La gestión de cuentas por cobrar es un área propensa a una gran cantidad de problemas, desde errores de facturación e inconsistencias de conciliación, hasta retrasos en pagos y disputas.
¿Cuál es la mejor solución para estas situaciones? Es mucho lo que las buenas prácticas en el manejo de cobros pueden lograr, pero todo este proceso puede ser mucho más rápido y sencillo apoyando a tu empresa con el software de cobranza adecuado.
Pero, dar el paso hacia la cobranza digitalizada no es fácil, y la realidad es que la falta de conocimiento sobre lo que un software de cobros puede lograr provoca que la implementación de esta tecnología tan esencial tome más tiempo del necesario.
Pensando en esto, y con el fin de impulsar a tu empresa a adoptar las herramientas digitales que podría requerir para crecer, en este artículo te brindamos todo lo que debes saber sobre los software de cobranza: qué son, qué pueden hacer y qué tienes que considerar para elegir el mejor.
¿Qué es un software de cobranza?
En el sentido más básico, un software de cobranza se puede definir como una herramienta digital diseñada para brindar mayor eficiencia, efectividad, organización y velocidad al proceso de gestión de cuentas por cobrar y todo lo que este engloba.
Esto, a través de distintas funcionalidades de automatización de tareas, centralización y ordenamiento de datos y, por supuesto, digitalización de documentos como facturas y reportes de cobranza.
Esta clase de herramientas suelen encontrarse disponibles tanto en formato descargable, como en la nube y, aunque no cubren tantas áreas de gestión como un ERP más completo, sí ofrecen funciones especializadas de cobranza que un sistema más amplio puede no brindar.
Funciones clave que un software de cobranza puede desempeñar
Queda claro lo que un software de cobranza intenta lograr a nivel general, pero, específicamente, ¿Qué puede hacer para cumplir con su propósito? Estas son algunas de las funciones más comunes que las herramientas de esta clase suelen poseer:
- Centralizar facturas pendientes de cobro y cobradas en un solo espacio digital para facilitar su monitoreo.
- Generar alertas automáticas en caso de disputas, errores u otra clase de eventos.
- Organizar cuentas cobradas y por cobrar de acuerdo con los filtros y parámetros introducidos (por tipo de cliente, periodo de pago, etc.).
- Automatizar el envío de recordatorios de pago oportunos para asegurar la cobranza de cada cuenta.
- Asistir en el proceso de conciliación de facturas, ya sea con mayor visibilidad o automatización total de la tarea.
- Integración con otros sistemas para compartir información y así brindar una perspectiva financiera completa.
- Crear reportes personalizados, según los datos requeridos.
- Segmentar la cartera de clientes de acuerdo con sus preferencias y patrones de conducta, todo con el fin de crear un proceso de cobranza más efectivo para cada grupo.
- Brindar datos en tiempo real sobre cobros.
- Facilitar la comunicación con clientes en distintos canales, según sus preferencias y perfil.
- Emitir facturas, en algunos casos.
Beneficios de implementar un software de cobranza en tu empresa
Por medio de estas funcionalidades, un software le trae a tu empresa beneficios como estos:
- Mayor control y visibilidad sobre cuentas por cobrar para reducir el número de facturas no cobradas que pasan desapercibidas.
- Datos reales sobre el desempeño del área de cobranza que pueden servir para entender aspectos en los que se necesitan aplicar mejoras.
- Ahorros de tiempo en procesos como la conciliación, envío de recordatorios, creación de reportes y más.
- Menores costos a largo plazo gracias a mayor productividad y capacidad para procesar una cantidad creciente de cuentas, pero sin un gasto mucho mayor en costos laborales.
- Cartera vencida reducida debido a recordatorios automatizados y visibilidad oportuna de factoras prontas a vencer.
- Mayor flujo de liquidez como producto de cobranzas más eficientes y efectivas.
- Menos errores y olvidos, como recordatorios no enviados a tiempo, facturas enviadas a la persona incorrecta, conciliaciones faltantes, etc.
Impacto real de un software de este tipo en tu empresa
Aunque existen software de cobros gratuitos, muchos otros requieren de una inversión, así que, incluso conociendo los beneficios anteriores, siempre es válido preguntarse: ¿Cómo es que estas herramientas pueden generar valor a cambio de su costo?
La realidad es que las ventajas mencionadas no son solo teóricas, sino que ya hay muchos reportes e informes que demuestran el impacto positivo directo en la velocidad, efectividad y eficiencia del proceso de cobro que un software de cobranza puede generar..
Por ejemplo, en materia de velocidad, se estima que la automatización que un software de cobranza brinda tiene el potencial para reducir hasta en un 67% los tiempos de cobro de cada factura.
En cuanto a efectividad, los software de cobranza son capaces de reducir hasta en un 90% los errores de facturación y cobro, como registros equivocados, inconsistencias de conciliación y pérdidas de facturas, a través de la extracción automática de datos.
Finalmente, esta misma automatización lleva a una mayor eficiencia en costos, y el 91% de las empresas que ya han adoptado algún tipo de software de cobros perciben mejoras inmediatas en su flujo de efectivo y en su capacidad de ahorro. Esto es, tanto por la aceleración de su ciclo de cobro, como por la reducción en costos laborales y de tiempo que trae consigo la automatización.
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¿Por qué podría necesitar un software de cobranza? Señales de que su adopción sería buena idea
No hay duda alguna del impacto que un software de cobranza es capaz de generar, pero, ¿cómo saber si realmente lo necesitas? Responder a esta pregunta es clave, ya que lo cierto es que una implementación innecesaria puede traer más complicaciones que beneficios y es posible que las prioridades de tu empresa, simplemente, estén en otra área en distintos momentos.
Para ayudarte a determinar si el adquirir un software de cobros se ha convertido en una necesidad para tu empresa, estas señales suelen indicarlo:
- Tu empresa no cuenta con el flujo de efectivo que necesita debido a facturas en mora o no cobradas a tiempo.
- Tu equipo está saturado con una gran cantidad de cuentas por cobrar que debe procesar y la expansión del área resulta demasiado costosa.
- Los errores y olvidos son comunes en el área de cobranza o están comenzando a tener un impacto en la efectividad del proceso.
- Distintos clientes se han quejado de una mala comunicación, facturación lenta, u otra clase de problemas.
- No puedes tomar decisiones informadas sobre las áreas en las que debes invertir para mejorar tu proceso de cobro, puesto que no hay datos fiables disponibles para respaldarlas o estos son difíciles de acceder.
La mejor decisión de cuándo es el momento de invertir en cobranza digitalizada y automatizada depende completamente de tu criterio, pero estas señales podrían indicar que cualquier posible complicación que pueda surgir de este proceso podría ser menor en comparación con el impacto de estos problemas.
Ejemplos de software de cobranza
Si, gracias a esta información, decides que un software de cobros es lo que tu empresa necesita en este momento, son muchas las alternativas a tu disposición. Pero, para ayudarte a empezar a buscar la mejor opción, a continuación encontrarás 3 ejemplos populares en la actualidad:
Xepelin
Xepelin brinda automatización, digitalización y centralización de las cuentas por cobrar a través de un software de cobro gratuito, 100% en la nube, que permite visualizar, en tiempo real, cada cambio en las facturas pendiente de cobro, así como asistir en su recolección con envíos automáticos de recordatorios de pago y brindar apoyo en su conciliación.
Dentro de una misma plataforma, y sin costo extra, la herramienta ofrece funcionalidades de gestión de pagos, como la realización de pagos masivos, al igual que financiamiento por medio del factoring y el confirming.
Debitia
Debitia es una plataforma de cobranza equipada con funciones como envío de recordatorios o facturas, monitoreo de tareas del equipo de cobros, generación de reportes, y comunicación integrada y centralizada a través de canales de WhatsApp, correo electrónico y SMS.
Igualmente, facilita la creación y segmentación de estrategias según el perfil de cada cliente y permite organizar cuentas pendientes conforme a nivel de deuda, mora, estado de gestión y límites de crédito.
PorCobrar
PorCobrar es un software especializado en cobranza creado por Yaydoo que, entre otras cosas, permite la programación de recordatorios vía SMS o email y cuenta con conciliación automática y un portal de autoservicio que le permite a clientes manejar su información de pago y deudas, y hasta domiciliar su pago para cargos recurrentes.
Adicionalmente, se integra con ERP populares para el intercambio de información en tiempo real.
¿Cómo elegir la herramienta de cobros adecuada?
Estas 3 opciones son solo una porción de la cantidad de plataformas de cobro que existen en el mercado actual, así que la realidad es que encontrar la mejor opción no es sencillo. Sin embargo, puedes llegar a una decisión satisfactoria para tu empresa basándote en estos 5 criterios:
Funcionalidad: Dependiendo de los retos particulares que enfrenta tu empresa en el área de cobranza, las funciones específicas de un software pueden ser más útiles que otras. Además, contratar un software con demasiados usos que no aprovecharás posiblemente elevará tus costos.
Costo: ¿Cuánto estás dispuesto a gastar por una herramienta de este tipo? El pago de la gran mayoría de plataformas se realiza de forma mensual, así que necesitas pensar si su costo justifica su valor y si este no afectará tu liquidez.
Integración: Si ya cuentas con un ERP, CRM u otra herramienta, es buena idea que tu software de cobranza sea capaz de integrarse con ellos para darte información más completa sobre tu negocio.
Escalabilidad: A medida que tu empresa crezca, enfrentará una mayor carga en el área de cuentas por cobrar y la herramienta que elijas debe adaptarse fácilmente a estos cambios.
Facilidad de uso: Mientras más fácil de usar sea una plataforma, más rápidamente podrás comenzar a ponerla en uso y explotar sus funciones.
Acceso a soporte técnico: Incluso con una interfaz sencilla de utilizar, toda herramienta trae consigo una curva de aprendizaje, por lo que siempre es conveniente que su proveedor brinde soporte técnico cuando sea necesario.
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Conociendo a fondo lo que un software de cobranza puede hacer y lo que debes considerar para elegir el mejor para tu negocio, ahora puedes llegar a la mejor decisión posible y en menos tiempo, teniendo seguridad total de que tu elección desbloqueará los beneficios de precisión, eficiencia y velocidad bajos los tu área de cuentas por cobrar debería operar.
No olvides que, además de aportar funcionalidad, datos en tiempo real y automatización en tu proceso de cobranza, Xepelin puede brindarte también gestión de tus cuentas por pagar, sin costo y en un mismo lugar.
Entonces, si lo que necesitas es una herramienta fácil de usar y que cubra todas tus necesidades de manera accesible, el software de cobros y pagos de Xepelin puede ser la mejor elección para ti y tu empresa.
Lo único que necesitas hacer para comenzar a experimentar los beneficios de esta plataforma, es registrarte de forma gratuita.
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