A pesar de que las leyes y regulaciones, en conjunto, suelen ser elementos que cambian lentamente con el tiempo y en respuesta a cambios sociales y tecnológicos, la pura cantidad de ellas hace que el cumplimiento normativo (compliance) sea un proceso complejo y, en ocasiones, difícil de implementar.
Sin embargo, los costos de no tener un plan en marcha para apegarse a toda ley y regulación pertinente suelen superar, en gran medida, la inversión que un proceso adecuado de cumplimiento exige. Por lo tanto, este siempre debe ser un objetivo clave.
Entonces, con el fin de apoyar a tu empresa en el seguimiento de cualquier regulación relevante, en este artículo hablaremos sobre lo que el cumplimiento normativo conlleva, sobre las áreas en donde debe de implementarse y sobre las leyes y regulaciones más esenciales a seguir para empresas mexicanas.
¿Qué significa el cumplimiento normativo (compliance)?
Significa apegarse a toda ley, norma o regulación pertinente para tu empresa, ya sean estas locales, internacionales, generales o relacionadas con tu industria específica. Esto puede incluir el seguimiento tanto de leyes establecidas por el gobierno, como de regulaciones diversas que pueden no ser una obligación legal, como aquellas pertenecientes al grupo de normas ISO.
En esencia, el cumplimiento normativo implica estar al tanto de cualquier regulación aplicable, establecer controles internos para apegarse a ellas y monitorear que estos se llevan a cabo. No obstante, el proceso puede ser mucho más complejo.
¿Por qué es necesario contar con un plan de cumplimiento normativo o compliance?
Apegarse estrictamente a las leyes y regulaciones pertinentes es esencial para garantizar continuidad en las operaciones de tu empresa, evitar sanciones económicas y mantener la capacidad de crecer a nuevos mercados a lo largo del tiempo. Igualmente, seguir ciertos estándares regulatorios permite conseguir mejoras operacionales, de calidad y de seguridad a lo largo de distintos procesos y actividades empresariales.
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Consecuencias de no apegarse a las regulaciones vigentes
Por el contrario, cuando no existe un plan de cumplimiento legal, tu empresa puede verse vulnerable a las siguientes consecuencias:
- Multas económicas y sanciones, derivadas del incumplimiento de normas legales, que pueden poner en riesgo la liquidez.
- Costos legales, los cuales pueden surgir de demandas de consumidores.
- Pérdida de la reputación comercial, lo cual dificulta el encontrar nuevos clientes o proveedores o, incluso, mantener la cartera actual.
- Dificultad para encontrar personal y retenerlo, pues posibles candidatos pueden percibir a tu empresa como un riesgo reputacional, legal o de seguridad.
- Problemas de seguridad, tanto físicos como digitales, originados por un seguimiento deficiente de leyes o regulaciones de esta índole.
- Posible cesión de operaciones, causada por problemas financieros, clausuras o prohibiciones mandadas por la ley.
- Imposibilidad de expansión o crecimiento, debido al riesgo legal que conlleva el operar en nuevos mercados sin apegarse a las leyes relevantes.
Áreas de una empresa en donde se debe de tomar en cuenta el cumplimiento normativo o compliance
Para que sea más fácil identificar las áreas de tu empresa en donde es necesario invertir en un plan de cumplimiento normativo adecuado y específico, puedes seguir esta lista:
- Responsabilidad corporativa: involucra diseñar políticas internas a las que todo miembro del personal se debe apegar, seguir normas específicas a una industria y crear una cultura de ética y responsabilidad empresarial que proteja a consumidores y otros stakeholders.
- Gestión de datos: se basa en el seguimiento de normas que regulan la forma en la que los datos de terceros son manejados y explotados. Involucra procesos como la creación de políticas de privacidad, el manejo seguro de datos y la necesidad de buscar consentimiento explícito de clientes antes de recolectar su información.
- Cumplimiento legal: consiste en seguir toda ley aplicable para evitar incurrir en prácticas ilegales.
- Recursos humanos: conlleva seguir regulaciones relacionadas con las protecciones laborales, como el otorgamiento de beneficios y la adopción de políticas de no discriminación.
- Salud y seguridad: implica adoptar medidas que protejan a empleados, clientes y otros colaboradores contra posibles riesgos de salud.
- Finanzas y contabilidad: involucra seguir toda la normatividad pertinente en materia de impuestos y gestión financiera, generando transparencia sobre factores como el volumen de ingresos y egresos.
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Leyes más importantes a cumplir para empresas en México
Cada país cuenta con leyes específicas que regulan la forma en la que las empresas deben operar. En México, estas son algunas de las más relevantes a las que tu empresa debe apegarse:
- Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, que tiene el propósito de asegurar que los datos de los consumidores sean gestionados de forma ética y transparente.
- Ley Federal de Protección al Consumidor, cuyo fin es el de crear prácticas empresariales que protejan a todo comprador contra situaciones como publicidad engañosa o daños a la salud.
- Ley del Impuesto Sobre la Renta, Ley del Impuesto de Valor Agregado y Código Fiscal de la Federación, que engloban todos los procesos a seguir para el pago oportuno y adecuado de impuestos relacionados con cualquier actividad empresarial.
- Ley Federal del Trabajo y Ley del Seguro Social, las cuales establecen los derechos laborales que toda empresa debe otorgar a sus trabajadores y las protecciones que debe implementar.
- Ley de Comercio Exterior, cuyo propósito es el de guiar una gestión apropiada del comercio internacional para empresas mexicanas con operaciones en el extranjero.
- Ley Federal de Protección a la Propiedad Industrial, que busca proteger los derechos intelectuales de personas y empresas por medio del registro de patentes.
- Ley General de Sociedades Mercantiles, que dicta cómo es que una sociedad comercial debe operar en el país.
Otras regulaciones relevantes a seguir para organizaciones mexicanas
Aunque las leyes anteriores resumen, a grandes rasgos, lo que el cumplimiento normativo implica para las empresas mexicanas, existen otras regulaciones pertinentes que, si bien no son obligatorias, pueden ayudar a tu compañía a crecer y mejorar la forma en la que opera. Estas son las normas ISO, un conjunto de estándares con reconocimiento global que tienen el fin de guiar a todo tipo de organización hacia mejores prácticas.
Entre las más importantes, y con mayor relevancia para un gran número de empresas, es posible destacar la norma ISO 9001 (enfocada en la gestión de la calidad), la ISO 14001 (enfocada en la gestión ambiental), la ISO 27001 (que delimita mejores prácticas para la gestión de la información) y la ISO 31000 (enfocada en la gestión de riesgos).
¿Qué acciones específicas involucra el cumplimiento normativo?
Ahora bien, todas las leyes y regulaciones anteriores sirven como un punto de partida ideal para entender el marco legal que tu empresa necesita cumplir en todo momento; sin embargo, el camino hacia un cumplimiento normativo implica implementar acciones específicas, tales como las siguientes:
- Identificar leyes y regulaciones pertinentes que afecten a tu empresa.
- Capacitar a todo el personal relevante en el cumplimiento de cada norma aplicable.
- Diseñar políticas internas y planes de acción que brinden prácticas concretas a seguir para el cumplimiento de leyes externas.
- Crear un plan de reacción para responder ante cambios repentinos.
- Monitorear de cerca el entorno legal para responder ante cambios regulatorios de forma oportuna y suficiente.
- Realizar auditorías constantes con el fin de verificar que los controles internos están siendo ejecutados y que cada miembro está haciendo lo posible por apegarse a las normas establecidas.
- Asignar encargados del cumplimiento de cada política interna para generar una cultura de responsabilidad que fomente buenas prácticas de seguimiento legal.
- Utilizar las herramientas disponibles de software, que facilitan el cumplimiento legal, como plataformas de gestión de compliance o algoritmos de inteligencia artificial que detecten posibles brechas de cumplimiento.
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Finalmente, si bien es cierto que el cumplimiento legal puede ser algo complicado, es una necesidad para que tu empresa pueda operar de forma estable y a largo plazo. Por ello, resulta esencial desbloquear tiempo y recursos suficientes, por medio de la mecanización de tareas de poco valor, que puedan ser invertidos en procesos más estratégicos, como un cumplimiento normativo adecuado.
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