• Blog
  • Pymes
  • Corporativos
  • Casos de éxito
  • Educación Financiera
  • Xepelin
IngresarRegístrate
Regístrate
PyMEs

¿Cómo mejorar la administración financiera de mi inventario?

6 min de lectura
Mejorar administración financiera de inventario
Susana Jiménez
Susana Jiménez
|
Corporate Account Executive
Tabla de Contenidos:
  1. Costos que intervienen en la administración de inventarios
  2. ¿Por qué solicitar financiamiento para adquirir inventario? Principales beneficios
  3. ¿Cómo saber qué financiamiento te conviene?
  4. ¿Qué es la ley de Pareto y cómo aplicarla a la gestión de inventario?
  5. ¿Cuál es el punto de pedido y cómo calcularlo?
  6. Consejos para una gestión de inventario exitosa

A pesar de que los departamentos de finanzas y tesorería no son directamente responsables de gestionar el inventario de una empresa, existe un componente financiero relacionado con esta tarea que vuelve necesario el mantener cierto nivel de comunicación entre ambas áreas.

La gestión deficiente de inventario es una de las principales causas de pérdidas económicas, provocando daños que alcanzan el trillón de dólares, de manera global, en algunos sectores, como el minorista o de retail. Por esto, las áreas de finanzas de una empresa deben de trabajar en conjunto con los equipos que gestionan el inventario para generar estrategias que preserven la liquidez de una compañía sin dejar de responder a la demanda.

Entonces, ¿cómo mejorar la administración financiera del inventario? En este artículo, evaluaremos los costos que abarca el manejo de stock, analizaremos las mejores alternativas de financiamiento para su compra oportuna y proporcionaremos algunos consejos para optimizarlo de manera general.

Costos que intervienen en la administración de inventarios

Dependiendo de sus orígenes y del papel que ocupan en el proceso, los costos que intervienen en la gestión de inventarios se pueden dividir en 3 categorías: costos de pedido, transporte y recepción, costos de mantenimiento, y costos por fallas en el proceso.

Costos de pedido, transporte y recepción

Se trata de aquellos costos necesarios en el proceso de gestión para adquirir materias primas o mercancías, el precio por transportarlas, y los costos relacionados con inspeccionarlas, recibirlas y contabilizarlas. Estos incluyen:

  • Servicios de internet o telefonía necesarios para enviar una orden de compra o crear un pedido
  • Servicios de transporte
  • Salarios de empleados necesarios para recibir e inspeccionar los productos entrantes

En general, este tipo de costos se mantienen fijos a lo largo del tiempo.

Costos de mantenimiento

Abarcan todos los gastos que se deben absorber para preservar adecuadamente las materias primas o mercancías recibidas con el fin de que estas puedan ser trabajadas o vendidas sin problemas. Incluyen costos como los siguientes:

  • Almacenamiento (renta de almacenes o bodegas)
  • Preservación de los materiales o productos (control de temperatura, refrigeración, electricidad, etc., según sea el caso)
  • Seguros
  • Depreciación natural de los activos

Dado que estos costos suelen ser proporcionales a la cantidad de inventario adquirido, problemas como el overstocking (o exceso de inventario) pueden elevarlos considerablemente.

Costos de fallas en el proceso

Se refieren a los costos que surgen involuntariamente cuando una parte del proceso es llevada a cabo de manera deficiente. Por ejemplo:

  • Pérdidas de ventas o clientes debido al understocking (o inventario insuficiente)
  • Inventario dañado o perdido
  • Interrupción del proceso de producción

Te podría interesar: Los costos indirectos y sus principales riesgos

¿Por qué solicitar financiamiento para adquirir inventario? Principales beneficios

Si tu empresa cuenta con los recursos suficientes para realizar una compra, generalmente, es buena idea utilizar el dinero acumulado. Sin embargo, sin importar que tan eficientemente administres tu negocio, la liquidez nunca es una garantía, por lo que financiar ciertas compras puede ser una gran opción para aprovechar oportunidades temporales o responder rápidamente a cambios en el mercado sin comprometer el flujo de caja.

Entro los más grandes beneficios de esta práctica, se pueden destacar 4:

  • El financiamiento de inventario te permite responder a cambios de manera ágil cuando ocurran situaciones en las que la demanda del mercado fluctúa rápidamente o cuando lleguen momentos en los que tu empresa consigue nuevos clientes rápidamente.
  • Es adaptable a las necesidades de tu empresa, ya que es una deuda a corto plazo, con menor interés y es aprobada con relativa facilidad gracias a que representa un menor riesgo para el proveedor de financiamiento. Entonces, puedes solicitarla siempre que la necesites.
  • Te brinda acceso a descuentos por pago anticipado u otras mejores condiciones de pago, porque en lugar de tener que esperar a solventar una factura con el fin de mantener la liquidez de tu negocio, puedes hacerlo de forma inmediata.
  • Permite preservar la liquidez al financiar una compra con recursos externos, postergando su pago.

¿Cómo saber qué financiamiento te conviene?

De manera general, para situaciones relacionadas con el capital de trabajo, como las adquisiciones de inventario o el inyectar liquidez en un periodo temporal de ventas reducidas, el financiamiento a corto plazo, como el factoraje inverso, suele ser la mejor opción. De hecho, en algunos casos, esta alternativa también puede ser de ayuda para otros tipos de proyectos a largo plazo en los que mantener un flujo de caja adecuado es clave para llevarlos a cabo.

¿Por qué motivo? Dado que todas las situaciones mencionadas afectan principalmente la liquidez de una empresa, es decir, sus recursos inmediatos, y suelen ocurrir repentinamente, el solicitar financiamiento ágil, menos riesgoso, menos costoso y con menores tiempos de aprobación (como es el caso del financiamiento a corto plazo) resulta una opción más conveniente que tramitar un préstamo bancario.

Relacionado: Cómo elegir entre crédito convencional o financiamiento alternativo para empresas

¿Qué es la ley de Pareto y cómo aplicarla a la gestión de inventario?

Algunas empresas aplican la ley o principio de Pareto para optimizar la cantidad de recursos que invierten en el grupo de artículos responsables por la mayoría de ventas, en comparación con los que no generan tantas. Este teorema explica que, en un sistema, el 80% de las consecuencias son generadas por el 20% de las causas. Aplicado a la gestión de inventario, esto se traduciría en que el 80% de las ganancias de una empresa suelen ser generadas por el 20% de los productos que ofrece.

Entonces, para aplicar esta ley, primero es necesario identificar aquella minoría de productos que genera el mayor número de ventas. Para hacerlo, puedes consultar varios informes de ventas de tu empresa de distintos periodos históricos y compararlos. Una vez detectados, podrás diseñar una nueva distribución de recursos, tanto económicos, como temporales, que sea menos equitativa y se enfoque en garantizar que la inversión mayor se realice en los productos que generan mayor valor.

Por ejemplo, si descubres que una línea de artículos específica es la que genera la mayoría de las ventas en tu empresa, será necesario someterla a revisiones más rigurosas que eviten el surgimiento de pérdidas e invertir más recursos en el almacenamiento de estas mercancías para que no sean dañadas. En cambio, puedes reducir la inversión de tiempo y dinero necesaria para gestionar el resto de tu inventario, sin dejarlo completamente de lado.

De esta forma, el gasto de recursos será proporcional a la cantidad de beneficios que genera cada categoría de inventario y no correrás el riesgo de perder tiempo o dinero en artículos con menor rentabilidad, o de sufrir pérdidas por invertir menos capital en productos esenciales.

¿Cuál es el punto de pedido y cómo calcularlo?

Con el fin de realizar adquisiciones oportunas antes de quedarte sin stock, puedes calcular el punto de pedido o “reorder point”. Esta métrica se encarga de mostrar el momento preciso en el que una empresa debe abastecer nuevamente un producto para evitar perder clientes o ventas debido a la falta de inventario. La fórmula para calcularlo es la siguiente:

Punto de pedido: existencias de seguridad + (consumo medio x lead time)

Existencias de seguridad: es el inventario extra de un producto particular con el que tu empresa cuenta en caso de emergencia.

Consumo medio: representa la cantidad de ventas de un producto específico que tu empresa realiza en un periodo de tiempo determinado.

Lead time: es el tiempo promedio que tardan tus proveedores en suministrar el mismo producto, desde su solicitud, hasta su entrega.

Este cálculo arrojará la cantidad de existencias mínimas de un producto específico que puedes tener antes de tener que realizar un nuevo pedido. Al conocer esta cifra, podrás conocer el momento preciso en el que deberás reabastecer tu negocio, de acuerdo con el inventario restante.

A diferencia de otras métricas que tienen un rango ideal de valores, esta cifra simplemente es un indicador para conocer la demanda de tu empresa y así gestionar mejor el inventario.

Consejos para una gestión de inventario exitosa

¿Cómo llevar tu gestión al siguiente nivel? Para mantener tus gastos bajo control y optimizar el valor que el inventario que genera en tu empresa, puedes seguir estos consejos:

  1. Conoce la demanda estacional de tus productos, para adquirir solamente las compras necesarias y evitar problemas de exceso o falta de inventario. Puedes hacer esto analizando informes de ventas pasados.
  2. Implementa un sistema de monitoreo de datos en tiempo real que te permita acceder a información confiable y actualizada sobre existencias en todo momento.
  3. Define claramente las responsabilidades de cada miembro de tu equipo, así como las políticas y procedimientos que deben seguir. Esto con el propósito de mantener uniformidad, reducir errores y rastrear el origen de los problemas fácilmente.
  4. Establece niveles óptimos de inventario para cada producto, calculando su punto de pedido.
  5. Mantén una buena relación con proveedores para acceder a mayores flexibilidades y descuentos por pago anticipado o, simplemente, para evitar disrupciones en la cadena de suministro.
  6. Compara cifras de ventas y existencias regularmente con el fin de garantizar que la información que posees sobre tu inventario es precisa.
  7. Finalmente, automatiza tareas como la recolección de datos y el pago a proveedores, ya que los procesos manuales son propensos a errores, absorben una mayor cantidad de tiempo y pueden provocar retrasos en las entregas.

Recuerda que, con el fin de mejorar la gestión completa de tu empresa, es recomendable contar con un aliado digital que facilite diversos procesos administrativos y financieros en un solo lugar. Para esto, puedes registrarte en Xepelin y acceder a múltiples herramientas que simplifican las tareas cotidianas de tu negocio, como el análisis de riesgos externos, el monitoreo de datos y la automatización de cuentas por cobrar y por pagar.


Además, Xepelin te ofrece opciones de financiamiento de facturas, como el factoraje y el confirming, para que puedas acceder a los recursos que necesitas, siempre que sea necesario.



Gestiona tus cuentas por cobrar y por pagar sin costo. Xepelin te permite centralizar tu flujo de efectivo de forma automática, eficiente y 100% digital para impulsar el éxito de tu negocio.

Crea tu Cuenta Gratis
Comparte este artículo
Comparte este artículo
ChileMéxico
Financiamiento
Adelanto de facturas
Financiamiento de pagos
Convenio para proveedores
Gestión
Gestión de cobros y pagos
Análisis de mi empresa
Gestión de mi ecosistema
Soluciones
Corporativos
Aliados
Socios Financieros
Alianzas
Portal de AsesoresNuevo
Contenido
Educación Financiera
Casos de éxito
Blog
Newsroom
¿Cómo ceder tus facturas?Nuevo
Herramientas gratuitas
Simulador de Factoring
Simulador de Crédito
Generados de órdenes de compra
Evaluación de proveedoresNuevo
Plantilla: Cálculo de nóminas
Benchmarks por industria
Indicadores financieros
Xepelin
Misión
Trabaja con nosotros
Centro de Ayuda
Términos y Condiciones
Politica de Privacidad
Tasas y ComisionesNuevo
Consultas, Denuncias y ReclamosNuevo

© 2025 Xepelin - Todos los derechos reservados.

LinkedinFacebookInstagramTwitter
Xepelin Verification Badge
Xepelin Verification Badge
Lo más compartido
¿Cómo gestionar el PTU? Reparto de utilidades 2025

Emprendedores

¿Cómo gestionar el PTU? Reparto de utilidades 2025

Cómo participar en el Hot Sale 2025 para impulsar tus ventas

PyMEs

Cómo participar en el Hot Sale 2025 para impulsar tus ventas

Declaraciones juradas: ¿Cuáles debe presentar tu empresa y cómo hacerlo?

PyMEs

Declaraciones juradas: ¿Cuáles debe presentar tu empresa y c...

Anticipo de facturas: La mejor opción para cuidar la liquidez

PyMEs

Anticipo de facturas: La mejor opción para cuidar la liquide...

7 megatendencias que cambiarán el consumo minorista en 2025

Corporativos

7 megatendencias que cambiarán el consumo minorista en 2025

También te podría interesar...
6 factores a considerar antes de tomar la decisión de otorgar crédito a un cliente y cómo utilizar esta información para encontrar plazos y montos más seguros

PyMEs

¿Qué considerar para tomar la decisión de otorgar crédito a un cliente?

28 mayo 2025

7 mejores prácticas a seguir para que tu empresa pueda ofrecer crédito a clientes de manera más segura y con menores riesgos, para así concretar mayores ventas

PyMEs

¿Cómo vender a crédito de manera más segura para tu negocio?

27 mayo 2025

Guía para presentar la declaración mensual de tu empresa de forma puntual: pasos para hacerlo, fechas límites y regímenes fiscales que tienen esta obligación.

PyMEs

¿Cómo presentar la declaración mensual de tu empresa?

26 mayo 2025