De acuerdo con McKinsey, y tan solo en los Estados Unidos, cada año ocurren pérdidas de hasta $110 billones de dólares en industrias minoristas debido a la merma de inventario, dejando en claro que este es un problema importante que toda empresa que maneje mercancías y almacenes debe controlar.
No obstante, la realidad es que este es un desafío dependiente de muchos factores y originado por causas complejas e interrelacionadas, así que tomar la decisión de afrontarlo suele ser más sencillo que ejecutarla en la práctica.
Para ayudarte a superar este reto desde su raíz, en este artículo hablaremos sobre todo lo que debes saber sobre la merma de inventario para mantenerla bajo control: desde su significado, causas y efectos, hasta cómo medirla y lo que está en tus manos para reducirla.
¿Qué es la merma de inventario?
La merma de inventario se define como la diferencia entre el inventario contabilizado y el inventario real que se puede utilizar para generar un beneficio. También es considerada como la pérdida o deterioro (tanto físico, como de valor) de las existencias producidas o almacenadas por una empresa, lo cual impide o reduce la ganancia económica generada a partir de ellas.
En toda empresa que maneje inventarios, la merma es inevitable debido a las variables que la afectan, por lo que el enfoque para manejarla debe estar en reducirla, no necesariamente eliminarla.
¿Cuáles son los tipos de merma?
A grandes rasgos, la merma se puede dividir en 2 tipos: normal o esperada, y anormal o imprevista, dependiendo de si se trata de una pérdida controlada o una merma problemática que se convierte en desperdicio. Esto es lo que cada tipo conlleva de forma más específica:
Merma normal: representa la pérdida de inventario que ocurre de manera natural por muchos factores administrativos, logísticos, etc. y cuya aparición está, parcialmente, fuera del control de una empresa, por lo que solo se puede regular, no eliminar.
Merma anormal o desperdicio: abarca pérdidas de existencias debido a circunstancias evitables que se deben eliminar. Se trata de un tipo de merma que ya cruzó los valores aceptables y se ha convertido en un problema de eficiencia operativa y rentabilidad.
¿Cómo se calcula la merma?
Lo más fundamental para controlar la merma es medirla y monitorear sus fluctuaciones. Esto se puede conseguir aplicando la siguiente fórmula:
Merma = (Inventario contabilizado - Inventario real)/Inventario contabilizado x 100
Inventario contabilizado o teórico: son las compras de inventario realizadas en un periodo de tiempo de acuerdo con registros contables iniciales.
Inventario real: son las existencias adquiridas que se poseen realmente en el mismo periodo de tiempo y que pueden venderse sin problema.
Como resultado de este cálculo, se obtiene un número que representa el porcentaje de mercancías perdidas, dañadas, etc., es decir, la merma total de inventario. Mientras menor sea este valor, esto es mejor, pues indica que el porcentaje de mercancías que no se pueden comercializar es bajo.
Por ejemplo, si en el mes de agosto una empresa tiene registradas 1,600 compras, pero solo cuenta con 1,535 unidades de mercancía, al aplicar la fórmula anterior tendría un porcentaje de merma del 4.06%.
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Margen ideal de pérdida de inventario
En general, un porcentaje de merma o pérdida de inventario de entre 1% y 2% es considerado como algo aceptable, aunque un número tan cercano a 0 como sea posible siempre es mejor.
Sin embargo, el número ideal de pérdidas varía dependiendo de cada industria y del tamaño de una compañía, pues hay sectores con mercancías frágiles o perecederas en los que un rango mayor de merma es esperado, y organizaciones grandes con sistemas complejos de inventario en los que un porcentaje relativamente elevado de mercancías perdidas no es tan grave.
Causas de las mermas en inventario
Comúnmente, estas son algunas de las principales causas que generan merma de inventario y problemas de desperdicios en cualquier tipo de negocio:
- Proveedores de mala calidad que envían materiales defectuosos o cobran por más mercancías de las que envían.
- Desorden administrativo y errores humanos que resultan en discrepancias entre compras registradas e inventario real.
- Proceso deficiente de recepción de mercancías que se convierte en existencias dañadas por un mal manejo o en conteos erróneos de inventario.
- Robo, ya sea por parte de clientes o empleados.
- Logística o almacenamiento con problemas que no protegen adecuadamente un tipo de producto, por lo que pueden dañarlo.
- Pérdidas durante transporte debido a errores de conductores o disrupciones físicas de la cadena de suministro, como desastres naturales.
- Caducidad vencida de productos perecederos que no fueron vendidos a tiempo, ya sea por una mala previsión de demanda o la falta de un sistema de gestión de inventario apropiado.
- Obsolescencia de mercancías que ya no son relevantes para el mercado actual, por lo que son desperdiciadas o vendidas a un precio menor.
Sin importar el sector en el que opere tu empresa, no hay forma de mantener su merma en los niveles esperados sin un conocimiento profundo de sus causas, ya que solo así es posible tener una noción de lo que se puede hacer para regularlas.
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¿Cuáles son los efectos de la merma?¿Por qué se debe controlar?
Queda claro lo que la merma es y lo que la causa, pero, ¿por qué razón es tan importante mantenerla bajo control? Debido a que los costos de pérdidas grandes y/o frecuentes de inventario pueden convertirse rápidamente en problemas financieros.
Sea cual sea la razón detrás de una merma particular, esta representa una baja en rentabilidad, puesto que conlleva un gasto de dinero que no genera a cambio ningún tipo de retorno.
Cabe mencionar que, para que se vuelva un problema, la merma de inventario no tiene que ser extrema, ya que basta con un porcentaje ligeramente elevado de ella para generar sinergia con otras ineficiencias operativas y así crear un desafío considerable de costos elevados.
Prácticas a seguir para identificar y reducir la merma en tu empresa
Por fortuna, hay mucho que está en tu poder para mantener la merma de tu empresa a un nivel aceptable. Estas son algunas de las prácticas que puedes seguir para identificar y manejar problemas en esta área:
- Adopta un software de gestión de inventarios y tecnología de etiquetado que brinden visibilidad total sobre niveles de inventario automáticamente, sin vulnerabilidad a errores humanos.
- Evalúa proveedores antes de contratarlos para verificar sus estándares de calidad, puntualidad y estabilidad.
- Diseña protocolos claros de recepción, almacenamiento y transporte que aporten a tu personal una guía sobre cómo llevar a cabo cada tarea correctamente.
- Invierte en seguridad para reducir al mínimo la posibilidad de robo
- Capacita y entrena a tu equipo para manejar adecuadamente cada parte del inventario de manera segura.
- Emplea el método PEPS (Primero en entrar, primero en salir) para administrar materiales perecederos o con riesgo de obsolescencia.
- Monitorea el mercado y la demanda con el fin de evitar excesos de inventario que puedan desperdiciarse o volverse obsoletos.
- Vigila constantemente los niveles de pérdidas para detectar problemas de forma oportuna.
- Implementa incentivos para motivar a tu equipo en la reducción de la merma de inventario.
- Acelera la recepción de mercancías para evitar cuellos de botella en muelles de carga, los cuales pueden dificultar el conteo y registro adecuado de productos.
Al final del día, la merma es algo natural y hasta inevitable en muchos casos, pero toda esta información te dará lo que necesitas para reducirla al mínimo y así comenzar a mejorar los márgenes de beneficio de tu negocio.
Una de las principales causas detrás de la merma son proveedores poco confiables que cobran más de lo pactado y producen inventario de mala calidad, entre otras cosas, pero, hoy en día, puedes eliminar estos obstáculos fácilmente con un software como el que Xepelin tiene para ti.
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