Por el hecho de ofrecer crédito a clientes, tu empresa estará expuesta al riesgo de afrontar deuda incobrable que resulta difícil, o imposible, de recuperar.
Aunque vale la pena aceptar este riesgo con tal de recibir los beneficios comerciales de ofrecer crédito (como más ventas, mejores relaciones con clientes, entre otros), se trata de una amenaza con el potencial para causar grandes estragos en tu negocio.
Por lo tanto, siempre es buena idea que te prepares entendiendo a fondo lo que este riesgo representa, lo que lo origina y lo que puedes hacer para gestionarlo adecuadamente.
Esto y más te lo compartimos en este artículo, todo con el fin de que protejas a tu empresa contra la deuda incobrable y así esta pueda crecer de forma rentable y sin inconvenientes.
¿Qué es la deuda incobrable?
El concepto de deuda incobrable se define como aquellas cuentas por cobrar con poca o nula probabilidad de ser recuperadas, por lo que son consideradas como un gasto en un sentido contable.
La deuda incobrable es un riesgo inevitable que tu empresa asume al momento de decidir ofrecer crédito a clientes debido a todos los factores y variables que pueden influir en la capacidad, o voluntad, de tus clientes por pagar sus deudas.
Sin embargo, también es un riesgo que se puede mitigar con buenas prácticas de gestión de crédito y estrategias adecuadas de cobranza.
El impacto de deudas incobrables
Por sí sola, la deuda incobrable representa un gasto y no una pérdida inmediata; de hecho, cierto porcentaje de ella es algo esperado y no es una señal de alarma.
No obstante, no tomar medidas suficientes para mantenerla bajo niveles aceptables puede hacer que esta se salga de control y tenga efectos negativos como reducciones sobre rentabilidad (debido al incremento de gastos) y flujo de efectivo (por la disponibilidad reducida de capital operativo).
Derivados de estos problemas financieros, un exceso de deuda incobrable puede generar retos adicionales, como fallas operacionales causadas por falta de recursos, dificultad para acceder a financiamiento debido a ingresos inestables y relaciones tensas con proveedores en consecuencia de la incapacidad para pagarles a tiempo.
En conjunto, estas dificultades aumentan la probabilidad de que tu empresa entre en un estado de insolvencia.
Causas principales de la deuda incobrable
El primer paso para mitigar la deuda incobrable es saber de dónde proviene. Esto con el fin de tomar medidas que reduzcan sus probabilidades de materialización desde la raíz.
Estas son algunas de las causas que mayor influencia tienen en la creación de deuda incobrable: insolvencia, fraude y disputas sobre el valor de una factura.
Insolvencia: ya sea por los problemas financieros individuales de un cliente o cambios económicos generalizados de una industria o región, la simple falta de posibilidades para pagar una deuda es una de las causas más comunes de deuda incobrable.
Disputas: si tu empresa y un cliente particular no llegan a un acuerdo sobre el monto insoluto de una deuda, es posible que llegue un punto en el que invertir recursos legales en recuperarla sea más costoso que dejarla ir, generando deuda incobrable.
Fraude: las deudas de este tipo pueden surgir de entidades fraudulentas que utilizan engaños o información falsa para conseguir bienes, servicios o dinero sin la intención de devolverlo. Aunque menos frecuente, es una razón importante detrás de deudas imposibles de recuperar.
Te podría interesar: ¿Por qué evaluar a clientes y proveedores para asegurar la solidez de tu negocio?
¿Qué criterios utilizar para definir una deuda como incobrable?
Ahora bien, aunque el concepto general de deuda incobrable es universal, aquello que lo define de forma individual en cada empresa puede variar. Por ejemplo: en ciertas industrias, plazos de pago de más de 90 días pueden ser el estándar, pero en otras, una factura no pagada antes de 60 días podría ser considerada como incobrable.
¿Qué debes considerar para llegar a una definición individual que haga sentido con tu empresa y sector comercial? Estos criterios te pueden servir como referencia:
- Periodo de atraso o antigüedad de la deuda: dependiendo de los estándares de tu industria, puedes considerar como irrecuperable la deuda que exceda cierto número de días después de su fecha de vencimiento.
- Número de esfuerzos de cobro fallidos: en caso de que no recibas respuesta después de cierto número de recordatorios de pago, mensajes y advertencias, podrías considerar una deuda como incobrable.
- Situación financiera del deudor: si los indicadores financieros de un cliente llegan a cierto límite crítico que revela que no podría manejar sus obligaciones, es probable que esta deuda esté perdida.
- Costo de recolección: cuando llega un punto en el que el esfuerzo, tiempo y dinero que implicaría recuperar una deuda supera la deuda misma, esta podría ser vista como irrecuperable.
- Negativa de pago: una declaración explícita de que un cliente no puede o quiere pagar una factura es un indicador claro de deuda incobrable en muchos casos.
¿Cómo medir la magnitud de un problema de deuda incobrable?
Queda claro que la deuda incobrable es un riesgo operativo que no se puede eludir y que hay cierto momento en el que se convierte en un problema potencial. Pero, entonces, ¿cómo saber cuándo es que esta se ha vuelto una prioridad crítica de gestión?
Hay 3 indicadores que podrían brindarte una idea clara de la magnitud del problema y el nivel de riesgo que representa para tu organización: el ratio de deuda incobrable, el porcentaje de cuentas de riesgo y la tasa de mora.
Tasa de deuda incobrable
Este indicador te dice, de forma simple y rápida, qué porcentaje de tus cuentas por cobrar es irrecuperable para que entiendas qué tan grave es un problema de este tipo en tu empresa. Su fórmula es esta:
Tasa de deuda incobrable = (Valor de deuda incobrable/Valor de cuentas por cobrar) X 100
Los valores ideales de este indicador deben ser tan mínimos como sea posible.
Tasa de mora
Si estás en riesgo de que algunas cuentas actuales se conviertan en incobrables a futuro, esta es una métrica relevante, pues te dirá qué porcentaje de tus facturas pendientes de cobro están atrasadas para darte una idea de que tanto riesgo existe de que se vuelvan un problema y así tomes las medidas para arreglarlo.
Estas es la fórmula para calcularla:
Tasa de mora = (Valor de cobros vencido/Valor total de cobros) X 100
Nuevamente, un valor más pequeño es mejor.
Porcentaje de cuentas de riesgo
Para tener una noción mucho más profunda del riesgo crediticio al que está expuesta tu empresa, puedes usar este indicador para cuantificar el porcentaje de cuentas incobrables en potencia a partir del riesgo de tu cartera de clientes.
Esta fórmula te ayudará a calcularlo:
% de cuentas de alto riesgo = (Número de cuentas de alto riesgo/Número total de cuentas) X 100
Tal y como sucede con las métricas anteriores, un porcentaje mínimo es un valor al que tienes que apuntar estratégicamente.
Relacionado: ¿Cómo vender a crédito de manera más segura para tu negocio?
¿Se puede recuperar la deuda incobrable?
A pesar de que la deuda incobrable es, por definición, considerada como un gasto, hay ciertos casos selectos en los que una deuda de este tipo se podría, en teoría, recuperar. Por ejemplo, si un deudor firma un acuerdo legal para pagar en cierto tiempo o si este se declara en bancarrota y sus activos se liquidan para cubrir sus deudas.
Sin embargo, si una deuda entra en la clasificación de incobrable bajo los criterios de tu negocio, lo mejor es considerarla como tal desde un inicio, incluso si existe una pequeña probabilidad de que se pueda recuperar.
¿Por qué razón? Su recuperación dista mucho de ser una garantía y, por motivos de precisión en los registros financieros, hace más sentido considerarla como un gasto y así evitar elevar erróneamente proyecciones de ingresos o rentabilidad.
¿Cómo mantener al mínimo la deuda incobrable?
La buena noticia es que es mucho lo que está en tus manos para mantener bajo control a la deuda incobrable.
Por supuesto, no puedes afectar los factores macroeconómicos que facilitan la insolvencia de clientes, ni la incidencia de fraude a la que está expuesta tu empresa, y tampoco puede eliminar por completo los pequeños errores que llevan a disputas.
Pero, sí puedes reducir la probabilidad de que te afecten siguiendo estas buenas prácticas:
- Desarrolla un sistema robusto de gestión de crédito, con requisitos mínimos de otorgamiento, políticas claras, límites en cuanto a montos y plazos y un proceso de due diligence que te ayude a otorgar crédito solo a clientes con suficiente estabilidad e historial crediticio.
- Toma en serio el fraude en tu empresa y desarrolla las políticas, controles y capacitaciones que le ayudarán a cada miembro de tu equipo a identificar, reportar y evitar fraudes comunes.
- Automatiza y digitaliza la gestión de cobros para asegurar el envío de recordatorios de pago oportunos que eviten retrasos, centralizar facturas con el fin de facilitar el monitoreo de cobros y la detección de riesgos y, en general, tener mayor información sobre las cuentas en mora que necesitan atención y el estado de eficiencia de la cobranza de tu empresa.
Herramientas digitales que te ayudarán a reducir la deuda incobrable de tu empresa
Lo cierto es que seguir estas buenas prácticas es algo más fácil de decir que de poner en marcha, así que no olvides que cuentas con el apoyo de aliados como Xepelin para facilitar la ejecución de un buen proceso de gestión de crédito por medio de estas dos herramientas:
- Un sistema de análisis de riesgos que te brinda reportes financieros y comerciales completos de clientes actuales y prospectos para ayudarte a llegar a una decisión segura sobre si ofrecerles crédito es buena idea.
- Una plataforma gratuita de gestión de cuentas por cobrar que te aporta visibilidad total sobre facturas pendientes de cobro y su estado actual en tiempo real, además de que te ayuda a automatizar el proceso con una función de envío oportuno de recordatorios.
Xepelin también tiene para tu empresa financiamiento de facturas que te permitirá reducir tus ciclos de cobro y otras soluciones de tecnología listas para ayudarte a tomar el control total de otros procesos de gestión financiera de tu negocio, y lo único que tienes que hacer para explorar opciones es crear una cuenta en Xepelin.
Xepelin cuida tu negocio con una herramienta que evalúa clientes y proveedores en minutos. Gracias a los modelos de inteligencia de datos puedes prevenir fraudes y conocer anticipadamente la exposición al riesgo, asegurando la continuidad de tus operaciones.
