Como vehículo principal hacia la creación de valor tanto para clientes, como para una empresa misma, los inventarios deben de ser manejados siempre de la mejor manera, garantizando disponibilidad y relevancia en el mercado actual. Cuando la gestión de inventarios no se lleva a cabo apropiadamente, no solo aumenta el riesgo de sufrir pérdidas económicas, sino también el de perder un porcentaje de la cuota de mercado y deteriorar la relación con clientes, quienes buscarán otro negocio para cubrir sus necesidades.
Pero, exactamente, ¿Cómo es posible alcanzar una gestión eficiente de inventario?
En este artículo hablaremos sobre la respuesta a esta pregunta, enfocándonos en la importancia de este proceso, las características que debe tener y las mejores prácticas a seguir para llevarlo a cabo.
¿En qué consiste la gestión de inventario?
En esencia, la gestión de inventario consiste en garantizar que la cantidad requerida de mercancías se encuentre disponible en el momento y lugar preciso. Entre otras cosas, esto implica anticiparse a las tendencias del mercado, establecer controles para evitar la obsolescencia o el desperdicio de artículos, delimitar procesos de recepción y envío, organizar el stock para facilitar su localización, mantener niveles apropiados de mercancía, priorizar productos que generan más valor y vigilar de cerca las cantidades exactas de mercancía con las que se cuenta.
Como objetivo adicional, una gestión de inventario apropiada buscará mantener los costos de almacenamiento, energía y envío al mínimo, esto con el fin de contribuir a la salud financiera general de una compañía.
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Características de una gestión eficiente de inventario
Para que la gestión de inventario en cualquier empresa sea considerada como eficiente, esta debe de poseer 6 características principales: debe de estar automatizada, debe de ser visible y rastreable, debe distribuir los recursos de tal manera que generen valor, debe ser exacta, debe estar estandarizada y debe ser rentable. En pocas palabras, esto es lo que cada característica conlleva:
- Una gestión automatizada implica aprovechar la tecnología disponible para llevar a cabo tareas repetitivas de forma más rápida y sin errores; por ejemplo, utilizar un sistema de gestión que contabilice los niveles de inventario de manera precisa, sin margen de error y sin procesos manuales.
- Una gestión visible conlleva hacer lo posible por mantener un control exacto de todas las entradas y salidas de mercancía, así como de las existencias. Si es posible, esto es mejor en tiempo real.
- Para distribuir los recursos de la mejor manera, el manejo de inventario debe involucrar análisis de ventas que permitan identificar las mercancías más importantes (es decir, las que generan más ganancias), para invertir más recursos en su manejo.
- Una gestión exacta significa que debe estar respaldada de múltiples datos de ventas que contribuyan a previsiones de demanda más acertadas y que revelen niveles óptimos de inventario.
- Una gestión estandarizada implica seguir pasos y protocolos definidos que sean adoptados por todos los miembros relevantes del personal, esto con el fin de no recaer en prácticas ineficientes.
- Una gestión rentable significa que, al cumplir con todas estas características, el manejo de inventario debe contribuir a generar más recursos de los que consume.
Mejores prácticas en la gestión de inventario
Ahora bien, las características que una gestión eficiente de inventario debe tener son claras, pero, ¿cómo alcanzarlas? Para esto, existen una serie de mejores prácticas que hay que seguir:
Calcular indicadores relevantes
Al calcular indicadores como el punto de reorden (ROP) y la cantidad económica de pedido (CEP) es posible entender la cantidad mínima de inventario que se puede tener antes de que sea necesario adquirir más y la cantidad de inventario óptima a pedir por cada orden para minimizar costos de envío y almacenamiento, respectivamente. De esta manera, es más sencillo organizar nuevas órdenes de producto que, además, generen menos costos.
Considerar dropshipping o el método JIT (Just In Time)
Para mantener los costos de almacenamiento al mínimo, considerar métodos como el dropshipping y el método Just In Time (JIT) puede ser una buena idea. ¿En qué consisten? Aunque varían ligeramente, en esencia, consisten en reducir o eliminar la necesidad de almacenar productos, adquiriendo la mercancía necesaria solo cuando una orden es recibida para luego entregarla de forma directa (JIT) o dejar el envío en manos del proveedor (dropshipping).
Implementar etiquetas RIFD o códigos de barras
Mediante estas etiquetas, es más sencillo rastrear los flujos entrantes y salientes de mercancía sin errores y sin tener que realizar conteos manuales. De manera adicional, estos funcionarán como un registro de datos que impulse un mejor entendimiento de los productos más vendidos, las temporadas más importantes y los costos de la gestión.
Seguir el teorema de pareto o la clasificación ABC
Al clasificar los distintos productos conforme a la ley de Pareto o la clasificación ABC, es posible identificar las principales mercancías generadoras de valor y así invertir más tiempo y recursos en su gestión. ¿Cómo aplicarlas? Para aplicar la ley de Pareto, es necesario identificar el 20% de los productos que generan el 80% de las ganancias. Para llevar a cabo la clasificación ABC, se tiene que clasificar el inventario en torno a 3 categorías según el valor que generen, siendo A la categoría de mayor valor y C la de menor importancia.
Diseñar workflows
Para garantizar que todas las prácticas definidas sean llevadas a cabo, lo mejor es diseñar workflows (de preferencia, de manera visual) que sean claros y fáciles de seguir. Como resultado, cada miembro del personal seguirá el protocolo diseñado y los beneficios esperados serán más fáciles de alcanzar y mantener.
Aprovechar tecnología
Resulta imposible generar valor a través de estas prácticas sin las herramientas de tecnología adecuadas, por lo que adoptarlas resulta clave. En la actualidad, existen múltiples herramientas que pueden simplificar la gestión de inventario desde distintos ángulos y que, además, son accesibles para todo tipo de empresas.
Seguir el Sistema FIFO
Con el fin de no quedarse con productos que puedan ser obsoletos o inservibles, adoptar el sistema FIFO (First In, First Out) es una gran opción. En pocas palabras, esto implica asegurarse de que el inventario de mayor antigüedad sea el primero en ser movilizado.
Diversificar proveedores
Las disrupciones de la cadena de suministro son inevitables, y aunque son problemáticas, estas no deben de tener la capacidad de parar las actividades de una empresa por completo. Para minimizar su impacto, lo mejor es cultivar una red variada de proveedores que puedan responder rápidamente ante la ausencia de un vendedor particular.
Evaluar los lead time de cada vendedor
Aunque se realice una orden con anticipación, su llegada oportuna dependerá de los tiempos de entrega (lead times) de cada proveedor, por lo que mantener un registro de ellos es esencial. Esto garantizará que las mercancías necesarias sean ordenadas a tiempo y que estén en el lugar correcto, en el momento preciso.
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¿Qué beneficios puede desbloquear una mejor gestión de inventarios?
Por medio del seguimiento de las prácticas anteriores y del cumplimiento de las características mencionadas, los beneficios generados por la gestión de inventarios pueden ser significativos. Algunos de los más importantes son los siguientes:
- Reducción de pérdidas por falta o exceso de existencias, robos, pérdidas y artículos obsoletos.
- Menores costos de almacenamiento, envío, seguros, etc.
- Ahorro de tiempo en actividades repetitivas, lo cual permite enfocarse en otras tareas que requieran mayor atención.
- Permanencia en el mercado, al evitar distorsiones de inventario que puedan generar la migración de clientes hacia otra compañía.
- Mayor satisfacción de clientes, por medio de la reducción de tiempos de espera para recibir una compra y de la disponibilidad adecuada de stock.
- Mejor adaptabilidad a los cambios del mercado, reduciendo el impacto de imprevistos y garantizando un tiempo de respuesta más ágil.
- Flujo de efectivo constante, derivado de una inversión más adecuada en mercancías que genere beneficios por menores costos.
Herramientas de tecnología para la gestión eficiente de inventario
En el contexto actual, con el objetivo de alcanzar una gestión eficiente de inventario que además sea competitiva, apoyarse en tecnología es fundamental. Actualmente, estas son algunas de las herramientas que pueden mejorar el proceso:
- ERP de gestión, los cuales suelen estar diseñados para facilitar el manejo de inventario a distintos niveles, facilitando su contabilización y mejorando su visibilidad.
- Sensores de internet de las cosas que detectan información de manera constante para agilizar la toma de decisiones. En la práctica, Walmart ha usado esta tecnología para detectar sistemas de refrigeración que necesitan mantenimiento y para regular el gasto energético de sistemas de aire acondicionado en sus tiendas.
- Blockchain, la cual mejora la visibilidad del inventario más allá del almacén, permitiendo rastrear productos de manera confiable a lo largo de la cadena de suministro. Sin embargo, aunque prometedora, esta tecnología aún no tiene un uso amplio en la gestión de inventario.
- Algoritmos de Inteligencia artificial que detectan patrones de consumo sin intervención humana, permitiendo la creación de previsiones de demanda mucho más precisas.
En efecto, la gestión de inventario es una tarea complicada que exige la adopción de múltiples herramientas y que necesita del seguimiento de prácticas específicas para ser exitosa. Además, al final del día, las mejores prácticas varían en cada industria, y los procedimientos más exitosos de una empresa pueden no ser suficientes para otra. Sin embargo, con estas guías generales, alcanzar una gestión eficiente de inventario puede ser una tarea mucho más sencilla.
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