Aunque aparentemente pequeños, los errores administrativos tienden a acumularse y adquirir el potencial para causar un impacto significativo en tu empresa en más de un área, desviando proyecciones, causando retrasos y dificultando el acceso oportuno a datos, entre otras cosas.
Para manejarlos apropiadamente, necesitas familiarizarte con ellos y entender su importancia, y en este artículo te ayudamos con una guía sobre 12 de los errores administrativos más comunes, su posible impacto y algunas estrategias para gestionarlos y evitar que ocurran en primer lugar.
Errores de registro
Los errores de registro, aquellos en los que la información real sobre transacciones, inventario, metas y demás es anotada con equivocaciones en registros oficiales, son unos de los problemas más comunes en cualquier organización y, dependiendo de su origen, pueden generar distintos problemas, tales como:
- Disputas, en el caso de errores de facturación a clientes con montos mayores.
- Menores ingresos cuando los errores se deben a precios facturados menores a los reales.
- Comprensión deficiente de tus finanzas en casos en los que ocurren errores en el registro de ventas o compras, algo que lleva a decisiones deficientes.
La única solución casi 100% efectiva es la automatización del registro de finanzas de tu negocio, pues esto permite conectar sistemas bancarios o de facturación con sistemas de registro sin intervención humana para garantizar información precisa. Algunas herramientas, como las de Xepelin, permiten hacer esto de forma gratuita, así que no tiene por qué implicar un costo elevado.
Si, por cualquier motivo, la automatización no es una opción, también puedes desarrollar un sistema de chequeo estricto que ayude a detectar inconsistencias antes de que estas sean registradas oficialmente en una factura, balance general o cualquier otro registro.
Cálculos equivocados de tarifas o impuestos
Aunque muchos sistemas oficiales de impuestos calculan la cantidad a deber automáticamente, este no siempre es el caso y el cálculo de tarifas de importación o impuestos como el IVA suele ser responsabilidad de tu negocio.
Cuando estos no se llevan a cabo correctamente, los resultados pueden ser graves, como escenarios de incumplimiento fiscal o hasta márgenes de ganancia reducidos debido al cobro impreciso de impuestos comerciales.
De nuevo, la mejor solución suele ser automatizar estos procesos con un software contable o de facturación que se encargue de realizarlos directamente con información de sistemas oficiales.
Sin embargo, también es buena idea realizar revisiones antes de cada declaración o envío de facturas y mantener un registro organizado de precios y transacciones para corroborar información.
Realizar proyecciones demasiado espaciadas
Si bien es cierto que las proyecciones financieras son realizadas con el propósito de anticipar cambios en ventas, costos y flujo de liquidez a futuro para actuar con proactividad ante ellos, un error común es hacer este proceso solo de forma anual o semestral.
¿Por qué? Pequeñas variables (como costos de materia, inflación, tasas de interés, etc.) pueden cambiar de forma más frecuente y afectar la precisión de proyecciones, así que lo ideal es mantener una rutina más constante para realizarlas, de tal manera que cada fluctuación es considerada apropiadamente en previsiones.
Crear un presupuesto solo para olvidarlo
Crear un presupuesto es una parte básica de la administración financiera de tu empresa y de cualquier otra, pero si este no es integrado a tu estrategia y decisiones cotidianas, esto se considera como un error importante, ya que fomenta que decisiones de gastos no correspondan a lo planificado y surjan costos innecesarios.
Lo que implica esta integración es revisar el presupuesto de forma cotidiana, utilizarlo en la práctica para guiar decisiones día a día y comunicarlo con personas de tu equipo responsables de realizar compras, por mencionar algunas de las prácticas más importantes.
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No actualizar procesos conforme a normativa vigente
Los procesos cotidianos de registro financiero, fiscal y contable que tu empresa debe cumplir están sujetos a reglas específicas que, si bien no cambian mes con mes, sí suelen sufrir ajustes cada cierto tiempo. Operar sin considerar estas actualizaciones es un error que podría costarle a tu negocio problemas para operar sin interrupciones legales.
Dado que estas normas no fluctúan de manera tan constante, no es necesario seguirlas día a día, pero sí es importante estar familiarizado con ellas y estar al tanto de cambios relevantes año con año.
Documentos duplicados
Aunque fáciles de evitar en teoría, los problemas de documentos duplicados (sean estos órdenes de compra, facturas, registros de ventas, etc.) pueden llegar a ser muy comunes, con efectos que se manifiestan en horas de trabajo desperdiciado, disputas con clientes (en el caso de facturas) y pagos extra (en el caso de órdenes de compra).
Para reducir la frecuencia de errores de este tipo, la mejor opción es digitalizar y centralizar registros de tal forma que cualquier miembro de tu equipo pueda revisar fácilmente si un documento ya existe antes de crearlo. Algunas herramientas incluso cotejarán automáticamente si un archivo ya existe.
También es aconsejable dividir responsabilidades claramente e invertir en una comunicación ágil que evite malentendidos. En el caso de órdenes de compra, es buena idea contar con un proceso de aprobación previo antes de su envío, esto con el fin de evitar órdenes duplicadas.
Pagos tardíos de obligaciones
Otro error común suele ser el cumplimiento tardío de todo tipo de obligaciones, sean estas deudas financieras, compromisos con proveedores o pagos de impuestos, y se trata de un problema significativo que, según el área específica en donde se presente, puede generar intereses o multas y deteriorar relaciones comerciales.
La mejor forma de evitar esta equivocación es con un monitoreo y control constante de fechas próximas, que involucre también la programación de alertas días antes de fechas límite.
En algunas plataformas bancarias y de software, también es posible programar pagos con antelación para garantizar que estos surjan en el momento preciso.
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Contratos desactualizados
La manera en la que tu empresa gestiona a sus empleados es también una parte vital de su administración y errores en esta rama pueden tener grandes consecuencias. Uno de los más comunes es el no contar con contratos actualizados conforme a las normas vigentes o condiciones reales.
En caso de disputas laborales, este es un problema que le podría generar a tu empresa grandes costos legales e incluso puede causar tensiones innecesarias con tu equipo.
Puedes evitar todos estos riesgos estableciendo un protocolo estructurado de revisión preparado para cada año o cuando ocurran cambios en salario, horarios o funciones de un empleado.
Facturas y órdenes de compra enviadas al departamento erróneo
Incluso con facturas y órdenes de compra correctas, existe la probabilidad de que un error administrativo común se materialice en tu empresa: que estas sean enviadas al departamento incorrecto, algo que puede resultar en retrasos productivos y de cobranza.
¿Cómo evitar esta situación? Lo mejor que puedes hacer es mantener una base actualizada con información de clientes y proveedores que le permita a todo tu equipo interactuar siempre con la persona correcta.
Otras buenas estrategias son manejar un único canal para la recepción de presupuestos y envío de facturas y solicitar confirmación por cada documento enviado.
Falta de un sistema de organización y nombramiento de archivos
Ya sean físicos o digitales, archivos sin convenciones claras de nombramiento o un sistema de organización que los respalde pueden fácilmente perderse y ser difíciles de localizar cuando son necesarios.
Esto retrasa la toma de decisiones y potencialmente puede causar otros errores y problemas, como trabajo duplicado debido a la pérdida de un documento o decisiones que no se pueden tomar debido a la falta de información.
¿Cómo evitar esta clase de errores? Por supuesto, la clave suele ser la creación de un sistema de nombramiento y clasificación adecuado, que permita localizar a cada documento fácilmente conforme a filtros comunes como su fecha de creación o el tipo de archivo.
Conciliaciones manuales inconsistentes
Otro error común que, de hecho, puede llevar también a una variedad más grande de errores, son las conciliaciones realizadas con baja periodicidad. Si estas son manuales, el problema puede ser todavía más significativo.
En conjunto, estas condiciones hacen que sea mucho más fácil que errores de otro tipo pasen desapercibidos hasta que es demasiado tarde.
Para evitar este problema, la automatización y la constancia son fundamentales; mientras que las conciliaciones automáticas evitarán los errores de la conciliación manual, conciliaciones semanales o hasta diarias de mayor frecuencia aseguran que, si existen otros errores, estos sean corregidos con tiempo.
Reportes aislados
Finalmente, uno de los problemas administrativos más graves y comunes es el aislamiento de archivos, reportes y datos en distintas partes de tu negocio.
Además de ser un problema por motivos prácticos, debido a que encontrar la información necesaria se vuelve más difícil de hallar cuando está aislada, se trata de un problema estratégico que complica la toma de decisiones con información que no revela más que una faceta de tu empresa a la vez, de forma separada.
Tal y como sucede con otros ejemplos de esta lista, la mejor forma de evitar este error es con una plataforma centralizada o ERP que concentre datos en un solo lugar, creando una sola visión de la realidad para todo tu negocio.
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Los errores administrativos que pueden afectar a tu empresa son muchos, pero, con una idea de lo que debes evitar y lo que puedes hacer para lograrlo, tienes la capacidad para reducirlos y mantenerlos al mínimo, incluso si eliminarlos no siempre es posible.
Algo es claro: una de las mejores decisiones que puedes tomar para reducir este tipo de errores en tu empresa es digitalizar y automatizar el registro de datos, y Xepelin puede ayudarte a lograrlo de forma gratuita.
Esto, por medio de dos plataformas:
- Una herramienta de análisis financiero que se integra con el sistema de facturación de tu negocio para brindarte datos siempre actualizados y centralizados sobre ingresos, egresos y márgenes, así como un vistazo a los clientes y proveedores que conforman tu red.
- Un sistema de gestión de cobros y pagos que automatiza tareas como la programación de transferencias y el registro de facturas para así eliminar errores comunes y apoyar operaciones eficientemente.
Con datos registrados automáticamente y tareas automatizadas, no tienes que preocuparte por una gran cantidad de los errores administrativos que podrían afectar a tu empresa y esta puede operar con tranquilidad.
¿Cómo empezar? Crear una cuenta en Xepelin es el primer paso.
Xepelin ofrece tecnología financiera para todo negocio. Centraliza, controla y gestiona las finanzas de tu empresa en un solo lugar.
