Para muchos negocios, los niveles de productividad representan una métrica fundamental que debe de estar en constante optimización. ¿Por qué motivo? Entre otras cosas, una mayor productividad ayuda a generar beneficios importantes como mayores ganancias, menor inversión de tiempo y dinero, mayor velocidad de respuesta a las tendencias del mercado y mayor competitividad.
No obstante, en todas las empresas, los recursos temporales y económicos son limitados, y si estos no son aprovechados de la manera adecuada, alcanzar cualquier tipo de meta de productividad se vuelve una tarea complicada. Afortunadamente, aunque difícil, el camino hacia mejores niveles de productividad es perfectamente alcanzable para todo tipo de empresas desde el inicio del año si se siguen una serie de pasos concretos para hacerlo de forma efectiva.
En Xepelin, tenemos la misión de impulsar el crecimiento de empresas por medio del acceso oportuno a servicios financieros y a información empresarial confiable, por lo que en este artículo hablaremos sobre dichos pasos, sobre cómo seguirlos de forma sencilla y sobre la importancia que estos juegan en un proceso de optimización productiva.
Mapea tus procesos
Para empezar a mejorar los procedimientos, workflows y tareas operacionales actuales que determinan los niveles de productividad, primero es necesario analizarlos y mapearlos. En esencia, esto consiste en rastrearlos y trazarlos para facilitar su visualización. Al llevar a cabo este proceso, es posible identificar pasos innecesarios en la realización de cada tarea o posibles cuellos de botella que deban de ser manejados para permitir que cualquier proceso de producción sea más fluido.
Analiza lo que no funciona
Una vez identificadas las áreas, pasos o actividades que presentan problemas o ralentizan la producción, es importante detenerse a entender las razones por las cuales no funcionan. ¿Por qué razón? A primera vista, ciertos pasos pueden parecer innecesarios, pero su verdadero valor podría estar oculto, y el eliminarlos del proceso podría traer más desventajas que beneficios. Igualmente, es muy probable que la solución a cada desafío está ubicada en sus causas, por lo que conocerlas resulta fundamental.
Para encontrar estas causas y valores ocultos, lo mejor es involucrar a distintos líderes de área que puedan ofrecer su perspectiva sobre los workflows actuales y sus posibles problemas. También, si es posible, es buena idea emplear herramientas de inteligencia artificial que detecten patrones con mayor precisión y en menor tiempo.
Recolecta datos
Gracias al volumen actual de información que existe en torno al Big Data y la analítica de datos en general, no hay duda de que los procesos y tecnologías relacionados con estos conceptos son de gran ayuda para optimizar múltiples áreas, y la productividad no es la excepción. De hecho, de acuerdo con Statista las mejores en productividad y eficiencia son la ventaja más comúnmente reportada por empresas que se apoyan en procesos de analítica de datos, esto en un 64% de los casos.
Por estas razones, siempre es recomendable invertir en la extracción (y posterior análisis) de datos diversos. Sin embargo, esto es más sencillo de decir que de hacer, pero algunas recomendaciones para llevarlo a cabo son las siguientes:
- Medir ciertos KPI de productividad a lo largo del tiempo (tareas realizadas en un periodo, cantidades de tareas completadas por empleado, etc.) o asignar a miembros del equipo para que lo lleven a cabo.
- Obtener información por medio de encuestas a trabajadores o supervisores.
- Comparar las inversiones de tiempo y recursos realizadas con el volumen de tareas, productos o proyectos concretados.
Identifica prioridades
Un proyecto de optimización no es una tarea sencilla y, en muchas ocasiones, optimizar todas las actividades al mismo tiempo no es posible, por lo que identificar prioridades es fundamental. Para establecerlas, se deben aprovechar los datos obtenidos con el fin de encontrar actividades esenciales y enfocarse en invertir en su optimización. En efecto, todo tipo de tareas contribuyen al éxito de una empresa, pero, con el fin de alcanzar los mejores resultados desde un inicio, lo mejor es desarrollar primero las actividades que generan más valor o de las cuales depende más el proceso de producción.
Distribuye tus recursos (tanto económicos, como de tiempo) estratégicamente
Una vez que las prioridades son identificadas y que estas son diferenciadas de actividades no esenciales, es momento de distribuir los recursos disponibles de manera correspondiente. Este paso consiste en realizar un recuento del tiempo, dinero y miembros de personal disponibles y organizarlos de tal forma que se solucione los déficits más relevantes o que se potencien las actividades de mayor valor.
Relacionado: Estrategias y métodos para la asignación de presupuestos
Optimiza el tiempo de actividades comunes
Si bien es cierto que algunas actividades, como el envío de emails y la participación en reuniones, son procesos importantes en la comunicación de un negocio, también pueden convertirse en obstáculos significativos para la productividad. Frecuentemente, esto se debe a que tienden a ocupar más tiempo del necesario o a que se vuelven opciones prioritarias de comunicación en situaciones donde no serían la alternativa más apropiada.
Con esto en mente, es aconsejable aplicar ciertas medidas para optimizarlas, por ejemplo:
- Mantener al mínimo el número de participantes de cada reunión, esto con el fin de mantener el enfoque de cada junta, evitar desviaciones del tema y reducir su duración.
- Asignar moderadores a reuniones esenciales, los cuales se encargarán de medir los tiempos de discusión de cada tema y mantener a todos los participantes enfocados en una misma temática.
- Optar por diferentes medios de comunicación, como mensajes directos o llamadas, en situaciones específicas.
Sin embargo, es importante aclarar que eliminar las pérdidas de tiempo por completo es una meta inalcanzable, pero establecer estas y otras medidas para minimizarlas puede ser suficiente para desbloquear recursos de tiempo significativos.
Asegura comunicaciones fluidas entre equipos y departamentos
En cualquier compañía, la ausencia de una buena comunicación tiene un gran impacto negativo en la productividad. ¿De qué manera? Existen muchos ejemplos, tales como situaciones en las que algún miembro solicita información necesaria en un canal poco revisado, ralentizando el tiempo de respuesta y, por ende, su trabajo, o escenarios en donde existen metas claras de productividad, pero son pocos los miembros del personal que están conscientes de dichos objetivos y que trabajan hacia ellos.
Para evitar estas situaciones, 2 medidas son cruciales: establecer canales de comunicación rápidos que sean revisados constantemente, y comunicar nuevas metas y objetivos de manera oportuna.
Centraliza la información
Para incrementar aún más la disponibilidad de la información necesaria, en el momento oportuno, más allá de la comunicación, la centralización es clave. Al centralizar información financiera, políticas de la empresa, datos de ventas, etc., en lugares específicos y fáciles de localizar, y darle acceso a los miembros relevantes del personal, cada decisión se puede tomar de forma mucho más rápida y se reducen significativamente los cuellos de botella informativos que obstaculizan la productividad.
Considera aprovechar oportunidades de digitalización
Ahora bien, ¿Cómo es posible centralizar la información y datos? La ruta más fácil suele ser la digitalización, esto a través de software como ERPs o plataformas de monitoreo de datos que utilicen tecnología de la nube para ubicar múltiples datos en un solo lugar. Mediante esta clase de sistemas, es posible visibilizar datos diversos en una sola plataforma, facilitando su acceso y permitiendo la actualización automática de información sin necesidad de procesos manuales.
No obstante, la relación de la digitalización con la productividad no se detiene ahí. Avanzar hacia la digitalización puede impulsar los procesos productivos a través interacciones mucho más rápidas con clientes, la extracción automática de datos por medio de CRM o plataformas de gestión de la relación con clientes, procesos de ventas más rápidos por medio del e-commerce, y la simplificación de algunas tareas, entre otras cosas.
Por lo tanto, aprovechar las oportunidades de digitalización que se presenten, y que se encuentren al alcance de los presupuestos delimitados, siempre es buena idea.
Automatiza lo que sea posible
De manera adicional, la digitalización abre las puertas de una nueva oportunidad: la automatización. Una vez que se incorporan procesos y actividades digitales a los workflows establecidos, es posible impulsar su productividad a un nivel mayor por medio de su automatización. Entre algunas tareas que se pueden automatizar de manera sencilla, se encuentran la gestión de cuentas por cobrar y por pagar, la contabilidad y el registro de datos.
Aunque algunos líderes de empresas tienden a postergar la automatización de procesos debido a los costos que pueden estar involucrados, la realidad es que la evolución en tecnología financiera que algunas compañías, como Xepelin, han logrado a lo largo de los años, han permitido la creación de servicios de automatización completamente gratuitos. Aunado a esto, considerando que la automatización tiene el potencial de mejorar la productividad hasta en un 43%, nunca es mal momento para invertir lo necesario en ella.
Te podría interesar: Herramientas digitales de automatización para emprendedores
Invierte en tu personal
Al final del día, el impacto de nuevas herramientas de automatización o digitalización y de procesos operacionales mejorados depende de un factor primordial: el personal. Sin miembros motivados y capacitados, es muy probable que las medidas de optimización de la productividad sean poco efectivas o que no generen los resultados esperados.
Por estas razones, aunque invertir tiempo y recursos en capacitaciones puede parecer un compromiso considerable al principio, a largo plazo, esto permitirá que los empleados generen nuevas capacidades y aprovechen al máximo cada herramienta.
Por su parte, la motivación también debe ser un aspecto a considerar, puesto que un equipo desmotivado o con síntomas de burnout no ejercerá la totalidad de sus habilidades y tendrá mayores probabilidades de abandonar una empresa. ¿Cómo mejorar la motivación? No es una tarea sencilla, pero promover ciertos descansos y flexibilidades, proveer retroalimentación positiva y ofrecer oportunidades de crecimiento laboral son buenos puntos de partida para llevar esto a cabo.
Define cada papel claramente
Al igual que el tiempo y el dinero, los empleados son recursos esenciales que deben de cumplir funciones específicas para sacarle el máximo provecho a su potencial. Entonces, el papel de cada uno debe de estar definido claramente, estableciendo actividades clave, métodos a seguir y propiedad sobre proyectos específicos. Esta simple acción generará un sentido de responsabilidad sobre actividades particulares y permitirá que se pierda tiempo valioso en procesos duplicados.
Renueva políticas empresariales
A veces, los problemas de productividad no se encuentran en los procesos mismos, sino en las políticas que les dan forma o en una cultura laboral estricta e inflexible. Por tal motivo, al momento de iniciar la optimización de la productividad general de una compañía, además de workflows y actividades, es necesario revisar las políticas empresariales actuales para encontrar posibles apartados que estén ralentizando tareas o generando cuellos de botella, y así modificarlos.
Establece KPIs relevantes
¿Cómo saber si una nueva estrategia está funcionando? Medirla es fundamental, por lo que se deben establecer ciertos KPIs relevantes y metas concretas a alcanzar en materia de estos indicadores. Al hacer esto, cada departamento y miembro individual podrá trabajar hacia objetivos específicos y medibles y será más sencillo determinar si los problemas persisten o si las estrategias y herramientas implementadas están funcionando.
Además, sin importar la cantidad de recursos disponibles, resulta imposible monitorear cada métrica y KPIs de forma constante, y demasiados indicadores distintos pueden generar confusión sobre el camino a seguir. Por lo tanto, establecer algunos KPIs y metas específicas siempre será un plan mejor.
Monitorea resultados y realiza modificaciones
Tanto el entorno empresarial, como el mercado comercial, son altamente volátiles, y con cada variable nueva, un plan de productividad puede perder relevancia. Por esto siempre es recomendable monitorear los resultados de productividad de manera constante y realizar ajustes progresivamente a medida que nuevos datos emerjan. Como principal beneficio, esta acción mantendrá constante la efectividad y productividad de los procesos en marcha, en lugar de que estos tengan fluctuaciones significativas a lo largo del tiempo.
En efecto, mejorar la productividad de una compañía no es algo sencillo y se trata de un proceso que requiere un enfoque variado a través de distintas áreas y niveles. Sin embargo, la buena noticia es que, en la actualidad, existen múltiples herramientas digitales que tienen el potencial de facilitar el cumplimiento de esta meta de diferentes formas. Adicionalmente, muchas de estas herramientas son accesibles para empresas de todo tamaño, sin importar su industria o presupuesto.
Xepelin, es una empresa de tecnología financiera que, precisamente, ofrece herramientas gratuitas que tienen el potencial de mejorar la productividad en cualquier empresa, tales como las siguientes:
- Un sistema de automatización de pagos y cobros con el que es posible programar recordatorios, centralizar los datos de cuentas y automatizar pagos y cobros de manera sencilla.
- Una plataforma de datos que registra automáticamente nuevos cambios en compras y ventas, márgenes de beneficios y otros indicadores, eliminando la necesidad de apoyarse en procesos manuales de registro.
- Un software de detección de riesgos que ahorra tiempo en extensos procesos de due diligence creando, automáticamente, perfiles de riesgo de clientes y proveedores.
Dado que todas estas funcionalidades son completamente gratuitas, lo único que hay que hacer para empezar a utilizarlas es crear una cuenta en Xepelin.
Gestiona tus cuentas por cobrar y por pagar sin costo. Xepelin te permite centralizar tu flujo de efectivo de forma automática, eficiente y 100% digital para impulsar el éxito de tu negocio.
