Aunque los distintos organismos tributarios de cada país (como el SAT en México y el SII en Chile) ponen a disposición de personas y empresas sistemas gratuitos para emitir facturas, llega un punto en el ciclo de vida de una organización en el que sus capacidades son insuficientes, por lo que es momento de recurrir a un sistema de facturación digital comercial.
Sin embargo, hay ciertos costos asociados con esta decisión, por lo que muchos líderes de negocios pueden tener preguntas sobre si esta inversión adicional vale la pena, o si hay ciertas características que un sistema de esta clase debe de tener para generar valor verdadero.
En Xepelin, sabemos lo importante que es la adopción de distintas soluciones de tecnología para el crecimiento empresarial, así que aquí buscaremos responder a estas y otras preguntas que puedas tener sobre los sistemas de facturación digital comerciales. Esto, con la intención de impulsarte a conseguir la infraestructura que tu empresa necesita y elegir la mejor opción en el mercado.
¿Qué es un sistema de facturación digital?
Principalmente, es una herramienta de software diseñada para generar (y, en ocasiones, enviar) facturas de venta a clientes. Pero, hoy en día, los software de facturación electrónica suelen ofrecer funciones adicionales básicas de registro y monitoreo para la administración de facturas.
Un sistema de facturación digital puede ser una herramienta única, dedicada completamente a la emisión y administración de comprobantes, o puede formar parte de las funcionalidades de un software ERP más completo.
¿Cómo funciona un sistema de facturación comercial?
Funciona de manera similar a los sistemas gratuitos, generando facturas con validez legal que pueden ser enviadas a clientes y ayudando con el monitoreo de cuentas. Todo ello, siguiendo las disposiciones legales de emisión de comprobantes electrónicos de cada región, como la generación de números de folio y la inclusión de datos mínimos de emisores y receptores.
Para lograr la emisión de facturas con validez legal, estos sistemas se integran directamente con los servicios de facturación y bases de datos fiscales de los departamentos tributarios de cada país en el que operan.
¿Qué funciones básicas debe tener un facturador digital?
Las funciones específicas de cada software pueden variar, pero, en general, un sistema de facturación digital comercial promedio tendrá estas funciones básicas:
- Generación de facturas de acuerdo con las disposiciones legales y fiscales de cada región.
- Personalización de comporbantes con el logo de la empresa emisora y con cualquier otro dato relevante.
- Registro de datos de clientes que permita llenar automáticamente futuros comprobantes emitidos al mismo receptor.
- Integración con otros software ERP y de contabilidad, para una gestión contable completa, sin silos de información.
- Registro histórico de facturas que permita organizarlas adecuadamente y acceder a ellas en caso de una auditoría.
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¿Cuáles son los beneficios de utilizar un sistema de facturación?
Dados sus bajos costos, los servicios de facturación gubernamentales suelen ser llamativos para muchas empresas en crecimiento que necesitan reducir costos. No obstante, es importante recordar que el precio no debería ser un tan factor decisivo, puesto que los sistemas de facturación en línea ofrecen ciertos beneficios que las opciones tradicionales no:
- Mayor velocidad en el procesamiento de múltiples facturas, pues los sistemas tradicionales no están diseñados para procesar una gran cantidad de comprobantes.
- Servidores más sólidos, que reducen la probabilidad de que el servicio enfrente dificultades técnicas.
- Facturas personalizadas, las cuales brindan una imagen más formal a clientes y permiten incluir información más clara y organizada sobre transacciones específicas, de manera diferente a las plantillas genéricas que ofrecen los servicios de facturación digital gratuitos.
- Menores errores en la creación de facturas, gracias al llenado automático de nuevos comprobantes con información registrada.
- Visibilidad incrementada y más accesible, sobre todas las facturas que tu empresa procesa. Dependiendo de la herramienta, esta visibilidad puede ser en tiempo real.
- Escalabilidad que se adapta al creciente volumen de comprobantes que pueda tener que gestionar tu negocio a medida que se expanda.
- Ahorro de tiempo, derivado de menos errores, capacidades de procesamiento más sólidas, llenado automático e, inclusive, la generación automática de facturas recurrentes.
- Colaboración, ya que sistemas más robustos de facturación permiten la utilización simultánea de múltiples usuarios diferentes.
- Soporte técnico continuo que los sistemas gubernamentales no son capaces de ofrecer.
- Reducción de costos operativos, gracias a una mayor productividad y una incidencia reducida de errores que pueden llegar a ser costosos.
¿Cuándo recurrir a un sistema de facturación digital?
No existe una manera determinada para conocer el momento ideal para recurrir a un sistema de facturación comercial, y es cierto que los nulos costos de un servicio gratuito pueden ser muy valiosos, pero una señal clara de que tu empresa necesita un nuevo software es un retraso continuo en el envío de facturas a clientes.
Este es un claro indicador de que el equipo de gestión de tu negocio no tiene las herramientas o el tiempo suficiente para procesar el volumen de cuentas actual y de que, dado que contratar más personal podría ser más costoso, recurrir con un sistema nuevo de facturación digital puede ser la opción más rentable.
Otro posible indicador de que es momento de recurrir a servicios de facturación comerciales es una incidencia frecuente de errores, como el llenado incorrecto de comprobantes. ¿Por qué razón? Esto puede ser una señal clara de que la carga laboral actual es demasiada para tu equipo de cobros, y la realidad es que múltiples errores pueden ser mucho más costosos que un nuevo software.
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¿Qué hay que considerar para elegir un sistema de facturación?
Ahora bien, los beneficios de un sistema de facturación comercial son claros, pero cada herramienta de software posee diferentes capacidades y funciones que debes considerar para elegir la herramienta más apropiada. ¿Cuáles son los factores que hay que considerar? Estos son los más importantes:
- Legalidad, verificando que el software siga todas las disposiciones legales de facturación y que esté autorizado para generar comprobantes válidos.
- Interconectividad con sistemas ERP y contables, para garantizar información consistente entre distintos canales.
- Capacidad de procesamiento de acuerdo con el volumen de facturación promedio de tu negocio. Algunos sistemas tienen escalabilidad que llega a niveles corporativos, pero otros solamente soportan cantidades de facturación más cercanas a aquellas de pymes.
- Funciones de personalización que permitan introducir la identidad corporativa en cada comprobante y soporten la inclusión de detalles más específicos.
- Tipo de instalación, dependiendo de lo que más resulte conveniente para tu empresa. Algunos sistemas requieren la descarga de software, mientras que otros son accesibles de manera online.
- Reputación, de acuerdo con reseñas de clientes, ya que esta es la única forma de verificar que las promesas de una herramienta son ciertas.
- Nivel de actualización de acuerdo con la normativa fiscal relevante.
- Costo, teniendo en cuenta que, aunque no es el factor más importante, sí debe ser evaluado para determinar la rentabilidad de la inversión necesaria.
- Facilidad de uso, ya que una nueva herramienta exigirá un periodo de aprendizaje y adaptación por parte del personal, antes de comenzar a crear valor. Mientras mayor sea la facilidad de uso de un sistema, más rápido podrá generar resultados.
- Compatibilidad con sectores particulares, tomando en cuenta que industrias específicas podrían tener requerimientos particulares para la generación y administración de facturas. Si tu empresa pertenece a alguna de estas industrias, tu software deberá ser compatible con ella.
Finalmente, piensa también en las necesidades de tu empresa, en las metas que busca alcanzar y en la inversión de tiempo y recursos que está dispuesta a realizar, ya que las características de una herramienta son relevantes, pero la forma en la que estas le ayudarán a tu negocio a afrontar desafíos particulares es más importante.
Ejemplos de sistemas de facturación
Facto
Facto es un software de generación y administración de facturas disponible en Chile. Su principal funcionalidad está en la generación de comprobantes electrónicos y otros documentos tributarios conforme a las regulaciones establecidas por el SII, pero también ofrece soluciones adicionales en la gestión de inventarios, el manejo contable y la gestión de cuentas.
Alegra
El software de Alegra está disponible en México, Colombia, Argentina, Costa Rica y Panamá de manera online (sin descarga) y se enfoca principalmente en la facturación digital automatizada. Sin embargo, brinda también ciertas soluciones en la gestión de punto de venta y la administración de inventarios.
CONTPAQi
CONTPAQi ofrece una variedad de soluciones de software enfocadas en la generación y administración de comprobantes, ofreciendo un sistema de facturación, software contable, una plataforma de manejo y rastreo de inventarios y un sistema de gestión de nóminas, entre otras cosas.
Está disponible en el mercado mexicano y la gran mayoría de sus herramientas ofrecen la opción tanto de instalación local, como de acceso a través de la nube.
Facturama
Facturama está disponible únicamente en México y es accesible de manera web, en cualquier dispositivo con conexión a internet. Exclusivamente, el software se enfoca en brindar un proceso más ágil de generación de facturas y otros documentos fiscales relevantes, brindando opciones de facturación digital masiva, control de nómina y creación de cotizaciones.
Nubox
Las soluciones de software de Nubox están disponibles en los países de Chile, Argentina y México y van desde la facturación digital hasta la gestión de cobros y pagos, el análisis de cumplimiento normativo y el análisis financiero con inteligencia artificial.
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¿Cuánto cuesta un software de facturación digital promedio?
El costo de cada sistema de facturación específico puede variar considerablemente dependiendo de sus funciones, capacidades de generación y el plan particular contratado. No obstante, para pymes y profesionales independientes existe un rango que puede ir desde los $0 hasta los $90 dólares anuales, aproximadamente.
Para planes corporativos el costo puede ser mayor, aunque suele ser posible personalizar planes de esta magnitud para adaptarse a los presupuestos y necesidades de cada gran empresa.
¿Qué otras herramientas son útiles para la gestión digital de facturas?
Aunque esta clase de herramientas digitales suelen incorporar ciertas funciones que facilitan la gestión de facturas entrantes y salientes, no poseen la misma cantidad de capacidades de administración que un software de cobros y pagos más especializado para el monitoreo en tiempo real y la automatización de ciertos procesos de administración financiera.
Por ello, es buena idea adoptarlas junto a otras herramientas digitales de gestión de cuentas por cobrar y por pagar. Además de brindar visibilidad sobre facturas entrantes y salientes, estas aportan ciertas funciones adicionales de conciliación automática, envío de recordatorios, generación de alertas y realización de pagos que los sistemas de facturación promedio no poseen y que son esenciales para una buena administración.
Aunque muchas opciones de sistemas de gestión de cobros y pagos tienen un costo extra, con aliados como Xepelin puedes administrar las cuentas por pagar y por cobrar de tu empresa de forma completamente gratis por medio de un software que te brinda estas funcionalidades:
- Datos centralizados sobre tus cuentas por cobrar y por pagar, con información completa sobre cada factura y filtros que te ayudarán a organizarlas.
- Pagos programados que garantizarán que cada factura que reciba tu negocio sea pagada de forma oportuna, sin retrasos.
- Alertas personalizadas que te notificarán cuando es momento de generar una nueva factura o documento y cuando es necesario solucionar algún problema.
- Recordatorios de pago automatizados que te permitirán asegurar el cobro oportuno de cada factura emitida.
¿Cómo comenzar a utilizar esta herramienta? Lo único que debes hacer es crear una cuenta en Xepelin. El proceso es rápido y gratuito, por lo que podrás comenzar a optimizar la gestión de tus facturas de manera simple y accesible, inmediatamente.
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