No queda duda alguna de que tu empresa necesita datos sobre sus distintas áreas para informar mejores decisiones de mejora, y una de las áreas más críticas en donde la información resulta invaluable es la gestión de inventario. ¿Por qué? De una buena o mala administración en este departamento depende una parte considerable de tus costos, ventas, eficiencia y liquidez.
Existen muchas métricas de valor en esta área, pero una de las más importantes son los DIO o días promedio de inventario, y aquí explicamos a fondo todo lo que necesitas saber sobre ellos para utilizar las cifras que brindan de una manera de alto impacto.
¿Qué son los DIO o días de inventario promedio?
Los DIO (Days inventory outstanding) o días promedio de inventario son un KPI de gestión de inventario que expresa la cantidad de días, en promedio y de manera aproximada, que tu empresa tarda en vender su stock.
Esto, a través de una fórmula que toma en cuenta la cantidad promedio de inventario con la que suele operar tu negocio, el costo total de los bienes ya vendidos y la cantidad de días del periodo que desees calcular, sea este un mes, trimestre, semestre o año.
En pocas palabras: te dicen si tu empresa está vendiendo stock de forma rápida o lenta.
¿Por qué es esta una métrica importante que debes monitorear?
Fundamentalmente, los DIO son una medida de stock que responden a la pregunta de ¿qué tan rápido se está convirtiendo el inventario en ventas?, pero la realidad es que su importancia va más allá, pues pueden ayudar a responder a preguntas diversas y complementar perspectivas de valor sobre diferentes áreas de desempeño de tu empresa de forma indirecta; por ejemplo:
- ¿Existe algún cuello de botella en el proceso de venta? Los DIO pueden ser la primera señal que indica un obstáculo entre tu inventario y ventas concretadas, como malas estrategias de marketing, fluctuaciones de demanda, nuevos competidores, etc.
- ¿Existen riesgos de exceso de stock y obsolescencia? Cuando es elevado, este KPI puede revelar problemas de stock excesivo y potencialmente obsoleto que tarda más en venderse.
- ¿Qué tan precisas son las previsiones de demanda? Al poder revelar problemas de excesos, pero también de ritmos demasiado rápidos de rotación, esta métrica puede darte una idea de si tus previsiones de demanda están siendo precisas o no.
- ¿Existen riesgos de liquidez que deban ser manejados? Tu negocio necesita convertir stock en ventas para tener efectivo y los DIO son una parte importante del cálculo de tu ciclo de conversión de efectivo, así que pueden señalar posibles riesgos actuales o futuros de liquidez.
Adicionalmente, dado que existe mucha información pública sobre los DIO promedio en distintas industrias, son una excelente métrica para comparar la eficiencia de tu negocio o evaluar su desempeño en un contexto real. Además, pueden ser calculados de forma mensual y a lo largo del tiempo para estimar y medir periodos de estacionalidad de demanda.
DIO vs. otros indicadores de gestión de stock y liquidez
En efecto, los días promedio de inventario son un KPI de mucho valor, pero es necesario que entiendas perfectamente lo que pueden y no pueden decir frente a otras métricas similares para aprovechar la información que brindan. Estas son las distinciones más importantes a tener en mente:
vs. Rotación de inventarios
Esta es una de las confusiones más comunes, y de manera justificada, pero, mientras que los DIO miden días de inventario inmóvil, la rotación mide la velocidad de ciclos completos de compra y venta total de stock.
Entonces, se puede decir que responden a preguntas similares, pero desde puntos opuestos: DIO elevados indican inventario lento, mientras que una alta rotación es señal de velocidad.
vs. DSO:
Se trata de métricas complementarias que revelan una porción diferente sobre la eficiencia con la que tu empresa convierte inversiones de stock en efectivo y ambas están expresadas en días. Sin embargo, los DSO son los días promedio que tu empresa tarda en cobrar y los DIO son los días que el inventario tarda en venderse, pero no convertirse en efectivo como tal.
vs. DPO:
Algo similar ocurre al momento de comparar los DPO y los DIO; ambas son medidas de eficiencia en la gestión de capital de trabajo, aunque desde diferentes ángulos, pero, mientras que los DIO analizan días de stock inmóvil, los DPO miden los días que tu negocio tarda en pagar a proveedores, mostrando su habilidad para postergar pagos y retener capital.
vs. Ciclo operativo:
El DIO es un componente del llamado ciclo operativo, que revela el tiempo promedio que tardan tus inversiones de inventario en convertirse en efectivo, y también está compuesto por los DSO.
vs. Ciclo de conversión de efectivo:
Por último, el ciclo de conversión de efectivo es un indicador que combina DPO, DSO y DIO para mostrar el tiempo total entre una inversión de inventario y su pago en efectivo, pero restando los días que suelen transcurrir antes del pago de una factura de proveedores. Entonces, más que una medida de eficiencia, es una medida de la capacidad para generar y preservar capital.
¿Cómo calcular los DIO de tu empresa? Fórmula
Es claro que la fórmula para calcular los DIO considera inventario promedio, costo de bienes vendidos y días del promedio a evaluar, pero, ¿cómo es que estos deben interactuar para llegar a días promedio de inventario? De esta forma:
DIO = (Inventario promedio, en valor neto/Costo de bienes vendidos) X Días
Los DIO se pueden calcular de forma mensual, trimestral, anual o en cualquier otro periodo de tiempo y deberás modificar la cantidad de días según el periodo que desees calcular, por ejemplo: 365 si deseas un cálculo anual, 30 si es mensual, etc.
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¿Cuál es el valor ideal de DIO?
Una vez que cuentas con un resultado, es momento de analizarlo para determinar si es positivo y puedes continuar con tu gestión normal, o si es bajo o deficiente y necesitas mejorarlo.
Lo cierto es que el valor ideal de DIO varía de industria a industria, puesto que cada sector posee retos operativos particulares que prolongan o acortan su ciclo particular y esto impide que se puedan comparar los días promedio de inventario de diferentes industrias.
Por ejemplo, el comercio minorista de consumo masivo cuenta con DIO reducidos debido a una alta demanda y productos muchas veces perecederos que necesitan movilizarse rápido; en cambio, los días promedio de inventario de un sector como la manufactura se prolongan, puesto que abarcan el tiempo necesario para crear un producto además de venderlo.
De cualquier forma, lo ideal es mantener los DIO de tu negocio dentro del promedio de tu industria, pero más cerca del rango menor; esto indica que tu empresa opera con normalidad en su sector, pero que su eficiencia es elevada en comparación.
DIO dentro de lo normal, pero más cercanos al rango alto también son positivos, pero podrían representar una eficiencia menor con riesgos mayores en comparación.
¿Qué pasa si los días promedio de inventario de tu negocio son más bajos? Esto podría indicar 2 cosas: una eficiencia que supera por mucho la del sector o, más probablemente, una rotación demasiado rápida con riesgos de que se manifieste en eventos de faltas de existencias.
¿Qué pasa si los DIO son altos? Necesitas tomar acción para reducirlos, ya que representan altos riesgos de contar con stock muerto, una liquidez disminuida, mayores costos de almacenamiento y una mala posición estratégica en tu mercado.
Ejemplo de cálculo e interpretación de los DIO
Para ilustrar mejor lo que el cálculo de los DIO implica, aquí hay un ejemplo práctico:
Una empresa de ropa (fast fashion) está notando un flujo de efectivo reducido progresivamente a lo largo del último año; dado que se trata de un negocio B2C y sus cobros son realizados al momento de compra, determina que su problema se origina en la gestión de stock y decide calcular sus días promedio de inventario para cuantificar la magnitud de la situación.
La empresa calculará sus DIO anuales, su inventario promedio es de $15,000 y el costo de sus bienes vendidos es de $105,000.
Para recordar, esta es la fórmula de los DIO:
DIO = (Inventario promedio, en valor neto/Costo de bienes vendidos) X Días
Entonces, la empresa inicia dividiendo el costo de su inventario promedio ($15,000) entre sus COGS o costo de bienes vendidos ($105,000), llegando a un resultado de 0.142.
Ahora, deberá multiplicar este valor (0.142) por los días del periodo a analizar, que en este caso es un año, equivalente a 365 días. El resultado es de 51.83, algo que indica que la marca tarda alrededor de 51 días en que su inventario sea vendido.
¿Este es un buen resultado? Para saberlo, la empresa compara su resultado con el rango promedio y descubre que marcas similares tienen DIO promedio de entre 30 y 45 días, lo cual indica que la empresa opera a un ritmo muy por debajo del sector.
¿La solución? Como veremos a continuación, los DIO no revelan qué puede hacer la marca para mejorar su flujo de efectivo directamente, pero señalan un problema que debe ser tratado y brindan cierta dirección sobre cómo podría ser necesario hacerlo.
Limitaciones de los DIO: lo que no pueden decirte
Aunque extremadamente útiles, los DIO tienen muchas limitaciones que debes tener en mente para evitar tomar decisiones con una sola pieza de información en lugar de un panorama completo enriquecido con otras métricas. Entre lo más importante que debes considerar, está lo siguiente:
- Muestran una visión estática que no necesariamente refleja mucho más que la gestión de tu empresa en un momento específico.
- Es un promedio que puede esconder niveles muy altos o muy bajos de rotación de artículos específicos cuando se usa de forma general y no particular.
- No guía a soluciones específicas, sino que solo muestra señales de un problema.
- No toma en cuenta los lead times de proveedores, un factor importante para medir velocidad de movimiento de stock.
Estas limitaciones no implican que el KPI no sea útil, solo que no debe ser el único dato que guíe decisiones en tu empresa.
¿Cada cuánto tiempo se deben calcular los DIO?
Tomando todo lo anterior en consideración, es buena idea calcular los DIO de tu empresa de forma anual y mensual o trimestral, además de medirlo tanto para productos específicos como a nivel general.
¿Por qué? Dado que muestran un promedio, los DIO pueden llegar a ocultar situaciones de estacionalidad naturales, pero que afectan a tu empresa y necesitan ser gestionadas. Si realizas cálculos más periódicos, puedes detectar patrones de rotación a lo largo del año al comparar distintos periodos y así tomar mejores decisiones de adquisición.
Aunado a esto, un control periódico te ayudará a identificar cambios que deban ser revisados, como días que incrementan progresivamente, de tal forma que puedas detectar y arreglar problemas oportunamente.
Tips para DIO más optimizados en tu negocio
Si percibes DIO demasiado elevados o en crecimiento constante, aquí hay algunas medidas que te podrían ayudar a detectar la raíz de problemas y luego solucionarlos:
- Evaluar previsiones de demanda, cotejando su margen de error con respecto a la demanda real, y aplicar medidas de mejora si la diferencia es amplia; por ejemplo, incorporar IA en el proceso, estandarizarlo y mejorar la data que lo impulsa.
- Realizar análisis de mercado y evaluaciones en busca de cambios y tendencias que puedan señalar que el stock que se está comprando está en una fase más tardía de su ciclo de demanda y es necesario disminuir su adquisición o buscar otras opciones.
- Identificar stock lento y pensar en estrategias para movilizarlo, como descuentos, ofertas, bundling u otra estrategia.
- Analizar puntos de reorden y stock de seguridad actuales para determinar si necesitan ser reducidos para evitar excesos.
- Considerar implementar un modelo de inventario just in time en el que solo se adquiera nuevo stock cuando exista la demanda para él.
- Reconsiderar estrategias de ventas y marketing y evaluar si el problema no es en pedir demasiado inventario, sino no saber cómo comercializarlo mejor.
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Como cualquier otro KPI, los DIO deben ser analizados dentro de un contexto particular y de manera periódica para dar información de valor, pero resultan una métrica con mucho potencial para guiar mejores decisiones en tu negocio.
Finalmente, para tomar el control del ciclo de efectivo de tu empresa más allá del inventario, recuerda que Xepelin es tu aliado, y puede impulsarte con productos como estos:
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