Las cuentas por pagar no son solo una obligación financiera, sino también una herramienta que puedes utilizar a tu favor para optimizar el flujo de caja, mejorar tu puntaje crediticio, obtener mejores precios y fortalecer la relación con tus proveedores. Por eso, mantener estrategias y conducirse con las mejores prácticas en la gestión de cuentas por pagar pueden marcar la diferencia entre mantener una salud financiera estable y fortalecida o enfrentarse a desafíos económicos insuperables.
Más allá de ser obligaciones de pago, antes de eso, se requiere de toda una planificación de presupuesto, de evaluación de condiciones de compra-venta, de identificar cuantitativa y cualitativamente lo que se requiere, qué implicaciones tributarias tiene y cuál será el impacto dentro del negocio, por eso encierran un potencial estratégico enorme para las empresas ya que puede ser una palanca de crecimiento y estabilidad o de estancamiento y declive.
Estrategias para un manejo eficiente de cuentas por pagar
El primer paso hacia un manejo eficiente es adoptar estrategias que no solo se enfoquen en pagar, sino en cómo, y cuándo pagar. Dado que, para mantener un nivel apropiado de liquidez, es necesario prolongar los DPO en medida de lo posible, sin sobrepasar fechas límite de pago, resulta importante identificar el momento ideal para realizar pagos.
Aunque esto pareciera imposible de controlar, existen herramientas financieras como el factoring y el confirming que permiten maniobrar las cuentas según las necesidades y los ciclos de operación de tu empresa a través de una comunicación transparente y negociaciones justas con los proveedores, buscando términos que beneficien a ambas partes y mejoren la gestión de cuentas por pagar.
Si tú manejas los registros contables de tu empresa y requieres poder manipular los días de cobro y venta, puedes extender los plazos de liquidación de las cuentas por pagar a través de el factoraje inverso. Esta alternativa de financiamiento te permite negociar descuentos por pronto pago con tus proveedores antes de la fecha límite. De esta forma, una institución financiera realiza el pago puntual o anticipado por ti, y tú puedes pagarlo a crédito en plazos de 30, 60, 90 o 120 días después, según tus necesidades.
Para acortar los DSO y conseguir la liquidez que necesitas para afrontar tus cuentas por pagar, otra alternativa puede ser el factoraje, con el cual, puedes recibir anticipadamente el pago de tus facturas o tus cuentas pendientes. Esto te ayuda a acortar los ciclos de ingreso y egreso, agilizar los días de venta o de pago, y obtener un flujo de efectivo más eficiente.
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Mejores prácticas en la gestión de cuentas por pagar
Las áreas financiera, contable y administrativa de las empresas experimentan cambios constantes. Para mantener el ritmo, se requiere un enfoque proactivo y una actualización constante. Implementar herramientas digitales que simplifiquen, analicen y automaticen el proceso de validación, registro, revisión y aprobación de facturas es fundamental para evitar fraudes, pagos indebidos y retrasos.
Exactamente, este tipo de software se centra en evitar el fraude por facturas, una modalidad de crimen en la que entidades ilegítimas envían facturas falsas a un negocio con la intención de que este pague sin revisar el emisor. Si la empresas receptora no verifica el origen de estas y paga la factura, puede ver seriamente afectado su capital de trabajo.
El primer paso para evitar esto consiste en construir una red confiable de proveedores. Las herramientas de evaluación de proveedores con tecnología KYB (Know Your Business) te permiten crear relaciones seguras antes de iniciar cualquier transacción comercial. Estas herramientas digitales de análisis de tu entorno ofrecen una solución integral que te permite validar la identidad de tus proveedores, evaluar el riesgo de cada uno y obtener información sobre su salud financiera, permitiéndote abastecer tu negocio con proveedores confiables.
Posteriormente, es necesario integrar softwares para la gestión de pagos que no solo te permitan automatizar y monitorear el proceso, sino que también te brinden una visión clara sobre tus compras y ventas en todo momento. De esta forma, ahorras tiempo, actualizas datos en tiempo real y podrías analizar mejor la información, ya que tendrías acceso a los indicadores principales de forma rápida y visual.
Incluir indicadores clave de rendimiento (KPIs) en tu tablero diario te permitirá dar un seguimiento rápido, tomar acciones oportunas, además de obtener información valiosa para el siguiente abastecimiento y mejorar la toma de decisiones financieras en tu Pyme.
Cómo gestionar los tiempos de pago y mejorar la liquidez
Aprovechar los descuentos por pronto pago a proveedores es una estrategia clave para optimizar el flujo de caja. Esta práctica no solo agiliza los procesos de pago, sino que también te permite negociar mejores precios y condiciones con tus proveedores. La digitalización de las facturas y el uso de plataformas en línea para el procesamiento de pagos también aceleran significativamente los tiempos de transacción.
Aunado a esto, la consolidación de deudas, la reestructuración de los términos de pago y la negociación con los proveedores más importantes pueden liberar recursos financieros atrapados en términos de pago ineficientes. Esto mejora la liquidez general de la empresa y te permite destinar esos recursos a otras áreas estratégicas.
Según datos recientes de PYMNTS, aproximadamente el 81% de las empresas notaron un incremento en pagos retrasados durante 2023. Lo cual afecta directamente su liquidez y capacidad para aprovechar oportunidades estratégicas. Por eso, contar con un ecosistema que te permita visualizar, financiar, adelantar cobros, posponer pagos y manejar tu dinero es esencial para optimizar el flujo de caja. Este tipo de ecosistema te ayuda a:
- Disminuir errores y mejorar las proyecciones
- Tomar decisiones estratégicas con base en datos precisos
- Aprovechar oportunidades de crecimiento
Al implementar estrategias para optimizar el flujo de caja, puedes mejorar la salud financiera de tu empresa y aumentar su rentabilidad. Para tener todo en una sola herramienta gratuita y asesoría personalizada entra a Xepelin, solicita una demo y descubre cómo podemos ayudarte a optimizar tu gestión de pagos.
Impacto del manejo eficiente de cuentas por pagar en la salud financiera
Un informe de la OECD revela que las empresas que implementan prácticas avanzadas en este ámbito experimentan un crecimiento del 18% en su rentabilidad. Debido a su capacidad para capitalizar oportunidades estratégicas, mantener relaciones sólidas con proveedores y mitigar riesgos financieros que a largo plazo se convierten en resultados tangibles de una gestión eficiente.
Con las estrategias mencionadas anteriormente, tu empresa podría lograr lo siguiente:
- Optimizar la distribución de fondos, asegurando que cada centavo gastado contribuya al crecimiento y a la eficiencia operativa.
- Mayor productividad, reduciendo los tiempos necesarios para procesar facturas, pero aumentando la cantidad de cuentas procesadas en el mismo tiempo.
- Diferenciar fácilmente los pagos a corto y largo plazo, permitiendo una planificación financiera más precisa y estratégica, y llegando a proyecciones de flujo de efectivo más precisas.
- Registrar puntualmente los pasivos circulantes, mejorando la precisión en la contabilidad y la confianza en los informes financieros.
- Aumentar la transparencia de datos ante stakeholders, fortaleciendo la confianza y las relaciones con inversores, accionistas y proveedores.
- Mejorar la liquidez de la empresa para cumplir con obligaciones a corto plazo, lo cual es crucial para mantener la operatividad y la solidez en el mercado. De hecho, el 91% de las empresas que automatizan sus cuentas perciben mejoras inmediatas en su flujo de efectivo.
- Encontrar un equilibrio óptimo entre deuda y capacidad de pago, evitando el sobreendeudamiento y manteniendo la solvencia de la empresa.
El manejo de cuentas por pagar debe ser una estrategia bien estructurada que impacte cada aspecto de la operación y las actividades contables, administrativas y financieras de la empresa. No se trata solo de pagar a tiempo, sino de hacerlo de manera inteligente, aprovechando al máximo cada oportunidad para fortalecer la posición financiera de la empresa.
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