Para evitar perder ventas debido a faltas de stock y eliminar costos innecesarios de inventario y almacenamiento, resulta crucial saber el momento ideal para realizar un nuevo pedido.
¿Cómo encontrarlo? El KPI que te servirá es el punto de reorden o restock point (ROP) y aquí te brindamos todo lo que debes saber para calcularlo e interpretar sus resultados con la mayor precisión posible: desde su definición y fórmula hasta lo que debes tener en mente para guiarte adecuadamente por esta métrica, con expectativas realistas y una visión clara de la información que aporta.
¿Qué es el punto de reorden y cuál es su propósito?
Primero, ¿qué es el punto de reorden? Se trata de una métrica de gestión de inventarios que revela la cantidad mínima aproximada de inventario que puede poseer tu empresa antes de tener que reabastecerse para no quedarse sin existencias durante el tiempo que un nuevo pedido tarda en llegar y sin contar con stock excesivo.
Entonces, su propósito es el de determinar el momento ideal para emitir una nueva orden de compra para un producto específico, buscando que este no se agote mientras el nuevo stock llega y no eleve costos de almacenamiento.
Importancia del punto de reorden en la gestión de inventarios
La importancia del punto de reorden radica en el valor de la información que aporta, la cual permite mantener la eficiencia financiera de la gestión de inventarios con una guía para tomar decisiones oportunas de compra que contribuyen a un mejor flujo de efectivo, que no está atado a excesos de stock sin vender o interrumpido por faltas de este.
Sin esta pieza clave de información, no hay forma confiable y constante de mantener un stock estable y es más difícil controlar los costos del manejo de inventario, ya que no hay una referencia a considerar para saber cuándo reabastecer, sino que las decisiones de compra se llevan a cabo arbitrariamente.
Considerando todo lo anterior, es claro que calcular y monitorear constantemente el punto de reorden de las distintas mercancías de tu empresa es una buena idea, y a continuación te decimos cómo hacerlo.
Fórmula para calcular el punto de reorden
Puedes calcular el punto de reorden de cualquier material o mercancía de tu empresa a partir de su stock de seguridad establecido (cantidad de reserva en caso de fluctuaciones de demanda), su demanda o uso esperado diario y los lead times (tiempos de entrega) del proveedor que ofrece dicho producto, aplicando esta fórmula:
Punto de reorden = (Uso diario promedio X lead time) + Stock de seguridad
Dado que el punto de reorden sirve para calcular el momento ideal de reabastecimiento de mercancías y materiales de producción por igual, el uso diario puede referirse a las ventas promedio diarias de un artículo o al aprovechamiento de unidades por día en una planta productora.
De cualquier manera, al aplicar esta fórmula obtendrás un resultado en unidades de inventario; exactamente, obtendrás la cantidad mínima de unidades de stock que puede tener tu empresa antes de tener que reabastecerse y, por ende, la cantidad de existencias que indica el momento ideal para pedir más de ellas sin riesgos o costos innecesarios.
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Ejemplo de cálculo del punto de reorden
Para brindarte una idea más concreta de cómo se calcula el punto de reorden, este ejemplo puede ser útil:
Un supermercado ha enfrentado faltas de existencias frecuentes de un producto particular, así que decide conseguir mayor control sobre su gestión calculando su punto de reorden.
En promedio, vende 17 unidades de ese producto al día y cuenta con un stock de seguridad de 35 unidades, tomando en cuenta que hay temporadas en las que su demanda aumenta. El proveedor que le brinda dicho producto tarda en entregar una nueva carga un aproximado de 7 días.
A partir de estos datos, la gerencia del supermercado puede calcular el punto de reorden aplicando su fórmula de esta manera:
Punto de reorden = (17 X 7) + 35
En este caso, el resultado es 154 y, cuando el supermercado tenga esta cantidad justa de stock, deberá solicitar un nuevo pedido para evitar quedarse sin existencias.
¿Cómo interpretar el punto de reorden?
Más allá del momento ideal para solicitar nuevo stock, el punto de reorden puede revelar ciertas cosas útiles sobre la forma en la que el inventario es gestionado en tu empresa y sobre la calidad de tus proveedores, dependiendo de si este es alto o bajo en comparación con el promedio de productos similares.
Por ejemplo, un punto de reorden demasiado alto tenderá a señalar problemas como estos:
- Tiempos de entrega demasiado largos que pueden revelar a proveedores de alto riesgo.
- Stock de seguridad excesivo con alto riesgo de acumularse al no venderse antes de que llegue un nuevo pedido, generando más costos de almacenamiento y trayendo consigo más riesgos de obsolescencia.
Por su parte, un punto de reorden disminuido podría revelar situaciones como un stock de seguridad demasiado pequeño, el cual puede ser afectado fácilmente por fluctuaciones de demanda y tiempos de entrega largos no anticipados que lleven a faltas de existencias.
¿Cómo saber si un punto de reorden es alto o bajo y por qué? No existe un estándar general, pero puedes comparar los resultados de tu empresa con aquellos de productos parecidos dentro de tu oferta. También puedes comparar el cálculo final con datos de frecuencia de stockouts y costos de inventario para llegar a una conclusión más sólida.
Consideraciones a tener para un cálculo e interpretación precisos del punto de reorden
Al momento de guiar decisiones de compra con este KPI, debes tener en mente que no se trata de una métrica exacta, sino aproximada, por lo que no siempre es buena idea seguirla literalmente. Estas y otras limitaciones deben ser consideradas a fondo para que cualquier decisión basada en el punto de reorden lleve a los mejores resultados posibles.
Algunos de los factores más importantes a tener en cuenta son estos:
- La precisión del indicador depende de la calidad de los datos que se utilizaron para calcularlo, y distorsiones ligeras pueden llevar a la toma de decisiones equivocadas, así que siempre es recomendable tomar el tiempo para comprobar y limpiar la información necesaria antes de calcular el ROP.
- El indicador refleja una imagen estática de la realidad en un momento fijo, pero que puede ser susceptible a cambios en tiempos de entrega o uso diario. Por ello, el punto de reorden se debe optimizar y recalcular constantemente para mantenerse relevante.
- Solo se consideran los datos de un solo producto y un solo proveedor en el cálculo del ROP, por lo que se debe realizar un nuevo cálculo por cada pieza de inventario que se necesite analizar.
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El punto de reorden es una métrica muy valiosa para lograr niveles más estables y eficientes de inventario, pero se trata de un indicador aproximado que debe ser considerado como tal y optimizado para llevar a buenas decisiones de compra basadas en él.
Ahora bien, el ROP es solo una pequeña parte de lo que una buena administración de inventario representa, pero todas las demás estrategias y datos que puedas llegar a necesitar los puedes encontrar en el blog empresarial de Xepelin.
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