiables para entregar pedidos a tiempo.
- Disrupciones graves de la cadena de suministro como desastres naturales o robos.
Guía de estrategias para prevenir las faltas de existencias y sus efectos
Las causas comunes de stockouts pueden darte una idea inicial de lo que se puede hacer para evitar y mitigar estos problemas. No obstante, aquí te brindamos una lista de estrategias concretas que puedes aplicar para lograrlo:
Estructura y estandariza el proceso de previsión de demanda
Muchas previsiones de demanda distan mucho de la realidad dado que no siguen un proceso adecuado de recolección y procesamiento de información que sea replicable, por lo que la estandarización de esta tarea con pasos claros puede ayudar a que sea llevada a cabo con resultados más constantes y precisos.
Aprovecha la IA
Los algoritmos de inteligencia artificial detectan patrones en datos históricos de demanda de una forma mucho más rápida y acertada que la mente humana, por lo que integrarlos en el proceso de previsión puede ser útil para anticipar la demanda futura con menos riesgos de que stockouts se materialicen.
Invierte en software especializado
Los softwares especializados en gestión de inventario están equipados con funciones que ayudan a eliminar 2 de las causas comunes detrás de stockouts: mala visibilidad de datos y previsiones deficientes.
Por un lado, automatizan el registro de datos de inventario y lo centralizan para mantenerlo preciso y visible para la realización de previsiones; además, muchas opciones automatizan también el proceso de previsión para garantizar que se mantenga actualizado y libre de errores.
Considera la estacionalidad
Incluso si tu empresa no opera en un sector con alta estacionalidad, es posible que la enfrente a cierto grado año con año, así que es buena idea tomarla en cuenta en previsiones para evitar quedar sin stock durante picos de demanda.
Toma en cuenta otras tendencias volátiles en cada previsión y mantente flexible
La realidad es que son muchos los factores externos (como modas y cambios económicos) capaces de afectar patrones de demanda y reducir la efectividad de previsiones basadas 100% en datos históricos, por lo que necesitas monitorearlos y considerarlos para asegurar previsiones actualizadas, adaptando patrones de compra en lugar de continuarlos de forma rígida.
Por supuesto, estos factores pueden cambiar de forma inesperada en cualquier momento, así que realizar previsiones más frecuentes es clave para que sean considerados a tiempo y reflejen la realidad.
Identifica la rotación de cada producto
Diferentes artículos se venden a diferentes tasas de rotación, y considerar esta realidad es importante para realizar compras que respondan suficientemente a la demanda del mercado y para evitar pasar por alto el momento de adquisición ideal de productos que se venden rápidamente.
Asimismo, debes estar consciente del valor que cada producto aporta a tu empresa para así tomar medidas adicionales para asegurar su disponibilidad continua.
Aprovecha el confirming para realizar compras sin afectar la liquidez
Postergar ciertas compras puede parecer buena idea para preservar liquidez, pero esta decisión siempre trae consigo el riesgo de que la demanda supere las existencias disponibles y cause un stockout. Entonces, si tu empresa necesita inventario, pero preservar su flujo de caja es importante, recurrir al confirming podría ser relevante.
Este servicio permite financiar pagos a proveedores mediante una institución externa para así postergar su liquidación con recursos propios en una fecha posterior.
Actualiza métricas de referencia constantemente
El punto de reorden y el stock de seguridad son métricas excelentes para determinar cuándo es buena idea realizar una compra para evitar agotar las existencias, pero necesitan actualizarse frecuentemente conforme a cambios en la demanda y los tiempos de entrega de proveedores para mantenerse relevantes.
Optimiza la red de proveedores actual
Los proveedores de tu empresa tienen un rol crítico para abastecer de manera suficiente y puntual, por lo que optimizar la red comercial es una de las mejores estrategias para evitar stockouts.
¿Qué implica esto? Entre otras cosas:
- Mejorar relaciones para conseguir un trato prioritario y mejor atención.
- Cambiar de proveedores cuando los presentes no cumplen con lo que tu negocio necesita.
- Diversificar compras para minimizar el impacto de situaciones en las que un proveedor incumple sus obligaciones.
Monitorea y toma control sobre la merma
Si los eventos de faltas de existencias son ocasionados por merma descontrolada (ya sea por caducidad, robos, mal manejo, etc.), controlarla te ayudará a solucionar el problema desde la raíz.
Para lograrlo, las mejores medidas pueden variar, pero un buen punto de partida es reforzar la seguridad con cámaras y vigilancia, digitalizar y automatizar los registros de inventario para aumentar visibilidad, e invertir en capacitación y mejores procesos para evitar pérdidas por un mal manejo.
Mejora la comunicación del departamento de procurement
Las métricas de referencia y previsiones solo son útiles si cada miembro del equipo de procurement está consciente de ellas y puede tomar decisiones a partir de la información que brindan. Por lo tanto, evitar stockouts no se trata solo de tener estos controles, sino de asegurar que sean conocidos por el personal relevante.
Sé estratégico con la distribución de stock en almacenes
Si tu empresa cuenta con múltiples almacenes o sucursales, ser estratégico con la distribución de stock es importante para evitar el desabastecimiento en cada punto de venta, ya que podrías contar con suficiente inventario a nivel general, pero pueden ocurrir pérdidas si un solo punto carece de existencias.
Específicamente, lo que necesitas es considerar la rotación de cada punto y hacer previsiones individuales en vez de una global.
Invierte en construir lealtad
A fin de cuentas, gestionar stockouts también conlleva mitigar sus efectos, considerando que eliminarlos en su totalidad es complicado. Dado que un factor que minimiza su impacto es la lealtad de clientes, es buena idea invertir en sistemas de recompensas u otros programas para cultivarla de manera preventiva.
¿Cómo gestionar un stockout que ya se ha materializado?
La realidad es que eliminar stockouts en su totalidad no siempre es posible debido a la naturaleza volátil de la demanda, así que una parte de tus esfuerzos de gestión debe estar dedicada a mitigar sus efectos para el momento en que se materialicen. Algunas medidas para lograrlo son las siguientes:
- Construir programas de lealtad que fomenten que un cliente espere un tiempo adicional antes de migrar a otra empresa.
- Permitir la realización de back-orders en tu sitio web con el fin de que un cliente pueda asegurar su compra a futuro cuando un producto haya sido abastecido no migre a otro negocio.
- Comunicar la situación de forma transparente para brindarles a los clientes información que les permita tomar la decisión de esperar en lugar de obligarlos a cambiar de proveedor inmediatamente.
- Establecer un sistema de notificaciones que les avise a los clientes cuando un producto está de vuelta en stock.
- Ordenar una nueva carga rápidamente para evitar prolongar la situación.
- Ofrecer un sustituto o un descuento en una compra futura para reducir el riesgo de migración y retener a clientes.
- Comenzar a invertir en mejores previsiones y una mejor gestión para minimizar la incidencia futura de stockouts.
¿Cómo saber si las rupturas de stock son un problema serio para tu negocio?
Siempre es buena idea invertir recursos en prevenir las rupturas de stock, pero esto es especialmente crítico si se trata de un problema que ya le está costando a tu negocio una gran cantidad de ventas perdidas. ¿Cómo diagnosticar esta situación? Estas métricas serán de ayuda:
Fill rate = (Órdenes recibidas/órdenes entregadas) X 100
Este indicador muestra el porcentaje de órdenes completadas exitosamente, indicando abastecimiento suficiente. Cuando disminuye por debajo de ciertos valores (menor al 85% o 90%, según sea el caso y considerando que existen otros problemas que causan órdenes sin entregar), esto puede señalar a las roturas de stock como un reto grave.
Stockout rate = (Stockouts registrados/Órdenes recibidas) X 100
Por su parte, este KPI muestra el porcentaje de órdenes que no pudieron ser completadas por falta de stock, mostrando directamente si este es un problema a tratar. Lo ideal es que este valor se sitúe entre un 2% y un 5%, por lo que un resultado mayor suele ser una alerta.
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Los stockouts son problemas reales con consecuencias muy tangibles para empresas que manejan inventarios físicos, y no son sencillos de manejar. No obstante, toda la información anterior te servirá para minimizar su impacto, ya sea evitando estos retos en primer lugar o reduciendo sus efectos.
Si tu empresa enfrenta problemas de abastecimiento, pero necesita mantener estable su flujo de efectivo, recuerda que Xepelin puede ayudarte con una solución de financiamiento diseñada para estos casos específicos: el confirming o financiamiento de pagos a proveedores.
¿Cómo funciona? Tu empresa elige las cuentas por pagar a financiar y Xepelin se encarga de liquidarlas inmediatamente; después, tras un periodo de entre 30 y 120 días, tu empresa le paga a Xepelin el monto financiado junto con intereses a corto plazo.
Así, tu negocio no tiene por qué enfrentar disrupciones o problemas de suministro, pero tampoco tiene que sacrificar su liquidez para conseguir los niveles de inventario que necesita para satisfacer la demanda.
El proceso de solicitud es 100% online, y lo único que debes hacer para empezar es crear una cuenta en Xepelin.
Asegura la liquidez de tu negocio mientras gestionas eficientemente tus cuentas por pagar. Adelanta el pago a tus proveedores con financiamiento y fortalece tu cadena de suministro.
