A pesar de que los departamentos de finanzas y tesorería no son directamente responsables de gestionar el inventario de una empresa, existe un componente financiero relacionado con esta tarea que vuelve necesario el mantener cierto nivel de comunicación entre ambas áreas.
La gestión deficiente de inventario es una de las principales causas de pérdidas económicas, provocando daños que alcanzan el trillón de dólares, de manera global, en algunos sectores, como el minorista o de retail. Por esto, las áreas de finanzas de una empresa deben de trabajar en conjunto con los equipos que gestionan el inventario para generar estrategias que preserven la liquidez de una compañía sin dejar de responder a la demanda.
Entonces, ¿cómo mejorar la administración financiera del inventario? En este artículo, evaluaremos los costos que abarca el manejo de stock, analizaremos las mejores alternativas de financiamiento para su compra oportuna y proporcionaremos algunos consejos para optimizarlo de manera general.
Costos que intervienen en la administración de inventarios
Dependiendo de sus orígenes y del papel que ocupan en el proceso, los costos que intervienen en la gestión de inventarios se pueden dividir en 3 categorías: costos de pedido, transporte y recepción, costos de mantenimiento, y costos por fallas en el proceso.
Costos de pedido, transporte y recepción
Se trata de aquellos costos necesarios en el proceso de gestión para adquirir materias primas o mercancías, el precio por transportarlas, y los costos relacionados con inspeccionarlas, recibirlas y contabilizarlas. Estos incluyen:
- Servicios de internet o telefonía necesarios para enviar una orden de compra o crear un pedido
- Servicios de transporte
- Salarios de empleados necesarios para recibir e inspeccionar los productos entrantes
En general, este tipo de costos se mantienen fijos a lo largo del tiempo.
Costos de mantenimiento
Abarcan todos los gastos que se deben absorber para preservar adecuadamente las materias primas o mercancías recibidas con el fin de que estas puedan ser trabajadas o vendidas sin problemas. Incluyen costos como los siguientes:
- Almacenamiento (renta de almacenes o bodegas)
- Preservación de los materiales o productos (control de temperatura, refrigeración, electricidad, etc., según sea el caso)
- Seguros
- Depreciación natural de los activos
Dado que estos costos suelen ser proporcionales a la cantidad de inventario adquirido, problemas como el overstocking (o exceso de inventario) pueden elevarlos considerablemente.
Costos de fallas en el proceso
Se refieren a los costos que surgen involuntariamente cuando una parte del proceso es llevada a cabo de manera deficiente. Por ejemplo:
- Pérdidas de ventas o clientes debido al understocking (o inventario insuficiente)
- Inventario dañado o perdido
- Interrupción del proceso de producción
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¿Por qué solicitar financiamiento para adquirir inventario? Principales beneficios
Si tu empresa cuenta con los recursos suficientes para realizar una compra, generalmente, es buena idea utilizar el dinero acumulado. Sin embargo, sin importar que tan eficientemente administres tu negocio, la liquidez nunca es una garantía, por lo que financiar ciertas compras puede ser una gran opción para aprovechar oportunidades temporales o responder rápidamente a cambios en el mercado sin comprometer el flujo de caja.
Entro los más grandes beneficios de esta práctica, se pueden destacar 4:
- El financiamiento de inventario te permite responder a cambios de manera ágil cuando ocurran situaciones en las que la demanda del mercado fluctúa rápidamente o cuando lleguen momentos en los que tu empresa consigue nuevos clientes rápidamente.
- Es adaptable a las necesidades de tu empresa, ya que es una deuda a corto plazo, con menor interés y es aprobada con relativa facilidad gracias a que representa un menor riesgo para el proveedor de financiamiento. Entonces, puedes solicitarla siempre que la necesites.
- Te brinda acceso a descuentos por pago anticipado u otras mejores condiciones de pago, porque en lugar de tener que esperar a solventar una factura con el fin de mantener la liquidez de tu negocio, puedes hacerlo de forma inmediata.
- Permite preservar la liquidez al financiar una compra con recursos externos, postergando su pago.
¿Cómo saber qué financiamiento te conviene?
De manera general, para situaciones relacionadas con el capital de trabajo, como las adquisiciones de inventario o el inyectar liquidez en un periodo temporal de ventas reducidas, el financiamiento a corto plazo, como el factoraje inverso, suele ser la mejor opción. De hecho, en algunos casos, esta alternativa también puede ser de ayuda para otros tipos de proyectos a largo plazo en los que mantener un flujo de caja adecuado es clave para llevarlos a cabo.
¿Por qué motivo? Dado que todas las situaciones mencionadas afectan principalmente la liquidez de una empresa, es decir, sus recursos inmediatos, y suelen ocurrir repentinamente, el solicitar financiamiento ágil, menos riesgoso, menos costoso y con menores tiempos de aprobación (como es el caso del financiamiento a corto plazo) resulta una opción más conveniente que tramitar un préstamo bancario.
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¿Qué es la ley de Pareto y cómo aplicarla a la gestión de inventario?
Algunas empresas aplican la ley o principio de Pareto para optimizar la cantidad de recursos que invierten en el grupo de artículos responsables por la mayoría de ventas, en comparación con los que no generan tantas. Este teorema explica que, en un sistema, el 80% de las consecuencias son generadas por el 20% de las causas. Aplicado a la gestión de inventario, esto se traduciría en que el 80% de las ganancias de una empresa suelen ser generadas por el 20% de los productos que ofrece.
Entonces, para aplicar esta ley, primero es necesario identificar aquella minoría de productos que genera el mayor número de ventas. Para hacerlo, puedes consultar varios informes de ventas de tu empresa de distintos periodos históricos y compararlos. Una vez detectados, podrás diseñar una nueva distribución de recursos, tanto económicos, como temporales, que sea menos equitativa y se enfoque en garantizar que la inversión mayor se realice en los productos que generan mayor valor.
Por ejemplo, si descubres que una línea de artículos específica es la que genera la mayoría de las ventas en tu empresa, será necesario someterla a revisiones más rigurosas que eviten el surgimiento de pérdidas e invertir más recursos en el almacenamiento de estas mercancías para que no sean dañadas. En cambio, puedes reducir la inversión de tiempo y dinero necesaria para gestionar el resto de tu inventario, sin dejarlo completamente de lado.
De esta forma, el gasto de recursos será proporcional a la cantidad de beneficios que genera cada categoría de inventario y no correrás el riesgo de perder tiempo o dinero en artículos con menor rentabilidad, o de sufrir pérdidas por invertir menos capital en productos esenciales.
¿Cuál es el punto de pedido y cómo calcularlo?
Con el fin de realizar adquisiciones oportunas antes de quedarte sin stock, puedes calcular el punto de pedido o “reorder point”. Esta métrica se encarga de mostrar el momento preciso en el que una empresa debe abastecer nuevamente un producto para evitar perder clientes o ventas debido a la falta de inventario. La fórmula para calcularlo es la siguiente:
Punto de pedido: existencias de seguridad + (consumo medio x lead time)
Existencias de seguridad: es el inventario extra de un producto particular con el que tu empresa cuenta en caso de emergencia.
Consumo medio: representa la cantidad de ventas de un producto específico que tu empresa realiza en un periodo de tiempo determinado.
Lead time: es el tiempo promedio que tardan tus proveedores en suministrar el mismo producto, desde su solicitud, hasta su entrega.
Este cálculo arrojará la cantidad de existencias mínimas de un producto específico que puedes tener antes de tener que realizar un nuevo pedido. Al conocer esta cifra, podrás conocer el momento preciso en el que deberás reabastecer tu negocio, de acuerdo con el inventario restante.
A diferencia de otras métricas que tienen un rango ideal de valores, esta cifra simplemente es un indicador para conocer la demanda de tu empresa y así gestionar mejor el inventario.
Consejos para una gestión de inventario exitosa
¿Cómo llevar tu gestión al siguiente nivel? Para mantener tus gastos bajo control y optimizar el valor que el inventario que genera en tu empresa, puedes seguir estos consejos:
- Conoce la demanda estacional de tus productos, para adquirir solamente las compras necesarias y evitar problemas de exceso o falta de inventario. Puedes hacer esto analizando informes de ventas pasados.
- Implementa un sistema de monitoreo de datos en tiempo real que te permita acceder a información confiable y actualizada sobre existencias en todo momento.
- Define claramente las responsabilidades de cada miembro de tu equipo, así como las políticas y procedimientos que deben seguir. Esto con el propósito de mantener uniformidad, reducir errores y rastrear el origen de los problemas fácilmente.
- Establece niveles óptimos de inventario para cada producto, calculando su punto de pedido.
- Mantén una buena relación con proveedores para acceder a mayores flexibilidades y descuentos por pago anticipado o, simplemente, para evitar disrupciones en la cadena de suministro.
- Compara cifras de ventas y existencias regularmente con el fin de garantizar que la información que posees sobre tu inventario es precisa.
- Finalmente, automatiza tareas como la recolección de datos y el pago a proveedores, ya que los procesos manuales son propensos a errores, absorben una mayor cantidad de tiempo y pueden provocar retrasos en las entregas.
Recuerda que, con el fin de mejorar la gestión completa de tu empresa, es recomendable contar con un aliado digital que facilite diversos procesos administrativos y financieros en un solo lugar. Para esto, puedes registrarte en Xepelin y acceder a múltiples herramientas que simplifican las tareas cotidianas de tu negocio, como el análisis de riesgos externos, el monitoreo de datos y la automatización de cuentas por cobrar y por pagar.
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