En cualquier empresa, el proceso de compras debe cumplir un propósito simple, pero altamente estratégico: garantizar que los recursos necesarios estén disponibles en el momento correcto. Adicionalmente, un área de compras optimizada puede generar valor de otras formas, como reduciendo costos o fortaleciendo relaciones con proveedores.
Desafortunadamente, en muchos casos, la realidad es que este proceso no llega a cumplir su propósito original, y mucho menos desbloquear su verdadero potencial.
¿La buena noticia? Basta con realizar pequeños cambios en la forma en la que tu empresa mira a este proceso y en la manera en la que lo lleva a cabo para que alcance su mejor nivel posible, y aquí te daremos un listado con 11 recomendaciones a seguir para aplicar estos cambios en el área de compras de tu negocio.
Conoce la importancia estratégica del proceso de compras
Para optimizar el área de compras en tu empresa, primero es necesario modificar la forma en la que se le mira. Esto implica hacerse consciente de la importancia estratégica que tiene en la reducción de costos, el abastecimiento oportuno y la creación de relaciones comerciales que generan mayores beneficios.
Puedes hacer esto con una comunicación clara y constante con tu equipo de compras, estableciendo también metas SMART que guían sus esfuerzos y su forma de pensar.
Analiza la situación actual del área
Antes de invertir tiempo y recursos en un cambio radical, primero es buena idea realizar un diagnóstico del área, verificando qué es lo que funciona y qué es lo que se debe de modificar. De esta forma, podrás enfocar esfuerzos y recursos en problemas específicos, en lugar de perder tiempo en ejecutar planes ambiciosos que pueden no ser necesarios.
¿Qué buscar en este diagnóstico? Básicamente, cuellos de botella, áreas de oportunidad en la reducción de costos, gastos innecesarios y posibles procesos que deban de ser revisados y optimizados para ser más eficientes.
Mantén un registro centralizado de órdenes de compra, cotizaciones y facturas
Para garantizar la resolución rápida de posibles disputas y mantener visibilidad sobre el flujo de gastos y mercancías, resulta buena idea centralizar documentos como las facturas, cotizaciones y órdenes de compra. Además de funcionar como un respaldo legal, este registro facilitará el acceso a información sobre gastos y adquisiciones para quien sea que lo pueda necesitar.
Es importante recordar que, aunque un registro manual es útil, siempre es mejor automatizar el registro de facturas y otros documentos comerciales por medio de algún tipo de software. Esto con el fin de evitar errores y recibir información en tiempo real.
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Comienza a monitorear los lead times de proveedores
Parte importante del proceso de compras es saber cuándo es el momento de realizar un pedido, y este instante no se puede determinar sin conocimiento sobre los lead times o tiempos promedio de entrega de proveedores. Por ello, siempre es aconsejable vigilar estos indicadores de cerca, buscando garantizar que cada compra siempre resulte en abastecimiento oportuno.
Vigila de cerca tu inventario
Por las mismas razones por las que deberías monitorear los lead times de tus proveedores, es buena idea medir constantemente los niveles de inventario de tu empresa, estableciendo el mínimo de stock que necesitas para responder a la demanda, sin que tu empresa quede sin existencias.
En conjunto, estos 2 indicadores te ayudarán a conocer el momento ideal para colocar un nuevo pedido.
Anticipa tu demanda
Al igual que las faltas de existencias, los excesos de stock generan problemas adicionales que, en este caso, se presentan como costos elevados de almacenamiento.
Entonces, dado que un buen proceso de compra debe de buscar reducir gastos innecesarios, este debe incluir la realización periódica de proyecciones de demanda que te permitan determinar la cantidad exacta de inventario que tu empresa requiere para satisfacer a todos sus clientes, sin faltas y sin excesos.
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Incluye la negociación como parte esencial de tu proceso de compras
Frecuentemente, las negociaciones con proveedores son la única forma de mantener una comunicación transparente con proveedores y de conseguir beneficios personalizados en materia de costos y plazos de pago. Por ello, deben ser vistas como una parte básica del proceso de compra y no solo como un recurso al que se puede recurrir de forma esporádica.
Consigue mayor visibilidad sobre las fechas de vencimiento
De manera accidental, muchas entregas resultan atrasadas por motivos de pagos tardíos, impidiendo el alcance de la meta fundamental de abastecimiento oportuno del proceso de compras. Para que esto no suceda en tu empresa, es necesario aumentar la visibilidad y control sobre las fechas de vencimiento.
Esto se puede lograr fácilmente por medio de un software de pagos que centralice la información de facturas entrantes y que, de ser posible, envíe alertas de vencimiento automáticas que reduzcan olvidos.
Aprovecha los descuentos de pronto pago de forma estratégica
Aunque tomar la oportunidad de un descuento de pronto pago no siempre es la mejor decisión para mantener un buen flujo de efectivo, estos beneficios son recursos muy valiosos en el contexto apropiado. Con esto en mente, si tu empresa tiene la liquidez suficiente, debería de buscar captarlos para disminuir costos.
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Vigila precios, condiciones de mercado y otros factores para volver tus compras más estratégicas
Para reducir costos de manera significativa, es buena idea monitorear precios de materia prima, divisas y otras condiciones de mercado, buscando realizar compras en momentos estratégicos en los que los costos sean menores.
Si bien es cierto que no siempre es posible aprovechar bajas en precios debido a distintas circunstancias, el simple hecho de vigilarlos de cerca le permitirá a tu equipo de compras aprovechar ciertas oportunidades en cuanto se presenten.
Considera financiar ciertas compras para mantener tu liquidez
En casos en los que tu empresa necesita realizar alguna compra esencial o aprovechar una oportunidad momentánea, pero no pueda permitirse reducir su flujo de caja, el confirming puede ser una solución ideal, pues permite financiar el pago a proveedores para preservar la liquidez por un periodo de tiempo adicional.
Mediante este servicio, puede ser más sencillo captar descuentos por pronto pago, bajas en costos de materias primas y otras oportunidades, pero sin afectar las reservas inmediatas de capital.
Finalmente, estas recomendaciones le ayudarán a tu empresa a cumplir con sus objetivos básicos de manera más constante, pero es importante recordar que, para obtener los mejores resultados posibles, es recomendable adoptar también herramientas de tecnología que asistan el proceso, reduciendo sus errores y aumentando su eficiencia.
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