Para medir la eficiencia operativa de tu empresa y así tener una idea de si debes tomar acción para mejorarla, necesitas de un elemento crítico: datos confiables sobre ella.
A primera vista, puede parecer que obtener esta información conlleva invertir una enorme cantidad de tiempo en calcular un gran número de métricas diferentes, pero la buena noticia es que este proceso puede ser más rápido y sencillo eligiendo los KPI adecuados con un enfoque estratégico.
Con el fin de ayudarte a conseguir la data de valor que necesitas, pero ahorrando tiempo significativo que puede ser empleado en otras cosas, aquí te traemos una lista con los 8 KPI de eficiencia operativa más importantes que te darán una visión completa, pero concisa, sobre el desempeño de tu empresa en esta área.
Ratio de eficiencia operativa
Antes de entrar en las áreas específicas de desempeño que definen el nivel de eficiencia operativa de tu empresa, es buena idea tener una idea más general sobre ella.
Esta la puedes conseguir calculando el ratio de eficiencia operativa, un indicador que te mostrará la cantidad de inversión que requiere tu negocio para producir una sola unidad de ganancia (dólares, pesos, etc.) en un periodo determinado, revelando qué tan óptima es tu empresa aprovechando sus recursos al mismo tiempo que mantiene sus gastos al mínimo.
Calcularla es muy simple con esta fórmula:
Ratio de eficiencia operativa = (Costos operativos totales de un periodo/Ganancias totales del mismo) X 100
Mientras menor sea el resultado obtenido, esto será mejor, pues indica que tu organización es capaz de generar la misma o mayor cantidad de valor con menos recursos.
Costo por unidad producida
Al mostrarte los recursos financieros que debe invertir tu empresa para producir una sola unidad de los productos o servicios que ofrece, el costo por unidad revela qué tan eficiente es tu negocio en su proceso de producción, manteniendo costos al mínimo sin reducir productividad.
Adicionalmente, sirve como una guía general de rentabilidad para la fijación de precios estratégica.
Su cálculo es muy simple:
Costo por unidad = (Costos fijos totales de un periodo + Costos variables del mismo)/Total de unidades producidas
Un costo por unidad menor suele ser algo más positivo, dado que esto señala una buena utilización de recursos. Sin embargo, ten en mente que un valor demasiado bajo podría ser una señal de alerta de que deberías verificar que los costos reducidos no estén afectando la calidad de la oferta de tu empresa.
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Porcentaje de inactividad
El tiempo desperdiciado en cualquier área impacta directamente los costos y niveles de eficiencia de tu empresa y, aunque ciertos tiempos no productivos en el día a día de tu negocio son naturales, demasiadas interrupciones tienen el potencial para ser un problema.
Para saber si estos periodos están afectando tu eficiencia operativa de forma considerable, el porcentaje de inactividad es un KPI muy relevante que te mostrará qué porción del tiempo total que tu empresa o activos específicos no es productivo, indicándote cuándo es momento de tomar acción, ya sea reduciendo periodos de inactividad o aumentando la productividad en otros instantes.
¿Cómo calcular el porcentaje de inactividad? Esta fórmula te servirá:
Porcentaje de inactividad = (Horas de inactividad/Horas de un periodo) X 100
Al igual que con los KPI anteriores, un porcentaje menor es lo ideal; solo considera que los tiempos de inactividad suelen ser parte natural de la operación de una empresa, así que llegar a un valor de cero suele ser imposible.
Tiempo de ciclo por unidad
Con o sin periodos de inactividad, otros cuellos de botella pueden prolongar el tiempo que tarda en concretarse un proceso productivo, aumentando su costo (de tiempo y dinero) y reduciendo su eficiencia operativa, así que es buena idea cuantificar su impacto para mantenerlo bajo control.
Esto lo puedes lograr calculando el tiempo de ciclo por unidad, que te revelará el tiempo que tarda tu empresa o un área o empleado de ella en generar una unidad productiva, ya sea esta mercancía, una factura procesada, una tarea realizada, etc.
Su fórmula es esta:
Tiempo de ciclo por unidad = Horas de un periodo de tiempo/Unidades productivas generadas dentro de él
Un tiempo menor suele ser ideal debido a que demuestra un uso eficiente de recursos temporales sin afectar la productividad, pero recuerda que un valor demasiado bajo podría indicar que un activo o equipo de trabajo podría estar operando bajo presión excesiva y podría ser vulnerable a errores o fallas.
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Rotación de inventario
Una cosa es la eficiencia con la que tu empresa produce, pero ¿qué tan eficiente es convirtiendo las unidades producidas en ganancias a través de marketing, estrategias de ventas y demás acciones?
Esto lo puedes medir con la tasa de rotación de inventario, un KPI de eficiencia esencial que revelará la rapidez con la que tu negocio vende y reemplaza mercancías en un periodo de tiempo, brindando una perspectiva clara sobre si este ocupa sus recursos adecuadamente para conseguir más ingresos en un mismo plazo.
Puedes calcularlo de esta manera:
Rotación de inventario = Costo de bienes vendidos/Inventario promedio de un periodo
En este caso, una tasa de rotación de inventario alta es mejor, puesto que indica que tu empresa es ágil generando ganancias a partir de todo el inventario que produce, sin necesitar un periodo mayor de tiempo.
Costo por venta
Para obtener una visión más clara de la eficiencia operativa de tu proceso de ventas, más allá de la rotación de inventarios, el costo por venta puede ser de ayuda, ya que brinda perspectiva sobre el costo real que tu negocio invierte para concretar una sola venta de principio a fin.
La fórmula para calcularlo es esta:
Costo por venta = Costos totales de un periodo (Operativos, de inventario, marketing, etc.)/Número de ventas del mismo
El resultado dirá cuánto le cuesta a tu empresa concretar una venta, tomando en cuenta desde los costos de producción de inventario vendido y no vendido, hasta aquellos operativos y de marketing, brindándote una idea más realista de costos totales en lugar de una basada meramente en la comparación de costos de ventas y el número de ellas.
Considerando todo lo anterior, un costo por venta menor suele ser mejor, aunque, de nuevo, valores demasiado bajos podrían indicar problemas de calidad que podrían tener que ser revisados.
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Ratio de capacidad utilizada
La realidad es que siempre existe un límite en cuanto a la productividad y eficiencia operativa que puede lograr tu empresa con los recursos finitos que posee en un momento, por lo que, para medir tus niveles de eficiencia de forma realista, objetiva y enfocada, debes estar consciente de este límite y prestar atención a cuánto se dista de él.
Esta proporción la puedes realizar calculando el ratio de capacidad utilizada, un indicador que compara directamente el límite productivo de tu negocio con su productividad actual para decirte qué tan alejada está de este y así ayudarte a entender que, en efecto, la eficiencia y productividad de tu empresa aún puede crecer con sus recursos actuales.
Esta es su fórmula:
Ratio de capacidad utilizada = (Producción real/Producción máxima) X 100
Mientras mayor sea este resultado, más positivo será, ya que indica que, con una cantidad fija de recursos, tu empresa se está acercando más al alcance de su productividad máxima.
ROI
Aunque principalmente se trata de una métrica de rentabilidad, el ROI también aporta valor en la medición de la eficiencia operativa y la toma de decisiones en torno a ella, ya que muestra si una inversión está generando más dinero del que consume, revelando si los recursos aplicados en ella están siendo distribuidos de la mejor forma.
Por ejemplo, midiendo el ROI del área de marketing de tu empresa, puedes construir una noción objetiva de si las inversiones en publicidad, eventos, marketing digital, anuncios, etc., están siendo distribuidas de tal forma que el departamento, como un todo, genera ganancias o si esta asignación debe cambiar.
Su cálculo es muy simple siguiendo esta fórmula:
ROI = (Beneficio neto de una inversión/Inversión total) X 100
En cualquier caso, sin excepciones, un ROI mayor puede ser considerado como algo más positivo, producto de una inversión eficiente y rentable.
Si bien no abarca todo el espectro de KPI de eficiencia operativa que podrían ayudarte a entender qué tan eficiente es tu empresa aprovechando sus recursos, esta selección sí te ayuda a tener una idea general y rápida, pero matizada, de esta área para que puedas tomar decisiones ágiles sobre cómo mejorarla.
Para finalizar, cabe mencionar que la base de KPI que de verdad revelan la eficiencia de tu empresa está en datos confiables y siempre actualizados que garantizan que cada cálculo es preciso y que este se puede realizar en el momento en el que lo necesitas, y Xepelin puede aportarlos de forma gratuita.
Esto, por medio de una herramienta de análisis financiero en tiempo real que muestra una imagen minuto a minuto de los ingresos, egresos, márgenes de rentabilidad y otros datos de tu empresa, creada a partir de tu propio sistema de facturación (SAT o SII) para asegurar información 100% confiable.
Tomando como referencia estos datos, puedes tener la seguridad de que cada cálculo estratégico de indicadores y reporte de salud financiera te revela la verdad sobre tu empresa, permitiéndote tomar decisiones con un impacto tangible para mejorarlos.
Dado que su acceso es totalmente gratuito, lo único que necesitas para aprovechar esta herramienta es crear una cuenta en Xepelin.
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