La conciliación de facturas es un proceso vital para cualquier empresa, ya que garantiza que todos los registros financieros sean fiables tanto para fines externos (fiscales y legales) como para fines internos. Al conciliar apropiadamente, una compañía puede asegurarse de que sus datos son correctos y de que cuenta con información valiosa para compartir con shareholders y para tomar decisiones precisas.
Sin embargo, a pesar de la importancia de esta tarea, múltiples empresas tienden a apoyarse en procesos deficientes para gestionarla, resultando en una mayor cantidad de errores. De hecho, de acuerdo con una encuesta realizada por Versapay y Wakefield Research, casi la mitad de los CFOs (47%) consideran el surgimiento de errores constantes de conciliación como uno de sus mayores desafíos.
Por este motivo, en el siguiente artículo hablaremos sobre todo lo que necesitas saber para optimizar la conciliación de facturas en tu empresa, desde los documentos que debes cotejar para un proceso más preciso, hasta las mejores prácticas a seguir para mantener el índice de errores al mínimo.
¿Qué es la conciliación de facturas?
Es un proceso que consiste en comparar los registros financieros de tu empresa con documentos comerciales y de facturación para comprobar que no existen discrepancias o errores. Esta tarea se puede llevar a cabo de manera preventiva antes de efectuar un pago o de forma correctiva antes de iniciar el cierre de mes.
En pocas palabras, se puede decir que la conciliación de facturas se basa en que las cuentas por cobrar y por pagar coincidan con las órdenes de compra emitidas y recibidas, o en que las transacciones registradas empaten con los documentos comerciales y mercancías recibidas.
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¿Qué necesitas para hacer la conciliación de tus facturas?
Aunque existen varios tipos de conciliación de facturas, según la cantidad de documentos que se comparan en cada uno, de manera general, estos son los archivos y registros que necesitarás para realizar esta actividad:
- Facturas emitidas y recibidas con información sobre los montos totales de cada transacción.
- Órdenes de compra, con datos sobre montos, valor de cada artículo o servicio involucrado en una compra o venta y la cantidad total de estos.
- Documentos de recepción, que contengan información sobre la cantidad recibida o vendida de productos o servicios.
- Registros contables (como balances generales) sobre las transacciones completadas en cierto periodo.
Tipos de conciliación de facturas
Dependiendo de la cantidad de documentos que se cotejen, las conciliaciones se pueden dividir en 3 tipos:
- Conciliación o cotejo de 2 vías: es el método más rápido y sencillo, consiste en comparar una factura con una orden de compra para verificar que coincidan los precios y el volumen de mercancías solicitadas. Sin embargo, dado que no compara documentos de recepción, abre la posibilidad de que se pague por bienes que no fueron recibidos.
- Conciliación o cotejo de 3 vías: añade los documentos de recepción de productos a la comparación, resultando en una comparación más exacta que considera el precio final y la cantidad de mercancías o servicios recibidos. Este es el tipo más utilizado porque es un punto medio ideal entre la precisión y la rapidez.
- Conciliación o cotejo de 4 vías: además de verificar precios y cantidades, este tipo comprueba la calidad de dichas mercancías antes de que se realice un pago.
Además, dependiendo del método que se utilice para llevarlos a cabo, los procesos de conciliación se pueden clasificar de 2 maneras:
- Conciliación manual: es el procedimiento tradicional en el que se deben juntar y comparar todos los documentos físicos relacionados con cada transacción para verificar que no contengan discrepancias.
- Conciliación automatizada: se trata de utilizar un software especializado que centraliza toda la información de facturas y pagos para automatizar la conciliación de manera digital y en minutos.
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Proceso para conciliar facturas emitidas y recibidas
Sin importar si necesitas analizar las facturas que emite o recibe tu empresa, un proceso de conciliación ideal se debe efectuar siguiendo estos pasos:
- Reunir los documentos relevantes, como facturas, órdenes de compra emitidas o recibidas, informes de entregas y documentos contables.
- Compararlos en busca de inconsistencias, poniendo atención particular en montos y cantidades de mercancías recibidas o entregadas.
- Investigar los orígenes de cada problema identificado. En primer lugar, deberás analizar tus procesos internos para averiguar si el error fue originado por un error de introducción manual de datos u otra situación. Si esta no es la razón, será necesario contactar al cliente o proveedor (según sea el caso) para comparar sus registros con los de tu empresa.
- Diseñar soluciones, sin importar si se trató de un error interno o externo. Por ejemplo:
- Si el error no ha tenido efecto sobre una transacción concretada, corregirlo es suficiente para solucionar el problema. Entonces, podrás solicitarle a tu proveedor que envíe una nueva factura o emitir un nuevo comprobante a tu cliente, dependiendo de la situación.
- En caso de que el error haya sido detectado después de que una transacción fue completada, será necesario entrar en contacto con el proveedor o cliente correspondiente, informarles del problema y negociar una solución. Esta puede ser una devolución acompañada de la reemisión de la factura correspondiente, un descuento futuro u otro tipo de compensación que ambas partes decidan.
Finalmente, una vez que se solucione el problema, solo tendrás que corregir el registro financiero respectivo.
Mejores prácticas para la conciliación de facturas
Para mejorar tu proceso de conciliación, es recomendable implementar estas prácticas en el día a día de tu empresa:
Digitalizar documentos y centralizarlos
Recopilar manualmente los documentos necesarios para múltiples conciliaciones es un proceso que consume demasiado tiempo. Si bien la digitalización de archivos es el primer paso para solucionar afrontar este desafío y reducir los tiempos necesarios para concretar esta tarea, la centralización es aún más importante. Al contar con todos los archivos y datos de facturación que necesitas para conciliar en un solo lugar, puedes acceder de forma rápida y sencilla.
Automatizar en medida de lo posible
La automatización tiene resultados comprobados en mejorar la productividad de muchas tareas en una empresa, y la conciliación no es la excepción. En primer lugar, el automatizar conciliaciones reduce el tiempo necesario para realizarlas, ¿qué tanto tiempo puede ahorrar? De acuerdo con un informe de KRC Research, el 53% de los empleados de empresas creen que la automatización podría liberar hasta 2 horas diarias de trabajo para utilizar en otras actividades.
Además, los procesos manuales de conciliación pueden ser propensos a errores, en específico, cuando un equipo maneja grandes cantidades de facturas sin ayuda de una herramienta digital, se vuelve más probable el pasar por alto algún documento importante. Considerando que el 79.7% de las empresas procesan más de 300 facturas al mes, la automatización es un gran aliado para realizar múltiples conciliaciones sin error alguno.
Conciliar frecuentemente
Si tu empresa procesa facturas a diario, también debería de conciliar a este ritmo. Dejar esta tarea al fin de cada mes puede resultar en pagos y cobros atrasados al no permitir que los miembros de tu equipo cuenten con el tiempo suficiente para concretarla. No obstante, la automatización de conciliaciones puede ser, de nuevo, una solución apropiada para completar este proceso en minutos, sin importar el momento en el que decidas realizarlo.
Definir procesos y políticas
La única forma de garantizar que tu equipo realice conciliaciones y solucione problemas efectivamente, es definiendo los procesos y políticas que tienen que seguir para hacerlo. Cuando no existe una política específica, distintos miembros pueden estar utilizando diferentes herramientas y procedimientos para llevar a cabo sus tareas, lo cual tiende a resultar en un mayor desorden administrativo.
Adicionalmente, para asegurarte de que estos procedimientos están siendo respetados, es aconsejable revisarlos frecuentemente o efectuar un proceso de auditoría interna.
Establecer una comunicación abierta
Cuando las inconsistencias no son originadas por un error en los procesos internos de tu empresa, necesitarás acudir con clientes o proveedores para solucionarlas. Por esta razón, es importante mantener una comunicación abierta y una buena relación con cada uno de ellos. De esta manera, puedes solicitarles aclaraciones siempre que lo necesites y el proceso para negociar soluciones será mucho más sencillo.
Elegir el cotejo de 3 vías
Como regla general, en materia de conveniencia y eficiencia, el cotejo de 3 vías siempre será la mejor opción para conciliar, ya que es más eficiente para detectar errores que el cotejo de 2 vías, pero requiere de un menor tiempo que el proceso de 4 vías para ser llevado a cabo.
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¿Cómo funciona la conciliación en el SAT?
Si tienes algún problema con una factura, puedes realizar una solicitud de conciliación con el SAT para arreglar cualquier situación. Específicamente, los casos en los que puedes realizar este procedimiento son los siguientes:
- Tu proveedor no envió una factura o la canceló sin razón
- Un proveedor te envió una factura que no reconoces
- Enviaste por error una factura a un cliente particular y necesitas pedirle que la cancele
Entonces, el SAT contactará directamente a tu cliente o proveedor para arreglar el problema. Lo único que necesitas para iniciar una solicitud es llenar el formato digital correspondiente con los datos personales y fiscales requeridos por el sistema.
¿Cuál es el propósito de esta función? Cuando alguna de las situaciones anteriores se presenta, tu empresa no puede conciliar con normalidad ya que existen comprobantes fiscales (o CFDI) registrados con el nombre de tu empresa pero sin estar asociados a una transacción, o existe una transacción sin comprobante que la respalde. Cualquiera de estos problemas resultará en inconsistencias fiscales que tu empresa deberá arreglar posteriormente, por lo que es buena idea realizar este proceso cada vez que se presenten.
Plataformas donde puedo conciliar facturas sin complicaciones
Si los procesos de conciliación de tu empresa son llevados a cabo de forma manual, y por ende, son propensos a errores y discrepancias que pasan desapercibidas, puedes implementar una herramienta de gestión de cuentas por pagar y por cobrar que te ayude a optimizarlos.
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