Una pieza fundamental de información que se necesita para tomar mejores decisiones en tu empresa es su contexto, tanto interno como externo, algo que técnicas como los análisis FODA o PESTEL pueden proveer.
Pero, ¿qué factor tiene mayor impacto? ¿En cuál debes enfocar tu atención de forma prioritaria? ¿Son los riesgos o las oportunidades las que tienen mayor influencia actual? Esto es todavía más importante para desarrollar una estrategia que aborde factores de forma efectiva y eficiente, y recursos como las matrices EFI y EFE pueden ayudarte en este paso.
¿Qué son? ¿Cuál es su fin? ¿Cómo hacer una? Esto y más lo compartimos en este artículo para que puedas utilizar estos recursos en el alcance de las metas de tu negocio.
¿Qué es una matriz EFI y cuál es su propósito?
Una matriz EFI o de evaluación de factores internos es un recurso visual que permite organizar las fortalezas y debilidades de tu empresa, entender el peso de cada una y si se están abordando de la mejor manera y estimar la posición general estratégica actual, todo mediante un formato de tabla.
¿Cómo funciona? Básicamente, te permite ordenar fortalezas y debilidades en un listado para luego asignarle un peso de importancia a cada una junto con una calificación que representa su nivel de gestión ideal actual.
Posteriormente, los puntajes se multiplican por los pesos y puedes tener una idea objetiva de qué fortaleza o debilidad es la mejor manejada. Para finalizar, todos los puntajes finales se suman y obtienes una especie de calificación que te dice, a nivel general, si las fortalezas y debilidades de tu negocio están siendo administradas apropiadamente.
En esencia, te ayuda a diagnosticar a tu empresa a un nivel interno y a identificar áreas de atención prioritaria.
¿Qué es una matriz EFE y cuál es su fin?
Por su parte, la matriz de evaluación de factores externos (EFE) sigue el mismo formato visual, pero con un enfoque diferente: ayudar a organizar las oportunidades y amenazas, visualizar el peso de cada una, saber qué tan bien se están manejando y realizar un diagnóstico general, todo en un solo lugar.
Funciona exactamente de la misma manera que una matriz EFI, permitiendo ordenar oportunidades y amenazas, asignarles un peso, evaluar su gestión numéricamente, multiplicar pesos y puntajes para encontrar áreas de más importancia y sumar resultados para medir el nivel de administración estratégica de estas áreas.
En resumen: sirve para diagnosticar el abordaje de oportunidades y amenazas externas, así como para encontrar áreas de prioridad.
Componentes de las matrices EFI y EFE y ejemplos
En el formato de tabla de matrices EFI y EFE, encontrarás los siguientes componentes:
- Fortalezas y debilidades/oportunidades y amenazas: Ocupan la primera columna del formato; cada fila abarca un campo a evaluar y las categorías (fortalezas y debilidades u oportunidades y amenazas) dividen la tabla en 2 horizontalmente.
- Peso: Es el valor de importancia que se le atribuye a cada campo individual dentro de una categoría, indicado con un valor de .001 a 1, de tal forma que los valores de un área (por ejemplo, las fortalezas) sumen 1. Se ubica en la próxima columna de izquierda a derecha.
- Calificación: Es el puntaje (usualmente de 1 a 4) que se utiliza para determinar el nivel de efectividad con el que se está manejando un campo particular.
- Valor total: Es el valor final que se obtiene multiplicando el peso por la calificación para determinar el verdadero impacto de la gestión de un campo.
- Puntaje final: Es el resultado de sumar todos los valores totales para obtener una cifra de 1 a 4 que evalúa desempeño general en abordar factores contextuales en tu empresa.
Al juntar todo, el resultado suele verse de esta forma:
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¿Qué pueden hacer las matrices EFI y EFE por tu empresa?
Gracias a su formato sencillo que permite organizar, comparar y evaluar objetivamente distintos factores que afectan a tu negocio, tanto matrices EFI como matrices EFE pueden hacer esto por tu negocio:
- Ayudarte a visualizar claramente todos los factores con influencia en tu empresa para considerar estrategias futuras que tomen a todos en cuenta.
- Forzarte a pensar en aquellos factores de mayor o menor peso y a evaluar qué tan bien es que tu negocio los está abordando.
- Permitirte comparar la efectividad en la gestión de distintos factores para ayudarte a elegir prioridades.
- Guiarte hacia un diagnóstico sobre qué tan efectiva está siendo la gestión de los elementos que influyen en tu negocio.
Sin embargo, debes recordar que la efectividad de estas matrices depende de datos e información de calidad y objetivamente obtenida, así que, si tu empresa opera en un entorno volátil en el que el contexto cambia constantemente y su gestión es difícil de calificar sin sesgos, el valor de este recurso podría variar.
Pasos para construir y utilizar una matriz EFI o EFE
Ahora, si determinas que una matriz EFI o EFE es relevante para las metas de tu empresa, aquí hay algunos pasos y mejores prácticas que puedes seguir para crearla y, sobre todo, hacer que genere valor:
1. Identificar y enumerar los factores a analizar
Antes de empezar, necesitarás una lista de las fortalezas y debilidades u oportunidades y amenazas que componen el contexto de tu empresa para alimentar a la matriz adecuadamente.
Para obtener los mejores resultados, es buena idea involucrar a tu equipo de tal forma que puedas identificar, a partir de perspectivas diferentes, factores ocultos o que son sencillos de pasar por alto. Adicionalmente, es recomendable evitar saturar la tabla para enfocarte solo en los factores más importantes, pues demasiados factores tienden a complicar el proceso.
2. Asignar pesos
Una vez que cuentas con los factores a analizar, es momento de asignarles un peso o importancia a cada uno, recordando que estos deben ir del .001 al 1 en cada categoría y no pueden dar un resultado mayor a 1 al ser sumados. Con el fin de evitar errores, coteja que los números sean correctos antes de continuar.
3. Anotar calificaciones
El siguiente paso es asignar una calificación indicativa de qué tan efectiva es tu empresa aprovechando una fortaleza u oportunidad o manejando una debilidad o amenaza. Esta tiene que ir de una escala del 1 al 4, siendo 1 una calificación indicativa de una mala gestión y 4 una señal de lo opuesto.
Lo ideal es que asignes estas calificaciones conforme a métricas reales de desempeño de tu empresa, por ejemplo, porcentajes de crecimiento o de reducción de riesgos en ciertas áreas; esto ayuda a que el proceso se mantenga tan objetivo como sea posible, incluso si eliminar sesgos en él es imposible.
4. Calcula el valor total o peso ponderado
Posteriormente, debes calcular el valor total o peso ponderado multiplicando el peso asignado por la calificación correspondiente. De nuevo, es buena idea comprobar que los resultados son correctos antes del análisis final.
5. Suma los resultados e interpreta
Para finalizar, solo debes sumar todos los pesos ponderados, obteniendo así el resultado final que te indicará qué tan efectiva es tu empresa manejando su contexto. Lo mejor es que este resultado sea mayor a 2.5, pues esto indica una gestión adecuada.
Si el resultado es menor, tal vez es momento de invertir en replantear la estrategia con la que tu negocio aborda su entorno y contexto interno, empezando, por supuesto, por áreas prioritarias en importancia e impacto.
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Recursos como las matrices EFI y EFE pueden brindar un gran apoyo para que tu empresa identifique las áreas que debe priorizar para fortalecer sus procesos y aprovechar su contexto, aunque siempre es mejor complementarlas con mayores análisis de datos de todo tipo.
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