En toda empresa se entiende lo que la gestión de liquidez es: asegurar que el capital necesario para operar esté disponible en el momento en el que se le necesita.
Sin embargo, no siempre son tan claras todas las medidas que esto implica, un contexto que lleva como resultado a una gran cantidad de negocios que desaparecen debido a un flujo insuficiente para subsistir.
En la gran mayoría de organizaciones se llevan a cabo algunos de estos procesos, pero, para garantizar una liquidez constante en cualquier contexto, se necesitan ejecutar todos al mismo tiempo y en este artículo resaltamos cada uno, explicamos su importancia y brindamos pequeñas recomendaciones para realizarlos.
Todo esto, con el fin de que tu empresa logre sobrevivir y crecer bajo cualquier tipo de circunstancias.
Garantizar visibilidad constante
La medida más fundamental en la gestión de liquidez suele ser asegurar que el capital disponible de tu negocio se mantenga visible en todo momento. ¿Por qué es esencial? Simplemente, una visión constante, 24/7, de la liquidez de tu empresa te permite conocer su estado y tomar decisiones realistas de optimización con base en él.
Sin este flujo de información, saber qué hacer y cuándo hacerlo no es claro, y tu empresa puede tomar decisiones, pero sin la certeza de que estas sean relevantes y útiles conforme a su situación particular.
Lo que puedes hacer para asegurar el nivel de visibilidad que necesitas: La única forma segura es mediante tecnología. Específicamente, a través de un software de finanzas que extraiga esta información directamente de su fuente y de forma automatizada, de tal forma que errores humanos no puedan distorsionar los datos y que estos se mantengan siempre actualizados.
Estimar necesidades netas de liquidez
¿Cuánta es la liquidez mensual que tu empresa necesita? Responder a esta pregunta y contar con una respuesta actualizada en todo momento es fundamental para garantizarla.
A mayor detalle: si no conoces la cantidad de capital que tu negocio requiere para operar, lo que debes hacer para garantizar esa cantidad es difuso y no existe una idea clara de lo que es un déficit o un exceso.
Por ejemplo, si tu empresa necesita $45,000 mensuales, en promedio, y no conoce esta cifra, es posible que acumule dinero ocioso sin saberlo o que deba apoyarse en un crédito urgente más costoso para cubrir una brecha inesperada.
Para estimar las necesidades de liquidez mensuales solo debes sumar los costos fijos de tu empresa (nóminas, servicios, etc.) y añadirlos a los costos variables estimados (inventario, materiales, producción, etc.) de acuerdo con la demanda esperada.
Proyectar liquidez a futuro e identificar excedentes y déficits
La realidad es que el monitoreo en tiempo real no siempre brinda suficiente tiempo para anticipar problemas y, por ende, para tomar las medidas necesarias para corregirlos antes de tiempo, así que la proyección de liquidez a futuro es también una parte vital de la gestión de liquidez.
Si tu negocio depende completamente de información inmediata sin una visión a futuro, los retos próximos no son visibles y solo existe la opción de reaccionar de manera urgente a cambios (con medidas improvisadas o préstamos rápidos de mayor interés) en lugar de manejarlos de forma proactiva.
Existen muchos procesos matemáticos diferentes para realizar proyecciones de caja, pero la naturaleza complicada de ellos y la necesidad de que los resultados sean tan precisos como sea posible hacen del software especializado la mejor forma para ejecutar esta medida.
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Ahorrar reservas de capital
No todas las amenazas al flujo de caja de tu empresa se pueden predecir, así que una parte importante de la gestión de liquidez es estar preparado para afrontarlas en caso de que sucedan. La medida más común para cumplir con esta meta es contar con un fondo de emergencia.
¿Cómo influye en tu liquidez? Una reserva suficiente, ajena a tu flujo de efectivo principal, cubre gastos inesperados sin impedir que tu negocio deba postergar otras obligaciones.
Por supuesto, construir este fondo depende de que tu empresa genere suficientes excesos de capital, pero, una vez que estos surgen, es importante contar con un plan para administrarlos que incluya cantidades de ahorro y montos objetivo.
Reinvertir excedentes
Ya sea en ahorros o en otras alternativas, la reinversión de excedentes de liquidez es una parte importante de la gestión financiera de esta área por una razón: la alternativa es que este efectivo se mantenga inmóvil, sin generar intereses, sin apoyar en el cumplimiento de metas y perdiendo valor con el plazo de tiempo.
Si estos excesos no son aprovechados, tal vez no exista un efecto inmediato, pero la liquidez futura de tu negocio se verá limitada por costos de oportunidad de efectivo que no se invirtió y que perdió su poder de compra.
Ahora bien, queda claro que un fondo de reserva es necesario, pero la práctica ideal es posicionar este dinero en alguna alternativa de inversión a corto plazo que proteja su valor o genere intereses a partir de él, como un pagaré, un fondo de alta liquidez u opciones similares.
¿Por qué a corto plazo? La idea es que este dinero se pueda utilizar en caso de emergencias, por lo que los plazos cortos que permitan retirar efectivo cuando es necesario son más relevantes que aquellos de mayor duración.
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Aprovechar financiamiento estratégicamente
Otra forma de brindarle a tu empresa la capacidad para responder a emergencias es aprovechando opciones de financiación. Específicamente en el ámbito de la gestión de liquidez, soluciones como líneas de crédito, tarjetas de crédito o el factoring son útiles, dado que acceder a ellas es rápido y solo se pagan intereses por el monto ocupado, a diferencia de un préstamo.
¿Por qué recurrir a financiación y no exclusivamente a una reserva de capital? Construir un fondo de ahorro toma tiempo, así que hay contextos en los que asumir costos de capital a cambio de inmediatez es un riesgo menor que esperar a tener una reserva suficiente a cambio de menores costos.
Lo cierto es que cualquier volumen de deuda representa un compromiso de pago que, si no es utilizado con responsabilidad y un plan en mente, puede reducir liquidez en vez de potenciarla, así que recurrir a esta solución conlleva que tomes el tiempo de mitigar riesgos con medidas como comparar opciones antes de elegir una.
Auditar y controlar gastos
Cada compromiso de pago adicional reduce el capital disponible de tu empresa para reinvertir o cubrir sus operaciones, así que auditar y controlar estos gastos es una parte fundamental de la gestión de liquidez.
En efecto, es imposible lograr que tu empresa crezca o sobreviva sin una inversión, pero los gastos innecesarios que no cubran alguna necesidad o ayuden a cumplir con ciertas metas solo suelen ser un problema de liquidez en lugar de una oportunidad que se está aprovechando.
El control de gastos es toda otra área de gestión financiera completa que requiere medidas específicas, pero, básicamente, involucra 3 cosas: visibilizar gastos, establecer límites en torno a la cantidad de gastos que pueden realizarse en cosas específicas y construir controles que eviten excesos accidentales o no aprobados.
Acortar el ciclo de cobro
Para reponer el capital gastado, tu empresa necesita asegurar un flujo constante de dinero, y es por esto que reducir su ciclo de cobro es otro componente esencial de la gestión de liquidez.
Incluso con ventas concretadas, plazos prolongados para cobrarlas ralentizan las entradas de capital de trabajo al mismo tiempo que obligaciones de pago fijas se mantienen, causando menor disponibilidad de efectivo para lidiar con ellas. Entonces, acortar estos plazos resulta esencial.
De nuevo, la gestión de cobros es toda un área de administración por sí sola, pero algunas prácticas para acelerarla son:
- Evitar clientes con un mal historial crediticio.
- Contar con procesos y políticas estandarizados para llevar a cabo el proceso de cobranza de forma estructurada.
- Automatizar el proceso de cobro para evitar olvidos que lo prolonguen innecesariamente.
Prolongar ciclos de pago
Pero, ¿qué pasa si no es posible reducir ciclos de cobro aún más, pero tu negocio debe cubrir ciertas obligaciones? Por escenarios como estos, una buena gestión de liquidez involucra también hacer lo posible por prolongar plazos de pago, de tal forma que sea posible aferrarse al capital disponible por más tiempo y coordinar cobros con fechas límite de pago.
Esto no implica pagar después de fechas acordadas, sino, más bien, negociar mejores plazos directamente con proveedores para postergar dichas fechas y es una medida fundamental para asegurar que tu empresa solo pague cuando tiene el capital suficiente para hacerlo y no termine con una liquidez limitada para cubrir otros gastos.
Minimizar los excesos de stock
El último componente básico de una buena gestión, y el único que no es gestionado directamente desde el ángulo financiero, es el minimizar la cantidad de stock almacenado en todo momento.
¿Por qué es tan importante para la liquidez? El inventario de tu empresa es una inversión que aún no se ha convertido en efectivo, así que grandes cantidades de este sin vender limitan la liquidez disponible, dificultando la realización de otros pagos.
A nivel general, ejecutar este proceso de la mejor forma posible involucra predecir la demanda de forma precisa, de tal manera que no existan excesos innecesarios.
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Cómo Xepelin puede ayudar a tu negocio a simplificar la gestión de liquidez
Como puedes ver, gestionar la liquidez de tu empresa de forma óptima involucra seguir una gran cantidad de procesos y coordinarlos para mantener un nivel de capital estable y suficiente en todo momento, algo que puede ser difícil incluso para empresas con más experiencia.
Sin embargo, puede ser más sencillo gracias a Xepelin, que simplifica la administración de esta área desde distintos enfoques con soluciones como estas:
- Financiamiento de cuentas por cobrar para reducir ciclos de cobro y garantizar un flujo de efectivo estable.
- Financiamiento de pagos para postergar el pago de facturas con recursos propios por un tiempo adicional.
- Una herramienta gratuita de análisis en tiempo real que visibiliza por completo la liquidez de tu negocio.
- Una herramienta gratis de gestión de cobros y pagos, útil para facilitar y optimizar su administración en torno a lograr el nivel de liquidez que necesitas.
En conjunto, estas soluciones le ayudan a tu empresa a mantener los niveles de liquidez deseados, anticipar problemas y solucionarlos antes de que puedan materializar riesgos. Así, tu negocio puede operar continuamente, sin interrupciones y con tranquilidad.
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