En ocasiones, el proceso de compra o purchasing es percibido más bien como una actividad operacional en lugar de estratégica. Pero, la realidad es que las crecientes presiones en costos que muchas industrias enfrentan hoy en día, han dejado claro el gran valor estratégico que este procedimiento posee.
¿Cómo conseguir que el proceso de purchasing se convierta en un área estratégica? Es necesario tener una serie de consideraciones y seguir pasos específicos, de lo contrario, llevar a esta tarea más allá de la pura productividad resulta complicado.
En Xepelin, no solo buscamos impulsar el proceso de compra de tu empresa a través de herramientas como financiamiento de pagos a proveedores o sistemas de automatización de pagos, sino también de información útil y relevante. Por esta razón, en este artículo hablaremos sobre la importancia que tiene esta actividad dentro de tu organización, sobre su potencial y sobre cómo es posible mejorarla para conseguir ciertos beneficios.
¿Cuál es la definición del proceso de compra o purchasing?
El proceso de compras o purchasing (por su nombre en inglés) se define como el procedimiento transaccional de gestionar el pago a proveedores, una vez recibidas las mercancías solicitadas. En un contexto práctico, esto abarca ciertas acciones específicas, como la negociación de contratos, el procesamiento de facturas, la aprobación de gastos, etc.
Este proceso forma parte de un procedimiento mayor conocido como procurement, el cual, adicionalmente, abarca la selección de proveedores de calidad (sourcing o abastecimiento) y la inspección de mercancías para verificar su calidad.
¿Cómo puede generar valor el proceso de compra o purchasing en tu empresa?
Cuando es desempeñado de la mejor manera, siguiendo ciertas metas y prácticas específicas, el proceso de purchasing puede generar valor de múltiples maneras, tales como las siguientes:
- Reducción de costos a través de la negociación con proveedores en busca de mejores condiciones de pago.
- Niveles más estables de liquidez originados por medio de la gestión apropiada de los DPO (Días Promedio de Pago).
- Liberación de tiempo y recursos que pueden ser empleados en actividades más estratégicas, gracias a un proceso más eficiente.
- Disminución de errores gracias a la automatización de ciertos pasos del proceso, lo cual ahorra tiempo y dinero.
- Red comercial más resiliente, producto de una mejor relación con proveedores.
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¿Cuáles son los objetivos principales que debe tener el proceso de purchasing?
Además del objetivo principal de garantizar la adquisición de bienes necesarios para una compañía, idealmente, el proceso de purchasing debe orientarse por otros objetivos creadores de valor, tales como el alcance de las mejores condiciones posibles de pago y la formación de relaciones sólidas con proveedores.
¿Por qué trazar estas metas adicionales? En ausencia de objetivos mayores que guíen esfuerzos individuales del procedimiento hacia escenarios específicos, este solo se puede llevar a cabo de manera suficiente y operacional, sin dirección estratégica. Entonces, para conseguir los beneficios mencionados, es necesario establecer propósitos específicos que orienten acciones y decisiones hacia su cumplimiento.
¿Qué acciones abarca el proceso de compra o purchasing?
Una vez identificadas las necesidades de compra que tu empresa tiene, así como los proveedores a los que deberá acudir para satisfacerla, un workflow de purchasing deberá verse de la siguiente manera:
- Una solicitud de adquisición, enviada por un miembro específico o departamento de la empresa, es revisada por los directivos relevantes de acuerdo con la disponibilidad de presupuesto y el alineamiento de la compra con las metas generales de la organización.
- La solicitud es revisada una última vez con el fin de garantizar que, en efecto, los recursos requeridos para concretarla, se encuentran disponibles. En caso de ser aprobada, la solicitud pasa al departamento que gestiona las cuentas por pagar.
- Se realiza un proceso de negociación con el proveedor elegido para intentar obtener las mejores condiciones posibles en materia de costos y flexibilidad de pago.
- Se genera una orden de compra con las especificaciones de la adquisición, y esta es enviada al proveedor elegido en la fase de sourcing. Al momento de ser aceptado, este documento tiende a convertirse en un contrato legal entre empresa y proveedor.
- La factura del proveedor es recibida y procesada, cotejando que la información coincida con la orden de compra enviada y verificando su procedencia.
- Se realiza el pago de la factura recibida, de acuerdo con las fechas límite acordadas.
- Se guarda un registro de la transacción realizada, tanto para fines internos de conciliación, como para fines externos de resolución de disputas.
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Mejores prácticas a seguir para un proceso de compra efectivo
Ahora bien, estableciendo las metas anteriores y siguiendo los pasos mencionados, puedes superar múltiples obstáculos comunes del proceso de compra y comenzar a generar valor adicional; no obstante, para conseguir resultados mejores y más confiables, también vale la pena seguir una serie de prácticas:
- Centralizar la información de cuentas por pagar para rastrear fácilmente las fechas límites de pago y evitar retrasos.
- Postergar pagos para preservar la liquidez por un tiempo mayor, pero sin rebasar las fechas límite, puesto que esto solo deteriora la relación comercial con vendedores.
- Buscar capturar descuentos de pronto pago en medida de lo posible, siempre y cuando el descuento aplicable supere los beneficios de liquidez que postergar un pago tendría.
- Optar por la digitalización del proceso, lo cual ahorra tiempo, elimina procesos manuales propensos a errores y reduce costos.
- Monitorear de cerca el volumen de compras con el fin de mantener un control exacto sobre el presupuesto y evitar gastos innecesarios.
- Considerar financiar el pago a proveedores para postergarlo por un tiempo cuando una compra es necesaria, pero la liquidez se debe preservar.
- Utilizar tecnología que facilite la centralización de la información, la automatización de ciertas tareas, la generación de datos que impulsen mejores decisiones y hasta la agilización de ciclos de aprobación de facturas.
¿Qué tecnología puede ayudar a mejorar el proceso de compra o purchasing?
La realidad es que muchas de las mejores prácticas en materia del proceso de compra son difíciles de implementar sin apoyarse de algún tipo de herramienta digital. Pero, exactamente, ¿Qué herramientas son necesarias? Al final del día, la respuesta depende de las necesidades particulares y presupuestos de tu empresa; sin embargo, es posible resaltar algunas opciones:
- Dashboards de data automatizados, ya sea que estos estén integrados dentro de algún sistema ERP o no. Estas herramientas centralizan los datos financieros de una empresa y se actualizan de manera continua para facilitar el monitoreo de compras en comparación con ingresos.
- Herramientas de inteligencia artificial que ayuden a identificar, de manera rápida, posibles errores, o que permitan analizar datos históricos para llegar a mejores decisiones en materia de fechas de pago o captura de descuentos.
- Sistemas de gestión de cuentas por pagar, los cuales facilitan tareas como la programación de pagos futuros y suelen tener la capacidad de enviar recordatorios automáticos que reducen el riesgo de rebasar fechas límites.
Al tener en cuenta todas estas consideraciones y al poner en práctica los consejos mencionados, convertir el proceso de purchasing de tu negocio en una fuente de valor puede ser una meta alcanzable. Finalmente, si necesitas apoyo para mejorar esta área de tu negocio, en un solo lugar y sin necesidad de adquirir múltiples licencias de software, recuerda que existen aliados como Xepelin que lo pueden proporcionar.
Específicamente, Xepelin puede impulsar el proceso de compras de tu negocio de 3 maneras diferentes:
- Análisis de mi Empresa, un sistema gratuito que te permite monitorear la salud financiera de tu negocio en tiempo real, facilitando el monitoreo de compras y ventas.
- Financiamiento de Pagos, una solución de financiamiento que consiste en postergar el pago a proveedores por medio de Xepelin. Xepelin le paga a tus proveedores al momento, pero tu empresa le paga a Xepelin hasta en un plazo de 120 días.
- Gestión de cobros y pagos, una plataforma que facilita y centraliza el manejo de cuentas por pagar y por cobrar en un solo lugar, automatizando ciertas tareas repetitivas y creando workflows de pagos mucho más eficientes.
Para conseguir acceso a estas y otras herramientas de gestión que tienen el potencial de facilitar el día a día de tu negocio, solo necesitas registrarte en Xepelin de forma gratuita.
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