La eficiencia de la gestión de inventario en tu empresa influye directamente sobre el estado de salud de su flujo de efectivo, por lo que resulta crucial para el bienestar de tu negocio el medirla y monitorearla constantemente para conocer si esta se encuentra en un nivel óptimo o si debe ser mejorada.
¿Cómo hacer esto? Hay una gran cantidad de KPIs que pueden servirte, pero, para un análisis rápido e integral, en este artículo te brindamos 9 de los más relevantes, cómo calcularlos y qué hacer para interpretarlos correctamente y aprovechar al máximo la información que te brindan.
Rotación de inventarios
¿Estás invirtiendo en el stock adecuado y suficiente? ¿Te estás abasteciendo a tiempo? Todas estas preguntas son importantes para medir la eficiencia en la gestión de inventario de tu empresa y, para tener una idea general sobre la respuesta a ellas, la tasa de rotación de inventarios es un KPI de valor.
Esta métrica te indicará las veces durante un periodo de tiempo (un año, mes, semestre, etc.) en la que tu empresa vendió y reemplazó su stock, demostrando así qué tan efectiva es cubriendo la demanda y reabasteciéndose para volver a hacerlo repetidamente.
Para calcularla, esta es la fórmula a seguir:
Rotación de inventarios = Costos de bienes vendidos/Valor promedio de inventario
Lo mejor es una tasa de rotación mayor, pues esto indica eficiencia para generar ganancias continuas a partir del stock de tu negocio, aunque un número demasiado alto podría señalar un mayor riesgo de stockouts (faltas de existencias) debido a un flujo demasiado rápido de mercancías.
Por el contrario, una tasa baja puede indicar algún cuello de botella que impide que tu empresa movilice mercancías al ritmo ideal y que podría tener que ser investigado. Como ejemplo: una distorsión entre tu oferta y la demanda, un periodo lento, estrategias de ventas inefectivas, proveedores con tiempos de entrega demasiado largos, etc.
Días de inventario promedio
La tasa de rotación es un KPI general muy útil para medir velocidad y eficiencia en la movilización de stock, pero para complementar la perspectiva que aporta, también puedes calcular los días de inventario promedio.
Este indicador te mostrará, de forma más granular y específica, los días que tarda el inventario de tu negocio en venderse, en promedio, revelando la magnitud de problemas de rotación con más claridad, sean estos de lentitud o velocidad excesiva.
La fórmula para calcularlo es esta:
Días de inventario promedio = (Inventario promedio/Costo de bienes vendidos) X Días del periodo evaluado
De manera inversamente proporcional a la tasa de rotación de inventarios, días de inventario promedio menores son ideales, ya que indican stock que se moviliza con agilidad. Sin embargo, ningún extremo, alto o bajo, es positivo, puesto que es un síntoma de problemas para abastecer a tiempo o vender mercancías, respectivamente.
Costos de mantenimiento de inventario
Otra parte esencial de información que necesitas para medir la eficiencia (y rentabilidad) en la gestión de inventario de tu empresa es el costo que esto implica. Específicamente, necesitas entender cómo se comparan los costos de manejar las mercancías no vendidas con el valor total de tu stock, y esto lo puedes lograr calculando los costos de mantenimiento o inventory carrying costs.
A mayor detalle, este KPI revelará a qué porcentaje del valor total de tu inventario equivalen los costos de almacenar y administrar las mercancías no vendidas, y se calcula con esta fórmula:
Costos de mantenimiento de inventario = (Tenencia de inventario/Valor total de inventario) X 100
¿Qué es la tenencia de inventario? Abarca los costos de almacenamiento (renta, pago de servicios, mano de obra, seguridad, etc.), el valor de stock no vendido, los impuestos asociados con mercancías y los gastos derivados de robo o daños de un periodo particular.
El resultado será un porcentaje, el cual, idealmente, debería ser tan pequeño como sea posible, pues esto representa una mayor diferencia entre tus costos de almacenamiento y tus ventas y, por ende, mayor rentabilidad. Un porcentaje positivo suele estar entre el 15% y el 30%.
Índice de ruptura de stock
Un manejo eficiente de inventario es, parcialmente, uno con la menor cantidad posible de stockouts, es decir, eventos en los que la demanda por productos de tu empresa excede su oferta, lo cual ocasiona pérdidas de ventas.
Esta pieza de información la puedes conseguir calculando el índice de ruptura de stock o stockout rate, una métrica que muestra el porcentaje de veces en un periodo de tiempo en el que un pedido no ha podido ser satisfecho por existencias insuficientes, en comparación con el total de pedidos. Se calcula así:
Índice de ruptura de stock = (Número de pedidos no atendidos por falta de existencias/Número total de pedidos) X 100
Un resultado menor siempre es mejor, ya que esto representa una baja incidencia de situaciones en las que tu negocio no puede aprovechar la demanda con suficiente oferta. Si este es elevado, esto puede indicar varios problemas diferentes, como una red de proveedores poco confiable o proyecciones de demanda deficientes.
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Sell-through rate
La gestión eficiente también es caracterizada por bajas incidencias de overstocking o excesos de inventario, así que este es otro punto que debes monitorear. ¿Cómo? Con el sell-through rate o tasa de venta directa, el cual revela el porcentaje de artículos vendidos del total de artículos recibidos en un periodo de tiempo.
Puedes calcularlo con esta fórmula:
Sell-through rate = (Unidades vendidas/Unidades recibidas) X 100
Un resultado mayor es generalmente mejor que uno menor (entre 70% y 80%), pues esto indica que la gran mayoría del stock comprado es vendido sin complicaciones. Sin embargo, un resultado demasiado elevado puede indicar problemas de faltas de inventario y uno menor puede no ser tan negativo dependiendo de la industria.
Tasa de obsolescencia o porcentaje de stock muerto
Si descubres que estás adquiriendo mayor inventario del necesario, esto no significa que este stock no pueda ser vendido a corto o largo plazo, pero sí es posible que un porcentaje de este sea imposible de comercializar después. Para saber qué tan grande es este porcentaje, puedes calcular la tasa de obsolescencia.
Del total de tu inventario, este KPI indica qué porcentaje ya no es posible vender, por lo que debe ser considerado como una pérdida para tener registros financieros precisos sobre la liquidez de tu empresa y su estado de salud financiera.
Puedes calcularlo rápidamente con esta fórmula:
Tasa de obsolescencia = (Valor del inventario obsoleto/Valor total de inventario) X 100
Como muestra de la magnitud de un problema de obsolescencia de inventario en tu empresa, una tasa menor siempre es lo mejor, puesto que señala que tu stock sigue en demanda y que no cuentas con excesos significativos de inventario que puedan perder su valor a lo largo del tiempo por cualquier motivo.
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Precisión de proyecciones de demanda
Para prevenir problemas de excesos y faltas de existencias, las proyecciones o previsiones de demanda son claves, pero la realidad es que su efectividad depende de su precisión, así que esto es algo que necesitas medir para comprender qué tan eficiente es el manejo de inventario en tu empresa.
Esto lo puedes calcular con el KPI de precisión de pronóstico o forecast accuracy, que muestra la diferencia entre las proyecciones de demanda realizadas y la demanda real al ser calculado con esta fórmula:
Precisión de proyecciones = 1 - (Proyección - Demanda real/Demanda real) X 100
También puedes calcular este indicador sin agregar el 1 - al inicio, pero añadirlo es generalmente considerado como una buena práctica para presentar el resultado de una manera que resulte menos alarmante a primera vista al mostrar un resultado inferior a 1 en lugar de uno entre 1 y 100.
Idealmente, este KPI deberá ser tan pequeño como sea posible, ya que esto indicará proyecciones efectivas en mantener excesos y faltas de existencias al mínimo, mientras que un resultado elevado mostrará una distorsión severa.
Punto de reorden
Aunque considerado más como una referencia que como una métrica de desempeño como tal, el punto de reorden es una pieza clave de información a tener en mente en la gestión de inventarios. Indica la cantidad mínima de inventario que tu empresa puede tener antes de tener que reabastecerse, tomando en cuenta tiempos de entrega y stocks de seguridad y sin excesos de stock.
Su fórmula es esta:
Punto de reorden = (Demanda diaria X Lead times) + Stock de seguridad
Al tratarse más bien de una referencia, no existe un punto de reorden ideal, aunque este KPI puede revelar ciertos posibles problemas de excesos o faltas de inventario cuando es demasiado elevado o disminuido, respectivamente.
Tasa de merma de inventario
Finalmente, para llegar a cálculos precisos de los KPI anteriores y, en general, tener una visión realista del valor de tu inventario, necesitas comparar el total registrado con el total real que tu empresa puede vender.
Para hacerlo de forma matemática, puedes calcular la tasa de merma de inventario, la cual te dirá la diferencia porcentual entre el stock adquirido (y registrado en tu sistema) y el stock con el que verdaderamente cuentas, es decir, el porcentaje de mercancías que se ha perdido por robos, errores de registro, daños o, incluso, fraudes.
Su fórmula es esta:
Tasa de merma de inventario = ((Valor registrado - Valor real)/Valor real) X 100
El resultado final debe ser considerado para contar con registros precisos de inventario y lo ideal es que sea tan cercano a 0 como sea posible, puesto que representa el porcentaje de stock adquirido que ya no puede ser utilizado para generar ganancias.
Si el número es demasiado elevado (mayor a 2%), esto tenderá a indicar un problema de registro, robo o manejo interno deficiente de almacén, el cual debería ser investigado.
Tips para aprovechar al máximo la información que estos KPI te brindan
Para que estos KPI de gestión de inventario generen valor constante y sean aprovechados al máximo, hay 3 tips que puedes seguir:
- Compara resultados con estándares de tu industria para tener una visión realista de lo que valores bajos o altos verdaderamente son en tu contexto, pues esto puede variar dependiendo del sector.
- Calcula con cierta periodicidad para monitorear cambios a lo largo del tiempo e identificar tendencias más reveladoras, considerando que cada resultado es solo una visión estática de la realidad.
- Aplica KPI tanto de forma general como individual a grupos específicos de stock, ya que medir eficiencia general es valioso, pero distintos grupos pueden tener diferentes tasas de rotación o deficiencias de manejo.
Medir estos 9 KPI de manera constante te ayudará a tener una idea realista de la eficiencia en el manejo de inventario en tu empresa y de lo que podrías necesitar para optimizarla de acuerdo con los resultados que obtengas.
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