Cualquier empresa que realice actividades en México o que desee iniciar debe cumplir con sus obligaciones fiscales según los lineamientos que establece el Servicio de Administración Tributaria (SAT). El incumplimiento total o parcial de estas responsabilidades no solo resulta en multas, sino que también afecta directamente tu historial crediticio y complica la posibilidad futura de pedir financiamiento para tu negocio.
Esto último es de particular importancia considerando que, según Forbes, únicamente “el 0.004% de los emprendimientos tienen acceso a fondos de capital privado y el 25% tienen acceso a los créditos que ofrecen las instituciones financieras.” Por lo que el conocer ampliamente tus obligaciones como empresa para cumplir con ellas de la manera correcta evita que te enfrentes a obstáculos de financiamiento y de falta de liquidez en momentos críticos de crecimiento.
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Registro de RFC
El primer paso a seguir para tener en orden las cuestiones fiscales de tu empresa es registrarla correctamente en el Registro Federal de Contribuyentes como persona moral o persona física con actividad empresarial y obtener tu Cédula de Identificación Fiscal (CIF) que a su vez contiene tu RFC. Esto le da carácter formal a tu negocio y te permite desarrollar legalmente todas tus actividades empresariales.
Es igualmente importante que tramites tu certificado de firma electrónica o e.firma (FIEL) para que puedas agilizar todas las operaciones fiscales digitales que requiera tu empresa.
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Expedir facturas electrónicas y actualización de datos ante SAT
Una vez que tu empresa se encuentre registrada en el Registro Federal de Contribuyentes, puedes empezar a emitir facturas por los servicios o productos que ofrezcas. Es necesario que por cada transacción económica que realices, emitas la factura electrónica correspondiente, y, como parte de llevar tu contabilidad electrónica, también debes tener un registro completo con todo tu historial de facturación con el fin de poder comprobar tus ingresos, así como su procedencia, ante el SAT.
Con este registro, también puedes automatizar datos relevantes como la captura de tus cuentas por pagar y cobrar, ya que al tener que dar de alta en un registro oficial, se pueden cargar en softwares digitales que te permitan gestionar y controlar tus facturas, e incluso darte acceso a métodos de financiamiento alternativos como el factoraje. El proceso es muy sencillo y te ahorra tiempo y esfuerzo, permitiendo atender lo que realmente importa en tu negocio, sin descuidar actividades diarias.
Para mantener tu actividad fiscal en orden, es necesario tener actualizada toda tu información ante el SAT, como domicilio y tipo de actividad económica, ya que cada factura contiene los datos de tu empresa y debe coincidir con la información registrada.
Llevar contabilidad electrónica
Este control de las facturas emitidas por tu empresa es parte de un proceso más grande en el cumplimiento de las obligaciones, el cual consiste en mantener actualizada la contabilidad electrónica de tu negocio. El SAT indica que para cumplir con este requisito, mensualmente debes enviar, a través de tu buzón tributario, el catálogo de cuentas y la balanza de comprobación de tu empresa.
El catálogo de cuentas es un documento que enlista todas las cuentas de tu empresa: activos (bienes), pasivos (deudas y obligaciones), capital, ingresos y costos. Mientras que la balanza de comprobación parte del saldo inicial de tu empresa y especifica los ingresos y gastos provenientes de dichas cuentas para sacar al final el saldo neto con utilidades o pérdidas.
A su vez, en caso de que el SAT te lo solicite, deberás presentar también todas tus pólizas contables y auxiliares, que son registros con los datos de cada transacción financiera que tu empresa haya realizado.
Presentar declaraciones mensuales y anuales
De manera mensual (a más tardar el día 17 del mes siguiente) y anual (a más tardar el 31 de marzo del año próximo al periodo que cubre la declaración), deberás presentar tus declaraciones de impuestos correspondientes. Estas contienen la información de tus ingresos, costos, utilidades y pérdidas, pero considerando además los impuestos que tu empresa tiene que tributar, como pueden ser:
- Impuesto Sobre la Renta (ISR):
- Impuesto al Valor Agregado (IVA):
- Impuesto Especial Sobre Producción y Servicios (IEPS):
Posteriormente a la declaración, obtendrás una línea de captura y podrás realizar el pago de tus impuestos por transferencia electrónica.
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Realizar retenciones de impuestos correspondientes y declararlas
Como parte de tu declaración de impuestos, tanto mensual como anual, debes considerar las retenciones de impuestos aplicables que realiza tu empresa en materia de ISR e IVA.
Siempre que tu empresa requiera de los servicios profesionales de algún tercero, ya sea por nómina o por honorarios, deberás retener el ISR equivalente para después declarar este valor ante hacienda. Y te puedes apoyar de herramientas que te permitan llevar un control del cálculo de tu nómina para que puedas enfocarte en el resto de tus obligaciones empresariales sin contratiempos.
De la misma manera, tendrás que mantener un registro del IVA que cada uno de tus clientes pague sobre tus servicios o productos y después incluirlo en tu declaración para que ese impuesto sea tributado al gobierno.
Declaraciones informativas específicas
Existen declaraciones adicionales de carácter informativo que, dependiendo de las características de tu empresa, tendrás que presentar. La más común y que, como indica el SAT, deben presentar “Las personas físicas y morales que realicen actos o actividades gravados por la Ley del IVA y/o que tengan registrada la clave de obligación fiscal correspondiente al IVA.” Es la Declaración Informativa de Operaciones con Terceros (DIOT).
La DIOT es un requerimiento fiscal obligatorio para todas las empresas que trabajan con proveedores e incluso es necesario presentarla aunque no se tenga contacto con ellos si se tiene registrada la clave del IVA, esto, mediante la opción de “sin operaciones”. Esta declaración tiene el fin de informar al SAT sobre cualquier pago, retención, acreditamiento y traslado del Impuesto al Valor Agregado para tener un control sobre las obligaciones correspondientes a este.
Además de la DIOT, existen otras declaraciones informativas que podrías estar obligado a presentar dependiendo de las actividades empresariales que realices. Por ejemplo, la DIM, o Declaración Informativa Anual, la cual presentan “Personas físicas y morales, así como los fideicomisarios o fideicomitentes que efectúan operaciones a través de fideicomisos que realicen actividades empresariales.” En esta se presenta información con respecto a “información de pagos y retenciones del ISR, IVA o IEPS… retenciones y pagos hechos a residentes en el extranjero…información de operaciones con partes relacionadas residentes en el extranjero y operaciones efectuadas a través de fideicomisos".
En el caso de que tu empresa esté requerida a pagar el Impuesto Especial Sobre Producción y Servicios (IEPS) debido al tipo de productos o servicios que ofrezca, también deberás presentar la Declaración Informativa Múltiple del IEPS, (MULTI-IEPS).
Otras obligaciones
Además de las obligaciones tributarias mencionadas, existen otras obligaciones a considerar para que tu empresa pueda operar de manera completamente legal. La primera consiste en presentar un estado de posición financiera, o balance general, con información sobre las ganancias netas de tu negocio, acompañado de un inventario general de tus mercancías de manera anual, según lo establecido por el SAT.
También se debe considerar el cálculo anual de utilidades, es decir, las ganancias que logre obtener tu empresa (siempre y cuando existan) así como la repartición de estas entre los trabajadores contratados por nómina, con la excepción de directores, administradores y gerentes generales.
¿Qué impuestos puedo deducir de mi declaración?
Al momento de calcular tus impuestos y de preparar tu declaración, existe la posibilidad de que puedas deducir algunos de tus gastos y, en consecuencia, pagar una menor cantidad de impuestos. El SAT determina que para que ciertos gastos sean deducibles deben de “Ser estrictamente indispensables para los fines de la actividad del contribuyente, salvo que se trate de donativos no onerosos ni remunerativos…”.
En el caso de las personas físicas con actividad empresarial esto puede abarcar gastos en herramientas o materiales para llevar a cabo su actividad económica correspondiente, mientras que en el caso de las personas morales se podrían deducir gastos por las siguientes cosas:
- Compra de mercancía
- Devoluciones
- Donativos a instituciones no gubernamentales
- Beneficios laborales brindados a los empleados como inscripciones de empleados al IMSS
- Gastos de publicidad y promoción
- Gastos de transporte y viáticos relacionados con la actividad empresarial
- Adaptaciones al espacio de trabajo
- Mantenimiento y reparación de equipo utilizado en la producción
Conocer toda esta información es de vital importancia para cualquier empresa dado que representa la base legal de todas tus actividades. Tener en orden las cuestiones fiscales de tu negocio evita que te enfrentes a multas costosas que afecten tu liquidez inmediata o que encuentres obstáculos difíciles de superar al momento de buscar financiamiento para crecer.
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