Gestionar el capital de trabajo de una empresa jamás es sencillo, pues existen una serie de imprevistos y desafíos que dificultan este proceso. Además, hay ciertos errores comunes en la realización de esta tarea, los cuales generan complejidades adicionales innecesarias que elevan aún más su nivel de dificultad.
La buena noticia es que estos errores son perfectamente evitables con las prácticas correctas y en este artículo te brindaremos una guía sobre estas equivocaciones y lo que puedes hacer para evitar que surjan en primer lugar.
Esto, con el propósito de ayudarle a tu empresa a optimizar su capital de trabajo de forma continua, algo que resulta esencial para su supervivencia y crecimiento sostenible a largo plazo.
No monitorear de cerca el flujo de efectivo
Uno de los errores más usuales, y potencialmente riesgosos, que afectan la gestión de capital de trabajo de muchas empresas es una falta de monitoreo constante de la liquidez disponible. Sin esta vigilancia frecuente, es imposible anticipar las necesidades de capital de un negocio y tomar acción para cubrirlas en su momento.
Afortunadamente, evitar este error es sencillo; únicamente se necesita adoptar una herramienta digital de datos financieros (como un ERP o un dashboard) que brinde actualizaciones en tiempo real sobre el flujo de efectivo, de forma centralizada.
Por supuesto, también es necesario hacer el esfuerzo por revisar la herramienta de forma constante, pero el simple hecho de adoptarla aporta una simplicidad al proceso de monitoreo, que el chequeo manual periódico de registros financieros no puede igualar.
Confundir rentabilidad con capital disponible
Confundir los conceptos de rentabilidad y capital de trabajo suele llevar a interpretaciones erróneas sobre la salud financiera de una empresa, ya que una rentabilidad positiva puede enmascarar problemas de falta capital.
Por ejemplo, si una empresa aumenta sus ventas anuales, pero su volumen de cuentas por cobrar es elevado, tal vez sea rentable, pero es muy probable que tenga dificultades para afrontar sus costos operativos diarios.
¿La solución? Comprender a fondo la diferencia entre estas ideas, la cual se puede resumir de esta forma: mientras que la rentabilidad representa la capacidad de una empresa para generar ganancias a partir de una inversión inicial, el capital de trabajo es el efectivo disponible para lidiar con costos a corto plazo.
Descuidar la rotación de inventario y no ajustar la producción conforme a la demanda
Los costos ocultos de una gestión de inventario ineficiente son muchos, como el almacenamiento, la obsolescencia y la falta de existencias, y estos tienen el potencial de causar disrupciones considerables en la liquidez. Por lo tanto, una buena administración del capital de trabajo debe ocurrir en conjunto con una gestión eficiente de inventario.
Para alcanzarla, estas son algunas de las cosas que se pueden hacer:
- Anticipar la demanda para adquirir el inventario apropiado y reducir costos innecesarios de almacenamiento.
- Establecer valores mínimos de inventario que indiquen el momento para realizar una compra.
- Monitorear continuamente los niveles de inventario.
No prever estacionalidades en el flujo de caja
Aunque algunos sectores son más afectados por la estacionalidad que otros, todos están sujetos a ella de una forma u otra, por lo que no tomarla en cuenta para planear adquisiciones, solicitudes de financiamiento y otras decisiones importantes en la gestión financiera es un gran error.
Para evitarlo, no basta con realizar proyecciones de flujo de efectivo, sino que estas deben ser ejecutadas de la manera más precisa posible, siguiendo buenas prácticas como el uso de tecnología y la colaboración entre departamentos diferentes, cuya perspectiva enriquezca las proyecciones para volverlas más realistas.
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Utilizar capital de trabajo para inversiones a largo plazo
En efecto, reinvertir los excesos de liquidez en crecimiento futuro es necesario, pero esto no se puede hacer sin antes cubrir los compromisos inmediatos, ya que esta decisión puede interrumpir las operaciones cotidianas de una empresa.
Con esto en mente, es buena idea establecer una jerarquía al momento de distribuir el capital de trabajo, priorizando los costos a largo plazo sobre las inversiones y proyectos a largo plazo que puedan necesitar capital, incluso si el progreso de estos últimos puede verse ralentizado.
No contar con un fondo de emergencias
Las alzas en precios, emergencias, sanciones y reparaciones son solo algunos de los costos imprevistos que pueden surgir en una empresa, generando presión sobre su flujo de efectivo, y por los cuales, contar con un fondo de reserva suficiente es algo crucial en la gestión del capital de trabajo.
Para construir uno, solo es necesario seguir estos pasos:
- Llevar a cabo un proceso de gestión de riesgos que permita identificar posibles amenazas.
- Calcular el impacto económico que las amenazas con mayores probabilidades de ocurrir podrían tener.
- Separar un fondo de recursos suficiente para lidiar con el efecto de las amenazas identificadas.
- Construir y mantener el fondo con aportaciones periódicas.
Tener un mal score crediticio
Por las mismas razones por las que un fondo de emergencia es importante para la gestión de capital trabajo, también lo es el tener acceso rápido a financiamiento en caso de que sea necesario. ¿Cuál es la clave para conseguirlo? Un score crediticio óptimo que demuestre bajo riesgo, pues la ausencia de este es capaz de hacer el acceso a financiación prácticamente imposible.
Lo más relevante que hay que tener en cuenta para construirlo es lo siguiente:
- Un puntaje de mayor antigüedad siempre es mejor, por lo que es necesario empezar cuanto antes.
- La puntualidad en pagos es lo que más influye en el score, así que es crucial evitar saldos atrasados.
- La diversidad de crédito demuestra mayor capacidad para lidiar con distintos tipos de financiación, por lo que una estrategia variada es recomendable.
- Utilizar al máximo una línea de crédito puede indicar problemas financieros a instituciones, así que es buena idea mantener la utilización en un rango menor.
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No monitorear la eficiencia de procesos
Poco a poco, los procesos ineficientes generan desperdicios y costos adicionales que afectan directamente el flujo de efectivo de un negocio, así que resulta un error grave, pero común, el no prestarle atención a la productividad y eficiencia con la que se desempeñan todos los procesos de una empresa.
La clave para evitar que este error se presente está en adoptar la metodología de gestión o mejora de procesos que mejor se adapte a una organización, siguiendo sus principios básicos para así llegar a workflows que aprovechen mejor los recursos invertidos en ellos y que presenten la cantidad más mínima posible de cuellos de botella y otras ineficiencias.
Contar con un proceso 100% manual de cobros
Aunque tradicionales, los procesos manuales de cobros tienden a llevar a serios problemas en el capital de trabajo de una empresa, pues suelen convertirse en cuentas por cobrar atrasadas. Por ello, las tareas manuales en el área de cobros deben evitarse.
¿Cuál es la alternativa? Hoy en día, existe una gran variedad de softwares de cobros capaces de digitalizar y automatizar la administración de cuentas por cobrar a través de recordatorios automáticos a clientes, alertas y facturas centralizadas para facilitar el rastreo de fechas de vencimiento.
Ofrecer crédito sin un proceso previo de due diligence
El no revisar la estabilidad financiera y fiabilidad de los clientes antes de ofrecerles cualquier tipo de crédito es una mala práctica que retrasa significativamente las cuentas por cobrar y, por ende, reduce las reservas de capital de trabajo, ya que resulta en ventas a crédito que no se convierten en efectivo.
El primer paso para evitar esta situación es poner en marcha un proceso de due diligence que ayude a comprobar el estado de salud financiera de los clientes antes de tomar el riesgo de ofrecerles crédito. Una vez establecido, puede ser buena idea automatizarlo para agilizar el análisis de riesgo de clientes.
Pagar a proveedores con demasiada anticipación
Los pagos realizados antes de su fecha de vencimiento pueden ser efectivos para mantener la relación con proveedores, pero los efectos que pueden causar sobre el capital de trabajo implican que también pueden llegar a ser un error en la gestión de este recurso.
Para evitarlos, lo mejor que se puede hacer es tener un mayor control sobre las fechas de vencimiento de cuentas por pagar, buscando encontrar un balance entre realizar pagos oportunos para sostener relaciones comerciales y postergar pagos para evitar drenar el capital disponible.
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En conclusión, conocer estos errores comunes puede ayudarte a identificarlos de forma más sencilla. Adicionalmente, los consejos proporcionados te permitirán garantizar que estos jamás se presenten en tu empresa.
Recuerda que lo más fundamental en la gestión de capital de trabajo es contar con visibilidad total sobre el capital disponible, lo cual te ayudará a entender el flujo de efectivo en tu empresa, detectar problemas y conocer lo que puedes hacer para mejorarlo.
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