Para cumplir con sus metas de productividad y rentabilidad, toda empresa necesita asegurar procesos cuya producción (output) sea siempre mayor a la inversión (input) que se necesita para generarla.
¿Cómo? Eliminando las ineficiencias operativas en cada área de desempeño. Solo así, es posible mantener costos operativos al mínimo, pero sin afectar el ritmo o la calidad con la que se producen mercancías o servicios.
Lo cierto es que identificar estos obstáculos y lidiar con ellos no siempre es tan sencillo, pero aquí te ayudaremos a lograrlo con todo lo que debes saber de las ineficiencias operativas: lo que son, lo que las ocasiona, lo que provocan y lo que puedes hacer para eliminarlas por completo en tu empresa.
¿Qué es una ineficiencia operativa?
Básicamente, las ineficiencias operativas son obstáculos o problemas dentro de un proceso empresarial que resultan en un desperdicio de recursos que no genera un retorno proporcional. Este desperdicio puede ser de dinero, tiempo, esfuerzo, materiales, etc.
En la práctica, se pueden manifestar como cuellos de botella que ralentizan la productividad, errores que afectan la calidad final de un producto o servicio y gastos innecesarios que elevan costos sin razón, entre otras dificultades que complican el alcance de la meta de un proceso.
Causas comunes detrás de las ineficiencias operativas y ejemplos de sus efectos
De manera fundamental, todas las ineficiencias operativas son creadas por alguna de estas 5 causas: mala planificación y diseño de procesos, uso ineficiente de recursos, falta de tecnología, problemas de comunicación y problemas en recursos humanos. Esto es lo que cada causa representa y algunas ineficiencias operativas que se pueden atribuir a cada una:
Mala planificación y diseño de procesos
Son problemas en la creación misma de los procesos a seguir en una organización, como políticas confusas, workflows demasiado complicados y la falta de procesos claros en ciertas áreas. Provocan ineficiencias como las siguientes:
- La falta de una política de gastos que le brinde guías claras a cada ejecutivo sobre cómo usar una tarjeta corporativa.
- Un proceso de aprobación complicado que exige el visto bueno de demasiadas personas para el pago de una factura.
- La medición diferente de una misma métrica en cada departamento, lo cual dificulta la cohesión en reportes.
Uso ineficiente de recursos
Se refiere a toda causa derivada de un mal proceso de gestión de recursos, en el que unas áreas reciben más inversión de la que necesitan, mientras que otras no cuentan con los recursos necesarios para operar óptimamente. En la práctica, ocasionan ineficiencias como estas:
- Falta de personal en producción, lo cual provoca retrasos y baja productividad.
- Talleres o almacenes no utilizados que generan costos, pero no producen.
- Inversiones en inventario obsoleto o que no consigue el retorno esperado.
Falta de tecnología
Engloba causas que nacen de problemas técnicos o de la falta de infraestructura apropiada y que crean ineficiencias como las siguientes:
- Software financiero obsoleto que no puede procesar la cantidad deseada de datos.
- La realización de tareas manuales en el área de marketing que podrían ser automatizadas.
Problemas de comunicación
Abarca problemas en el flujo de datos e información entre equipos, departamentos y socios interdependientes. Como resultado, se convierten en obstáculos similares a estos:
- Entregas tardías debido a una mala comunicación de expectativas con proveedores.
- Errores en la emisión de facturas, algo que provoca problemas con clientes.
Problemas en recursos humanos
Son causas que surgen como producto de la falta de habilidades o competencias y actitudes necesarias en el equipo de trabajo, las cuales pueden estar relacionadas con habilidades concretas o estados emocionales. Por ejemplo, resultan en estas ineficiencias:
- Producción lenta debido a un equipo no capacitado para operar cierta maquinaria.
- Errores frecuentes, producto de baja motivación o sobrecarga laboral.
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¿Por qué se deben solucionar las ineficiencias operativas?
Las ineficiencias operativas deben ser superadas de alguna forma porque generan efectos graves en costos, satisfacción del cliente y otras áreas de desempeño cruciales para el éxito empresarial.
Cuando no son controladas, fácilmente se traducen en retos como estos:
- Alzas en costos que disminuyen la rentabilidad o llevan a precios elevados.
- Problemas de calidad y entregas tardías que afectan la reputación y la satisfacción de clientes.
- Productividad reducida que impide el alcance de nuevos mercados y el cumplimiento de órdenes a tiempo.
- Presiones excesivas en el personal que reducen la motivación y llevan a síntomas de burnout.
Mejores prácticas para detectar y lidiar con las ineficiencias operativas
No hay duda alguna de que gestionar estos obstáculos es importante, pero ¿cómo identificarlos en primer lugar y qué hacer para manejarlos? Aquí hay una guía de mejores prácticas que puede ser útil para lograrlo:
- Conoce los síntomas de una ineficiencia operativa (procesos lentos, errores, costos elevados) y mantente alerta a ellos.
- Mapea procesos para entenderlos a fondo y evaluar si necesitan ajustes.
- Investiga la causa raíz de las ineficiencias encontradas con un diagrama de Ishikawa o un recurso similar.
- Consigue la opinión y colaboración de los participantes de cada proceso para detectar ineficiencias ocultas y conseguir perspectivas complementarias sobre cómo arreglarlas.
- Analiza la distribución actual de recursos en busca de procesos que necesiten mayor apoyo para aumentar su capacidad y áreas con recursos no utilizados.
- Redacta procesos escritos, enfocándote en la simplicidad y en crear protocolos donde no los hay, esto evitará recaídas en procesos ineficientes.
- Establece métricas y monitorea sus fluctuaciones para detectar cuando una ineficiencia surge y así eliminarla cuanto antes.
- Invierte en tecnología de automatización para acelerar ciertas tareas y en equipo nuevo que reemplace máquinas o software obsoletos.
- Fija canales de comunicación oficiales que le permitan a cada equipo interdependiente compartir información efectivamente.
- Capacita siempre que sea posible, no solo en nuevas competencias y el uso de recursos, sino también en el seguimiento de los nuevos procesos.
- Define metas SMART que guíen decisiones y esfuerzos individuales en el día a día.
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A fin de cuentas, identificar y afrontar las ineficiencias nunca es algo fácil en la práctica, pero conociendo lo que estos obstáculos representan, lo que los genera y lo que puedes hacer para gestionarlos, la misión de evitar ineficiencias futuras y arreglar problemas actuales puede ser menos complicada.
Una de las áreas que mayores ineficiencias suele presentar en una empresa es la gestión financiera, pues está repleta de procesos manuales, software anticuado y una gran carga de trabajo. ¿La solución? Contar con un aliado como Xepelin.
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