Administrar las cuentas por pagar de una empresa es una tarea que requiere de equilibrio. Por un lado, es necesario pagar a tiempo a proveedores para obtener recursos esenciales y mantener intacta la relación comercial, pero, por otro, es importante postergar ciertos pagos de menor prioridad para mantener la liquidez.
Considerando que, en el año 2023, hasta un 66% de los ejecutivos consideran el proceso de cuentas por pagar como un procedimiento esencial, en comparación con un 32% en 2017, en la actualidad, las empresas de cualquier tamaño deben optimizar sus estrategias de cuentas por pagar, pero preservando su flujo de caja al mismo tiempo.
Con esto en mente, en el siguiente artículo hablaremos sobre 7 consejos para mejorar la gestión de cuentas por pagar en tu empresa, manteniendo el capital de trabajo de tu negocio y optimizando la administración de tu dinero.
Lleva el control de todas tus cuentas en un solo lugar
Si las cuentas por pagar a proveedores, instituciones financieras, servicios básicos, etc., se encuentran en distintos archivos, las probabilidades de que ocurran retrasos se vuelven mucho mayores. En cambio, la centralización de datos en una sola plataforma de manejo de cuentas, permite que todas las facturas sean fácilmente rastreables en todo momento y que los miembros del equipo que necesitan acceder a esta información lo puedan hacer de forma rápida.
¿Por qué es tan importante centralizar datos? De acuerdo con un estudio de Airtable, comisionado por Forrester, los empleados de varias compañías pierden hasta 12 horas semanales buscando datos cuando estos se encuentran segmentados o en “silos”. Por lo que la centralización de la información tiene el potencial de eliminar estos gastos de tiempo y mejorar la productividad.
Aprovecha los términos de pago y jerarquiza tus cuentas
Si tienes el dinero suficiente para solventar todas las cuentas por pagar de tu empresa, tal vez resulte tentador pagarlas en conjunto inmediatamente, pero esta práctica puede dejar vulnerable a tu negocio ante imprevistos futuros. En su lugar, es recomendable aprovechar al máximo los plazos de pago de cada proveedor y jerarquizar cada una en orden de importancia o nivel de flexibilidad.
Aunque pagar todas las cuentas pendientes a la vez puede parecer la opción más lógica para evitar retrasos y mantener una relación sana con proveedores, el maximizar los tiempos de pago dentro de los plazos establecidos por cada una, permite que tu empresa cuente con un nivel constante de liquidez para afrontar imprevistos. Siempre y cuando no sobrepases estos plazos, tu relación con proveedores debería de mantenerse en buen estado.
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Identifica el ciclo de liquidez de tu negocio
El ciclo de liquidez o cash conversion cycle (CCC, por sus siglas en inglés) es un indicador que mide el tiempo que tarda tu empresa en generar ganancias a partir de sus compras. Este abarca desde el momento en el que consigues mercancías para vender o materia prima para el proceso de producción, hasta el instante en el que el producto final es convertido en efectivo. Conocerlo y entenderlo es clave para determinar si tu empresa maneja el capital de trabajo eficientemente, de forma que pueda hacer frente a sus obligaciones de pago en todo momento.
La fórmula para calcularlo es la siguiente:
Ciclo de liquidez: DIO + DSO - DPO
DIO: Días promedio en que tarda en venderse el inventario
DSO: Días promedio que tu empresa tarda en cobrar facturas
DPO: Días promedio que tarda tu empresa en pagar a proveedores
Mientras que un ciclo de liquidez reducido (menor de 30 días) demuestra que tu empresa está manteniendo un nivel constante de capital para afrontar las cuentas por pagar, un resultado más elevado indica que debes tomar acción para mejorar la liquidez. ¿Cómo hacerlo? Puedes empezar optimizando las métricas que componen al ciclo de liquidez. Es decir, controlar los DIO, reducir los DSO y prolongar los DPO en medida de lo posible, sin afectar tu relación con proveedores.
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Anticipa la demanda y controla tu inventario
Cuando el inventario no es gestionado apropiadamente, de acuerdo con la demanda del mercado, este aumenta la cantidad de cuentas por pagar de tu empresa, sin que esto se traduzca en ganancias futuras, necesariamente. Si, al momento de firmar contratos con proveedores, no anticipas correctamente el volumen de la demanda de tus clientes, corres el riesgo de terminar con stock de más que puede ser difícil de movilizar en un futuro, aumentando tus DIO.
Con el fin de evitar esto, es importante establecer procesos de analítica de datos y estudios enfocados en predecir la demanda del mercado. Al conocer esta información y tomar decisiones de compra de acuerdo con ella, tus adquisiciones de inventario serán más exactas, llevando a menos obligaciones de pago que solventar.
Automatiza la cobranza y adelanta el cobro de tus facturas pendientes
El adoptar un sistema de cobranza automatizada y el adelanto del cobro de facturas son 2 de las mejores estrategias para optimizar las cuentas por cobrar, convertirlas en liquidez y así afrontar todas las obligaciones de pago sin contratiempos. Mientras que las herramientas de automatización evitan los retrasos originados por una mala organización de tus clientes, el adelanto de facturas, o factoraje, permite convertir las cuentas por cobrar en recursos inmediatos.
¿Por qué son las mejores opciones? De acuerdo con PYMNTS, el 91% de las empresas que adoptan sistemas automatizados de cobranza reportan mejoras en su liquidez y en su crecimiento. Por otro lado, de acuerdo con Deloitte, el factoraje agiliza el flujo de caja, mejorando la posición de una compañía para construir reservas de capital necesarias.
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Posterga el pago de tus facturas sin afectar la relación con tus proveedores
A pesar de que algunas facturas pueden postergarse sin problema, según los términos de pago de cada proveedor, otras obligaciones deben ser solventadas lo antes posible. Pero, si estas deben de ser pagadas al momento y tu empresa no posee los fondos suficientes para hacerlo o pensaba usar ese capital para un proceso diferente, ¿qué se puede hacer? Gracias al factoraje inverso, o confirming, es posible que tu empresa postergue el pago de facturas y que tus proveedores reciban su dinero, ambos al mismo tiempo.
Mediante este servicio, tu empresa acude con una institución financiera para financiar ciertas cuentas por pagar. Entonces, la institución le paga a tu proveedor inmediatamente, pero tu empresa paga el monto total después de un plazo de tiempo establecido. De esta manera, tu negocio puede hacer frente a sus obligaciones inmediatamente, pero preservando su liquidez para otro momento.
Realiza una proyección de tu dinero
Finalmente, aunque la métrica del ciclo de liquidez es importante para determinar si tu empresa maneja eficazmente su capital de trabajo en el presente, no es de gran ayuda por sí sola para prepararse ante futuros desafíos. Es aquí donde entran las proyecciones de flujo de caja, las cuales, a través de la predicción de liquidez futura con base en ciclos pasados, permiten detectar posibles escenarios en los que tu empresa podría no tener efectivo suficiente y prepararse para ellos.
Por ejemplo, si, al revisar datos históricos, encuentras que tu empresa suele enfrentar períodos de menores ventas durante los meses de enero y febrero, puedes hacer una proyección de flujo de caja para ese periodo y crear un plan de contingencia. De esta forma, puedes actuar con tiempo y tratar de renegociar contratos con proveedores para esas fechas, solicitar financiamiento anticipado o reducir el volumen de producción en esos meses para ahorrar costos.
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