La gestión financiera de una empresa nunca es sencilla; siempre hay una serie de cosas que pueden salir mal accidentalmente y de malas prácticas en las que es posible incurrir sin tener una idea de lo que pueden implicar.
Sin embargo, con el fin de que tu negocio opere de la mejor manera y crezca a un ritmo sano, sin pérdidas innecesarias, interrupciones o un flujo de caja deficiente, debes hacer lo posible por familiarizarte con estos errores y tratar de evitarlos tanto como puedas.
Para ayudarte, aquí te brindamos un listado con 12 de los errores financieros más comunes en la gestión empresarial y te damos algunos tips y recomendaciones para nunca cometerlos de nuevo.
No hacer ningún tipo de planificación
En primer lugar, uno de los errores financieros más comunes en la actualidad es, desafortunadamente, la ausencia de un proceso de planificación adecuado, algo que se estima que afecta a un 37% de las pymes y que puede llevar a su desaparición prematura.
Al no tener una idea de lo que este proceso implica o creer que es demasiado complicado, muchos líderes de empresas omiten este paso y luego enfrentan problemas severos cuando sus gastos salen de control y su flujo de caja se agota.
La forma de evitarlo es simple: entendiendo lo que este proceso implica (realizar previsiones, objetivos, proyecciones, presupuestos y planes sobre cómo se usará el dinero) y tomando el tiempo para hacerlo de la mejor forma, colaborando con equipos de finanzas, aprovechando la tecnología disponible y ajustando predicciones o metas periódicamente conforme surjan cambios.
Fijar objetivos de forma deficiente
Lo cierto es que muchas empresas sí toman el tiempo para, al menos, crear metas financieras que orienten sus esfuerzos y los de su equipo, pero un error común se presenta cuando estas no son claras, son poco realistas o, simplemente, no son comunicadas.
Esto genera un desequilibrio de expectativas en el que los líderes de un negocio pueden tener una idea sólida de lo que pretenden lograr, pero su equipo no entiende cómo pueden hacerlo desde sus responsabilidades correspondientes.
La mejor manera de evitar este error es siguiendo ciertas buenas prácticas en la fijación de metas, tales como: utilizar el método SMART para crear objetivos de calidad y realistas, priorizar la claridad en la redacción de metas y colocar propósitos en un documento centralizado que cada persona pueda consultar rápidamente.
No monitorear el flujo de caja día con día
Para saber si tu empresa es sana o si tiene déficits que necesitan ser cubiertos, requieres información. Específicamente, necesitas visibilidad total sobre tu flujo de efectivo, pero el no revisarlo de manera diaria o semanal es un error demasiado común en negocios de todo tipo.
Cuando no es vigilado de cerca, los problemas recurrentes del flujo de caja pueden pasar desapercibidos (como excesos de gastos, excedentes sin invertir y problemas similares) y tu empresa puede irlos acumulando hasta que sus efectos sean demasiado graves.
Por esto, es buena idea analizar el flujo de tu empresa con periodicidad frecuente, semanal o incluso diaria en caso de que tu negocio sea nuevo y necesites mayor control. Para un monitoreo todavía más estricto que te ayude a anticipar cualquier fluctuación, conseguir una herramienta digital que te permita vigilar la liquidez en tiempo real resulta recomendable.
No vigilar márgenes, gastos e ingresos periódicamente
El flujo de caja no es la única métrica financiera importante que pasa desapercibida, pues muchos negocios cometen el error de omitir también el análisis mensual o anual de KPI como márgenes de rentabilidad, gastos e ingresos, resultando en escenarios de alto riesgo en el que cualquier problema es ignorado hasta que escala.
Incluso si las finanzas de tu negocio parecen ser saludables, omitir este paso podría estarlo exponiendo a riesgos innecesarios que podrías evitar y mitigar rápidamente conociendo el estado actual.
¿La solución? Un protocolo claro y periódico de análisis le dice a tu equipo cuándo revisar estados financieros y en qué fijarse, de tal forma que toda situación sea detectada a tiempo. De nuevo, para un control mayor, un software de finanzas que te permita tener acceso a esta información cuando lo necesites es recomendable y muy útil para mantener datos actualizados y de fácil acceso.
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Hacer previsiones 100% manuales
Realizar previsiones y proyecciones es algo básico en la gestión financiera de tu empresa, pero un error frecuente, especialmente considerando la cantidad de tecnología disponible para optimizar este proceso, es hacerlo de forma completamente manual.
¿Por qué es un error? Para crear previsiones o proyecciones acertadas, se necesita analizar y procesar una gran cantidad de datos, una tarea que fácilmente puede fatigar a tu equipo y llevar a que cometa errores. Cuando este proceso es asistido con tecnología (como la IA), este elemento es removido, y cualquier sesgo o factor negativo deja de tener efectos.
Claro, el uso de esta tecnología y otras similares aún es nuevo y muchos negocios aún no saben cómo es que pueden aprovecharlo, así que el primer paso para corregir este error es entender cómo es que la IA puede ser de ayuda en finanzas y luego comenzar a integrarla poco a poco en procesos. Por ejemplo, limpiando datos inicialmente y luego orientándola a procesarlos y efectuar proyecciones.
Hacer presupuestos demasiado estrictos
En efecto, los presupuestos son necesarios para alinear decisiones de gasto con metas específicas. No obstante, estos objetivos suelen cambiar y, si sufren modificaciones en tu empresa, ya sea que busquen un control más estricto o sean afectados por un cambio de prioridades, sería un error que tu presupuesto se mantenga igual.
Cuando esto sucede, tu negocio puede terminar gastando más o gastando en áreas que no le brindan el impacto deseado, algo que puede resultar en un alcance de metas mucho más lento.
Puedes evitar este error considerando la revisión de presupuestos como una tarea más periódica y flexible, en lugar de estrictamente semestral o anual. Esto te permitirá mantener presupuestos relevantes.
Contraer más deuda de la necesaria y elegir el financiamiento incorrecto
No existe duda de que el financiamiento adecuado es necesario para cubrir brechas de liquidez y financiar crecimiento más rápido a largo plazo. Pero no cualquier tipo de financiación es adecuado para cada situación específica, y el no entender este hecho suele generar errores como la adquisición de más deuda de la necesaria o la obtención de créditos a largo plazo para solucionar problemas inmediatos.
¿Qué pasa cuando la financiación adecuada no es elegida? El problema suele ser el sobreendeudamiento, un escenario que reduce la liquidez de tu empresa y la deja vulnerable a imprevistos, además de reducir las probabilidades de que tu negocio consiga más financiamiento en el futuro al afectar su capacidad de pago.
Para evitar este error común, como regla general, siempre debes realizar estas preguntas antes de solicitar un crédito empresarial:
- ¿Qué cantidad se necesita?
- ¿Se necesita algo a corto o largo plazo?
- ¿Se requiere de un crédito tradicional o una alternativa como el factoring (adelanto de facturas) podría ser útil?
- ¿Es posible aceptar más deuda sin afectar las operaciones?
La respuesta honesta a estas preguntas te orientará apropiadamente en materia del tipo y cantidad de financiamiento más relevante a las necesidades de tu empresa.
No contar con un plan de optimización de impuestos
El pago de impuestos es una realidad que tu empresa debe enfrentar, pero es un error ver esta obligación como algo que no puedes controlar del todo, lo cual lleva a oportunidades desperdiciadas de ahorro. Como resultado, el flujo de caja de tu negocio puede verse reducido junto con sus márgenes anuales.
¿La mejor forma de evitar este error? Conociendo las leyes fiscales aplicables a fondo y monitoreando oportunidades de ahorro, de tal manera que elijas el régimen fiscal más conveniente, que puedas aplicar todas las deducciones que sean posibles y que aproveches estímulos temporales en inversiones específicas o innovación.
Dejar los excedentes de flujo en una cuenta corriente simple
Contar con excedentes de capital es una buena señal, pues indica que el flujo de efectivo de tu empresa es sólido y que está generando suficiente dinero extra para crecer. El problema, y un error común, es cuando este dinero permanece ahorrado en una cuenta corriente empresarial normal, sin generar retornos y sin invertirse en otros planes más productivos.
Esto es un error debido a los costos de oportunidad que el ahorro sin estrategia representa: cada momento que ese dinero permanece inmóvil, pierde valor y los competidores de tu negocio podrían estar invirtiendo activamente en su expansión.
La estrategia óptima para evitar este error es simple: monitorea la liquidez de tu empresa periódicamente (cada semana o mes) y cuenta con un plan para el manejo activo de estos fondos, sea cual sea.
Por ejemplo, podrías ahorrarlo, pero en una cuenta con rendimientos que proteja su valor, o tener en mente una inversión que tu negocio necesite en maquinaria, innovación, reparaciones, etc., y utilizarlo en estas áreas en cuanto obtengas un exceso de caja.
Pagar facturas al momento sin negociar mejores plazos
Puede parecer lógico que, si tu negocio cuenta con el dinero necesario, pagar a proveedores tan rápido como sea posible es la decisión correcta. Por supuesto, pagar a tiempo es vital, pero sería un error no buscar negociar plazos de pago más prolongados que le permitan a tu empresa mantener su flujo de caja por un tiempo mayor.
Cuando se presenta, este error puede dejar a tu empresa vulnerable frente a emergencias que podrían requerir capital para ser cubiertas.
Evidentemente, la forma de evitar este error es negociando con proveedores con el fin de conseguir plazos de pago más prolongados, de tal forma que puedas proteger la liquidez de tu negocio, pero sin que esto implique que tus proveedores no reciban su dinero a tiempo.
Vender a crédito sin un análisis previo
Otro error común en la gestión financiera de tu negocio es tomar la decisión de vender a crédito con el fin de incentivar ventas, pero sin una evaluación de riesgo previa que te proteja contra clientes con un mal historial de crédito o sin la suficiente solvencia para manejar sus deudas.
Al cometer esta equivocación, expones a tu empresa a riesgos innecesarios: la probabilidad de que pagos atrasados disminuyan su liquidez o de que ventas a crédito resulten en una deuda incobrable que genere pérdidas.
Lo primero que necesitas para mitigar la posibilidad de que este error se presente es un entendimiento de las señales que delatan a un cliente riesgoso; después, requerirás de un proceso estructurado para buscarlas y, finalmente, es buena idea que protejas a tu negocio aún más con una política de crédito que le diga a tu equipo cómo realizar este proceso y a tus clientes cómo manejar su deuda.
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No contar con un fondo de emergencia
Siempre es buena idea reinvertir excedentes de forma productiva, pero es un error hacerlo sin tomar en cuenta también una estrategia de ahorro que le ayude a tu empresa a contar con un fondo para lidiar con imprevistos, emergencias o fluctuaciones más radicales que interrumpan sus operaciones.
Cuando este fondo está ausente, el riesgo se presenta sobre la supervivencia de tu negocio: en caso de que algo le impida operar con normalidad, la falta de capital podría implicar que el problema tarde más tiempo en solucionarse, llevando a una interrupción mayor con consecuencias más graves.
Para evitar no contar con este fondo de emergencia cuando sea necesario, debes comenzar a construirlo activamente, dedicando una porción de los excedentes mensuales de tu empresa para él. Lo que tienes que considerar es que este debe ser equivalente a al menos 6 meses de los gastos de tu negocio y lo ideal es que se deposite en una cuenta que genere rendimientos con el fin de preservar su valor.
Teniendo en mente estos errores financieros, ahora entiendes lo que debes evitar en la gestión financiera de tu empresa y, como resultado, puedes asegurar que esta se mantenga en un estado óptimo.
Lo cierto es que una buena gestión no conlleva solo evitar errores; implica también aprender a tomar mejores decisiones, aprovechar datos y automatizar tareas repetitivas para volverlas más ágiles y preciosas, y Xepelin puede ayudarte a lograr todo esto.
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