De acuerdo con un reporte de PYMNTS, aproximadamente un 77% de los equipos de cuentas por cobrar enfrenta retrasos significativos en su gestión, retrasos que, en un 22% de los casos, llegan a ser de meses.
Esto deja clara una cosa: las mejores prácticas en el área de cobros ya no son suficientes, sino que también es necesario adoptar un proceso de cobranza digital y automatizado mediante software especializado.
Pero, exactamente, ¿cuáles son los beneficios de hacerlo? Muchos CFO y líderes de empresas se realizan esta pregunta, tratando de encontrar las razones por las que invertir tiempo y recursos en dar este paso puede ser una decisión justificable.
En este artículo, responderemos a esta pregunta con 6 razones por las que automatizar y digitalizar la gestión de cuentas por cobrar es buena idea. Así, podrás tener la seguridad de que la digitalización de cobros es lo que tu empresa requiere en este momento y encontrarás el impulso que necesitas para comenzar este proceso cuanto antes.
Acceso a datos centralizados que brindan visibilidad total
En el área de cobros (y en el área de finanzas, en general), tener visibilidad total es clave para detectar problemas, evitar olvidos y mantener control sobre las cuentas por cobrar, y la mejor forma de alcanzarla es mediante la digitalización y automatización de la cobranza.
Todo software de digitalización de cobros se encarga de centralizar los datos de facturas en un solo lugar y en tiempo real, lo cual facilita su rastreo y reduce la probabilidad de que diversos problemas, emisiones de facturas, fechas de vencimiento, etc., puedan ser pasados por alto.
¿De dónde obtiene dicha información? A través de distintas API que conectan directamente con fuentes bancarias, sistemas de facturación y plataformas de impuestos para extraer datos fiables y siempre actualizados.
Conciliación automática que evita retrasos en los cierres del mes
Para asegurar la precisión y puntualidad de cada cierre de mes, la conciliación bancaria de cuentas por cobrar (y por pagar) es un proceso fundamental. Pero, cuando es llevada a cabo de forma manual, es una tarea lenta y susceptible a errores, lo cual puede generar atrasos importantes, reportes financieros equivocados, y hasta problemas fiscales.
En cambio, al digitalizar y automatizar este proceso, el cotejo de información se lleva a cabo en minutos y sin riesgo de ser afectado por errores humanos, pues este se efectúa mediante un sistema que revisa múltiples fuentes rápidamente, sin participación humana más allá de la iniciación del procedimiento.
Mayor productividad y eficiencia en el manejo de cobros por medio de la automatización
Al digitalizar tus cobros, además de las conciliaciones bancarias automáticas, obtienes acceso a funcionalidades de automatización que permiten procesar el mismo volumen de cuentas y facturas, pero en menor tiempo y con menos errores. Por ejemplo, la programación de envío de recordatorios de pago, la generación de alertas de vencimiento y el envío de alertas de emisión de facturas.
A través de estas herramientas, el procesamiento de la cartera vigente y vencida puede ser mucho más ágil, pues cada acción de emisión, cobro y pago se lleva a cabo a tiempo, sin retrasos ocasionados por olvidos, errores o cuentas pasadas por alto.
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Permite la comunicación omnicanal
En promedio, las preferencias de los clientes sobre el canal de comunicación por el cual prefieren ser contactados están migrando hacia medios digitales (como WhatsApp y e-mail). En este contexto, la digitalización del proceso de cobranza permite explotar estos canales más populares, para el envío de recordatorios y mensajes que, en efecto, sean vistos de manera puntual.
En muchos casos, los retrasos de pago ocurren por una mala comunicación y notificaciones no recibidas, por lo que esta simple ventaja tiene el potencial de reducir significativamente la cartera morosa.
Menores costos operativos
Con una cartera vencida reducida gracias a procesos automatizados, es posible conseguir un nivel de liquidez más saludable, pero esta no es la única manera mediante la que la digitalización de la cobranza puede contribuir a las finanzas de tu empresa.
La automatización también ahorra recursos significativos a través de un incremento en la eficiencia operativa, producto de una mayor productividad que puede ser alcanzada sin tantos costos laborales y sin errores que, además de crear pérdidas de tiempo, causan pérdidas financieras.
Genera datos esenciales para conocer el comportamiento de clientes
Si bien no reemplazan la información valiosa que provee un CRM, los datos ofrecidos por un software de cobros pueden ser de gran ayuda para entender los patrones de comportamiento de pago de los clientes. Esta información puede ser utilizada para diseñar estrategias de cobranza segmentadas que sean mucho más efectivas e, incluso, impulsar decisiones de crédito más seguras.
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¿Cómo digitalizar la cobranza de tu empresa sin costo?
Para digitalizar y automatizar la cobranza de tu empresa, es necesario implementar un software de gestión de cobros que brinde acceso a todas las funcionalidades y beneficios mencionados. Generalmente, estas herramientas tienen un costo, pero Xepelin ofrece un sistema de gestión de cobros gratuito que brinda estas ventajas:
- Envío programado de recordatorios de pago
- Información centralizada sobre cuentas por pagar y por cobrar
- Gestión de pagos
- Generación de alertas de vencimiento, emisión de complementos de pago, etc.
- Conciliación de facturas
Además, gracias a una interfaz de usuario sencilla y acceso rápido vía web, lo único que debes hacer para comenzar a usar esta y otras herramientas gratis de gestión es crear una cuenta en Xepelin.
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