La realidad en el día a día de una empresa es que no todos los gastos son lo suficientemente grandes como para justificar un proceso de aprobación detallado y que la naturaleza urgente o imprevista de muchos de ellos es también incompatible con una aprobación prolongada.
Por esto, siempre es buena idea contar con una caja chica bien administrada que sirva para afrontar y gestionar estos gastos que, aunque pequeños, deben ser manejados estratégicamente para un control financiero óptimo.
¿Qué es la caja chica y cómo debes manejarla? Aquí respondemos a estas y otras cuestiones de la caja chica para que así logres administrarla exitosamente.
Caja chica: ¿Qué es?
La caja chica (o caja menor) se puede definir como una pequeña cantidad física de efectivo que se encuentra disponible para afrontar gastos menores e imprevistos del día a día de tu empresa de forma rápida, conveniente y suficiente, sin tener que someterlos a aprobación extensa y sin tener que utilizar un cheque o tarjeta.
Es importante mencionar que no se trata de una reserva de efectivo de libre disposición que puede ser aprovechada para lo que sea, sino de un pequeño fondo cuyo propósito es simplificar el pago de ciertos compromisos pequeños, urgentes y necesarios, pero bajo cierto grado de control (como límites definidos) y un registro apropiado.
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Diferencia entre caja chica y fondo fijo
Aunque cumplen objetivos relativamente similares, cubrir ciertos gastos pequeños de forma rápida y conveniente, y muchas veces son términos utilizados de forma indistinta, los conceptos de caja chica y fondo fijo difieren en el tipo exacto de gastos para los cuales están destinados.
Mientras que la caja chica se suele utilizar exclusivamente para cubrir gastos imprevistos con efectivo, un fondo fijo se aprovecha para afrontar gastos pequeños, pero recurrentes y planificados, como el pago de servicios, el abastecimiento continuo de suministros de oficina, etc.
Entender esta diferencia es clave para manejar a cada uno con un enfoque claro y organizado, evitando que los recursos destinados específicamente para uno sean utilizados en otro y manteniendo un control detallado y específico sobre gastos.
¿Por qué es tan importante la caja chica y su gestión adecuada?
Fijar y administrar una caja chica en tu empresa es vital para realizar pagos cotidianos sin fricción, así como para mantener un registro y control de gastos pequeños que, de otra forma, pueden pasar desapercibidos fácilmente, drenando liquidez de manera desorganizada y sin límites.
Sin caja chica, es más probable que tu empresa enfrente cuellos de botella en su día a día, y sin una gestión apropiada de esta reserva, el riesgo de que los fondos sean utilizados de forma ineficiente y descontrolada (y hasta fraudulenta) se vuelve mucho mayor, puesto que no habría forma de controlar su uso.
Tipos de gastos que suelen ser pagados con caja chica
En la práctica, la caja chica es comúnmente utilizada para cubrir gastos como estos:
- Suministros de oficina no contemplados en presupuestos originales.
- Refrigerios y bebidas necesarios, pero agotados inesperadamente o imprevistos debido a la visita de un cliente, socio, etc.
- Transporte para el desempeño de ciertas actividades.
- Mensajería de documentos o insumos críticos.
- Reparaciones menores en equipos de trabajo, fábricas u oficinas.
- Algunos gastos de viaje, como propinas, movilidad, alimentos, entretenimiento y demás.
- Otros gastos pequeños, pero necesarios e imprevistos, como aquellos relacionados con productos de limpieza, reposición de materiales de primeros auxilios, etc.
Guía para una buena administración de la caja chica
Con una idea más sólida de lo que la caja chica es, de su propósito y de por qué es importante, ahora puedes enfocarte en administrarla adecuadamente. ¿Cómo? Estas guías pueden ser de ayuda:
Asigna a un responsable de su administración
Aunque el punto de una caja chica es agilizar la realización de ciertos pagos omitiendo un proceso de aprobación extenso, establecer a un responsable de aprobaciones rápidas es recomendable para evitar gastos innecesarios.
Idealmente, este mismo responsable deberá encargarse también de otras tareas de registro, conciliación, etc., todo con el fin de asegurar un buen uso, evitar fraudes, facilitar el rastreo de problemas y, por supuesto, crear un sentido de responsabilidad en torno a la administración de esta reserva.
Fija un límite claro
Los gastos aparentemente insignificantes que la caja chica debe cubrir pueden apilarse rápidamente si no respetan una guía clara, así que es aconsejable limitar esta reserva de forma diaria, semanal o mensual y presupuestarla estratégicamente.
Lo cierto es que los gastos imprevistos y de menor magnitud de tu empresa pueden cambiar de valor con el tiempo, así que no temas ajustar el límite según las necesidades de tu negocio.
Crea una política de gasto y rendición de cuentas en torno a tu caja chica
¿Para qué gastos se puede utilizar la caja chica? ¿Cada cuándo se debe monitorear y conciliar? ¿Hasta qué límite un gasto puede ser considerado como de caja chica? ¿Qué proceso se debe seguir para la declaración de gastos? Estas y otras cuestiones deben ser aclaradas en una política escrita para orientar cada decisión y proceso relacionado con la caja chica.
Documenta los gastos de caja chica
Al concentrar pagos exclusivamente realizados en efectivo, es muy sencillo perder de vista los gastos de caja chica, aumentando el riesgo de que estos se salgan de control. Por ello, es buena idea documentarlos con reportes periódicos y solicitando recibos por cada compra realizada con este fondo.
Monitorea y analiza la reserva y su uso con cierta periodicidad
El monitoreo y conciliación frecuente de la caja chica te brinda información vital para saber si esta está siendo manejada de forma óptima, evitando gastos innecesarios y posibles usos indebidos.
No permitas que la caja chica quede vacía
Nunca se sabe para qué situaciones podría ser útil una reserva de caja chica, así que trata de mantenerla siempre con algo de efectivo disponible. Si para ello necesitas superar el límite establecido previamente, no hay problema, solo considera ajustar tu límite a futuro o tomar medidas para reducir gastos innecesarios.
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Preguntas frecuentes sobre la gestión de caja chica
¿Cuál es el límite o monto máximo ideal de una caja chica?
El mejor límite a fijar depende de la magnitud que los gastos inesperados periódicos tengan en tu empresa o en algunos de sus departamentos específicos. Pero, como referencia, muchos fondos de caja chica se encuentran entre los $50 y $500 dólares, un rango que suele ser suficiente para cubrir imprevistos pequeños.
¿Quién debe ser el encargado de la caja chica?
Idealmente, debe ser un miembro que trabaje de cerca o dentro del área de contabilidad para que este tenga una visión completa de las finanzas de tu empresa y pueda tomar decisiones estratégicas sobre el gasto de caja chica y su administración.
¿Qué es el recibo de caja chica y cuál es su fin?
Los recibos de caja chica son documentos internos que sirven para simplificar la rendición de cuentas y justificar gastos con descripciones detalladas sobre compras. Estos le ayudan al responsable de la caja chica a conciliar cada gasto adecuadamente y justificarlo frente a otros.
Incluyen información como el monto de un gasto, quién lo realizó, hacia quién se realizó y el bien o servicio adquirido.
¿Qué se puede pagar con una caja chica?
Aquello en lo que se puede gastar el dinero de una caja chica depende del tipo de gastos pequeños e imprevistos que afronte tu empresa día a día; los ejemplos anteriores pueden ser un buen punto de referencia, pero hay otros gastos cotidianos que podrían ser cubiertos con este fondo.
Contar con un fondo de caja chica bien administrado le permitirá a tu empresa liberar una porción estratégica de capital, evitando gastos innecesarios, y minimizar interrupciones en sus operaciones, y toda la información anterior te ayudará a lograrlo.
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