Procurement: ¿Qué debe englobar y cómo mejorarlo en tu negocio?

El impacto sobre las cadenas de suministro globales que eventos políticos, económicos y de salud (como la pandemia de COVID-19) han tenido en años recientes, dejan clara una cosa: los procesos estratégicos de la gestión de la cadena de suministro, en específico, el procurement, ya no son solo operacionales, sino también estratégicos.

Sin embargo, a nuevas empresas en el mercado les puede tomar años de experiencia el aprender a llevar a cabo este procedimiento de la mejor manera, pero, en un entorno comercial tan competitivo como el de hoy en día, la necesidad por optimizarlo está presente desde ahora.

En Xepelin, tenemos el objetivo de apoyar el proceso de procurement de tu negocio mediante herramientas que facilitan la gestión de pagos y la búsqueda de proveedores, pero también mediante la información relevante en el momento adecuado. Por ello, en este artículo hablaremos sobre lo que un buen proceso de procurement debe de englobar y sobre lo que puedes hacer para impulsarlo.

¿Cuál es la definición de procurement?

El proceso de procurement (o adquisición) se define como la función de una empresa que consiste en garantizar la adquisición de los productos y servicios necesarios para el proceso productivo, tanto de forma directa, como indirecta. Esto, de acuerdo con las necesidades específicas del negocio en materia de los siguientes criterios:

• Tiempo, es decir, que los elementos necesarios estén disponibles en el momento correcto.
• Precio, o sea, que la adquisición se realice bajo los mejores términos económicos posibles (en torno a costos y flexibilidades de pago), sin sacrificar el cumplimiento de otros criterios.
• Seguridad, lo cual implica que el proveedor contratado sea un aliado confiable tanto a corto, como a largo plazo y que no represente un riesgo reputacional o financiero.
• Calidad, o sea, que el servicio o producto adquirido cumpla con los estándares esperados de rendimiento.
• Cantidad, es decir, que el número de servicios o mercancías entregados sea suficiente para cubrir las necesidades del negocio.

¿Qué procesos engloba el procurement?

En términos generales, la gestión de procurement abarca otros procesos como el abastecimiento o sourcing (que consiste en encontrar proveedores confiables y de calidad), la compra o purchasing (o sea, el proceso transaccional que involucra la adquisición de recursos) y la inspección de entregas, entre otros.

A su vez, el procurement es parte del proceso denominado como gestión de la cadena de suministro, que consiste en controlar el flujo de productos, servicios y mercancías a lo largo del proceso productivo y comercial, lo cual involucra otras tareas, como la gestión de inventario y la logística.

¿Por qué es tan importante un proceso de procurement adecuado?

La importancia de un procurement adecuado radica en su capacidad para generar valor económico, estratégico y operacional para una organización cuando es llevado a cabo de la manera más eficiente, por lo que alcanzarlo debe ser una meta en cualquier empresa. Sin un proceso optimizado, incluso si este es lo suficientemente funcional, este no generará los beneficios que tiene el potencial de crear.

En específico, estas son las maneras en las que la optimización de este procedimiento puede crear valor para tu negocio:

• Reducción de costos, gracias a la negociación con proveedores, lo cual desbloquea suficientes recursos económicos para invertir en otras actividades estratégicas.
• Mejoras en la liquidez, derivadas de contratos más flexibles (productos de la negociación), menores costos y una proceso comercial sin interrupciones.
• Disminución de riesgos de terceros, tanto económicos como reputacionales, pues el procurement se debe encargar de seleccionar proveedores confiables, de calidad y con capacidad productiva suficiente.
• Creación de una cadena comercial más resiliente, producto de relaciones sólidas con vendedores y una mayor capacidad para responder ante cambios en el mercado.
• Mayor eficiencia operacional, permitiendo una gestión más conveniente de la cadena de suministro, lo cual incrementa la reputación de tu empresa y la confianza de los consumidores.

Tipos de procurement y ejemplos de cada uno

Dependiendo de la clase de recursos que se necesitan para el proceso productivo de tu empresa, el procurement se suele clasificar en 4 tipos: de productos, de servicios, directo e indirecto.

Como su nombre lo indica, el procurement de productos se enfoca en adquirir mercancías tangibles, como equipo de cómputo o materias primas, a diferencia del de servicios, que busca adquirir servicios necesarios para el funcionamiento del negocio, como electricidad o licencias de software.

Por otra parte, el procurement directo busca conseguir todo lo necesario para la continuidad del proceso productivo, como maquinaria, mientras que el indirecto se enfoca en adquirir componentes necesarios, pero no relacionados directamente con la producción, como software de gestión y artículos de oficina.

Dependiendo del tamaño o industria de una compañía, es posible que todos estos tipos de procurement se llevan a cabo dentro de un mismo departamento o que estén asignados a distintas divisiones, como TI, producción, etc.

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¿Qué pasos debe abarcar un proceso adecuado de procurement?

Idealmente, todo proceso de procurement debe seguir, por lo menos, los siguientes pasos:

1. Identificar necesidades internas en materia de lo que se necesita, de las características que debe poseer, del momento en el que debe estar disponible y de su cantidad.
2. Generar una orden de adquisición interna con las especificidades de la compra, esto con el fin de someter a cada orden a un proceso de aprobación y evitar compras innecesarias.
3. Revisar y evaluar cada orden interna para determinar si una compra debe ser aprobada de acuerdo con el presupuesto disponible y los objetivos de la empresa.
4. Recordar, antes de realizar la negación de una orden, que algunas compras pueden ser realizadas por medio del confirming, el cual consiste en solventar las facturas a proveedores con financiamiento, para pagarlas después.
5. Buscar proveedores que cumplan con las características deseadas. Esto se puede realizar de forma manual o con herramientas de búsqueda de proveedores.
6. Crear una solicitud de presupuesto y enviarla a los vendedores seleccionados, esto con el objetivo de calcular costos y poder comparar opciones.
7. Llevar a cabo negociaciones con el proveedor elegido para asegurar las mejores condiciones posibles de pago, tomando en cuenta que ambas partes deben ser beneficiadas.
8. Realizar una orden de compra con las especificaciones requeridas, para luego enviarla al proveedor seleccionado.
9. Cotejar la factura enviada por el vendedor, con el fin de garantizar que esta coincide con la cantidad y tipo de mercancías o servicios solicitados. Si todo está en orden, es momento de aprobar la compra.
10. Recibir mercancía e inspeccionar su calidad, buscando que las condiciones del acuerdo comercial se cumplan.
11. Procesar el pago de los bienes recibidos de acuerdo con lo estipulado con contratos o acuerdos.
12. Revisar contratos de manera continua, para verificar su cumplimiento en ambos lados del acuerdo.
13. Mantener registros de cada transacción para futuras conciliaciones o para respaldar posibles disputas.

Siguiendo estos pasos, cualquier empresa puede mantener un proceso de procurement organizado, eficiente y efectivo que reduzca el surgimiento de errores o inconsistencias y que mantenga una relación costo-beneficio apropiada dentro de cada adquisición.

Consejos para conseguir un proceso de procurement que genere mayor valor en tu empresa

Ahora bien, los pasos mencionados son el mínimo necesario para efectuar el procurement en tu empresa con menos errores y mayor conveniencia, pero, para que este proceso genere valor más allá de la pura funcionalidad, es aconsejable seguir ciertas prácticas, tales como las siguientes:

• Analizar la confiabilidad de proveedores antes de contratarlos con el fin de evitar posibles riesgos reputacionales o financieros derivados de entrar en contacto con vendedores fraudulentos o de mala reputación.
• Utilizar plataformas de tecnología que permitan automatizar pagos u otras tareas, para así eliminar la probabilidad de que ocurran retrasos y, en consecuencia, conflictos con vendedores.
• Evaluar continuamente a proveedores para anticipar ciertas situaciones y buscar nuevas opciones de forma oportuna, tan pronto como se detecte un posible problema.
• Revisar las condiciones del mercado en busca de posibles disrupciones u otra clase de escenarios que impliquen la modificación de la estrategia de procurement.
• Mantener relaciones sólidas con proveedores, por medio de pagos oportunos y una comunicación constante, para asegurar relaciones comerciales duraderas con socios confiables
• Redactar políticas de procurement que estandaricen el proceso, esto asegurará que sea posible conseguir los beneficios de un procedimiento ordenado y regulado sin recaer en prácticas poco eficientes.
• Crear y actualizar una lista de proveedores aprobados que agilice el proceso de adquisición mediante la identificación de vendedores confiables ya contratados, en lugar de perder tiempo buscando nuevos.
• Generar un dashboard con datos que brinde información sobre distintos KPIs del área y que, por ende, impulse decisiones de mejora u optimización.

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¿Cómo lograr que el procurement contribuya al alcance de métricas ESG?

De acuerdo con una encuesta reciente de PwC, hoy en día, lograr un proceso de procurement mucho más alineado con los valores de responsabilidad corporativa y con el alcance de métricas ESG (environmental, social and governance) se encuentra en el top 3 de prioridades para los departamentos de adquisiciones. Entonces, para responder a esta nueva tendencia, y de manera complementaria a los pasos y prácticas mencionadas, es recomendable comenzar a invertir en una adquisición más amigable con el ambiente y el entorno social.

¿Qué es lo que esto implica? Desde una perspectiva de procurement, abarca invertir en transparencia sobre metas y procesos, colaborar con proveedores que implementen prácticas de sostenibilidad, impulsar a aquellos que no han adoptado estas medidas a hacerlo y apoyar a proveedores de menor tamaño con programas de financiamiento, entre otras cosas.

Igualmente, y de forma interna, involucra buscar eficiencia energética y sostenibilidad en las adquisiciones; por ejemplo, comprar materiales con menor impacto ecológico u obtenidos de manera ética y tratar de abastecer ciertas materias de manera local con el propósito de reducir emisiones de carbono.

Tecnologías para optimizar el procurement management en tu negocio

Para llegar a un proceso de procurement competitivo, eficiente y con menores costos, la tecnología es una necesidad. Actualmente, es posible encontrar en el mercado una gran cantidad de productos digitales que facilitan las tareas cotidianas que las adquisiciones engloban, entre los cuales es posible destacar a ciertas herramientas de inteligencia artificial, a los software de pagos y a las herramientas de análisis de terceros.

De manera más específica, esta es la forma en la que cada una de estas tecnologías puede contribuir a la optimización del procurement dentro de tu empresa:

• Herramientas de IA: varían en términos de funcionalidad, pero se pueden resaltar aquellas que analizan documentos (como contratos) para monitorear su cumplimiento, aquellas que procesan grandes cantidades de data para llevar a decisiones informadas y aquellas que ayudan a identificar tendencias de compras o inconsistencias a partir de la información disponible.
• Software de pagos: se encargan de automatizar y, en general, optimizar, el proceso de compra dentro del área de procurement. Por ejemplo, suelen ser capaces de automatizar pagos para garantizar su realización oportuna y pueden centralizar la información de finanzas para brindar visibilidad y transparencia.
• Herramientas de análisis de terceros: se basan en ayudar a identificar y evaluar posibles socios comerciales de acuerdo con su nivel de riesgo, facilitando tanto su detección, como su contratación segura.

Tomando en cuenta toda esta información, resultan claras 2 cosas: el proceso de procurement es una gran oportunidad para obtener ciertas ventajas exclusivas y resulta un proceso complejo que requiere de una gestión excepcional para convertirse en una fuente de valor significativa. Por fortuna, existen aliados como Xepelin, que pueden ayudarle a tu empresa a simplificar y agilizar sus procesos de adquisición en más de una forma.

Específicamente, Xepelin ofrece las siguientes soluciones para llevar el procurement de tu negocio al siguiente nivel:

• Gestión de mi Ecosistema, una funcionalidad digital que te ayuda a conseguir posibles proveedores de confianza, relacionados con el resto de la red comercial de tu empresa, y a medir su nivel de riesgo de manera rápida y precisa.
• Análisis de mi Empresa, una herramienta sin costo que te ayuda a rastrear los gastos de tu empresa en tiempo real, dando lugar a una mayor visibilidad y un mejor control sobre las adquisiciones.
• Gestión de pagos y cobros, una plataforma gratuita que centraliza la información de cuentas por pagar y por cobrar en un solo lugar y automatiza pagos a proveedores para garantizar la transferencia oportuna de fondos, en un solo lugar.
• Financiamiento de Pagos, una alternativa de financiamiento que te permite realizar las compras que necesitas sin sacrificar la liquidez de tu negocio. En pocas palabras, Xepelin le paga a tus proveedores al momento, pero tu empresa le paga a Xepelin en una fecha posterior.

Tanto estas, como otras soluciones de gestión empresarial diversas que ayudarán a tu organización a aprovechar al máximo sus recursos, pueden estar a tu alcance tras crear una cuenta en Xepelin.

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