Sin workflows apropiados de proyecciones de ventas y liquidez, toda empresa corre el riesgo de experimentar problemas de resiliencia y adaptabilidad, puesto que no tienen manera de prevenir obstáculos financieros futuros y gestionarlos para reducir su impacto.
Esto es un problema para muchas organizaciones latinoamericanas, ya que, de acuerdo con nuestro Reporte Anual del Estado de Madurez Financiera 2024, un 70% de ellas no implementan la creación de procesos correctos de planificación y forecasting en sus actividades diarias o no cuentan con un proceso de previsión lo suficientemente formalizado.
En Xepelin, nuestra meta principal es la de ayudar a tu negocio a crecer por medio de los mejores procesos y herramientas digitales, por lo que en este artículo hablaremos sobre las proyecciones de ventas empresariales, sobre su importancia, sobre los métodos que existen para llevarlas a cabo y sobre las formas en las que se pueden automatizar.
¿Qué es una proyección de ventas?
Es un procedimiento que busca predecir, de la manera más exacta posible, la cantidad de ingresos por ventas que tu empresa conseguirá en un plazo de tiempo específico o el número de unidades, servicios o suscripciones vendidos en el mismo periodo. Para llegar a esta previsión, un proceso de este tipo se puede basar en datos históricos de tu negocio y entorno comercial, o en la perspectiva y experiencia de diversos expertos.
Realizar esta tarea tiene como objetivos principales el anticipar problemas o necesidades futuros, mejorar la planificación de la inversión de recursos financieros y ayudar a construir una expectativa realista sobre el crecimiento de tu empresa en el futuro cercano, entre otros.
¿Por qué es importante realizar proyecciones de ventas?
De no llevar a cabo este proceso, tu empresa puede ser vulnerable a cambios y fluctuaciones futuras que no tendrá forma de predecir y estará estancado en un proceso financiero reactivo, es decir, que solo reacciona a los problemas conforme suceden, sin tener el tiempo suficiente para mitigarlos en medida de lo posible.
Por el contrario, al efectuarlo, es posible desbloquear un grupo considerable de beneficios:
- Predicción aproximada de la demanda de acuerdo con las ventas esperadas en un periodo de tiempo, evitando así problemas de distorsiones de inventario, como los excesos y faltas de existencias.
- Mejor planificación financiera, permitiendo conocer el momento preciso en el que los ingresos serán suficientes para iniciar nuevos proyectos sin el riesgo de que estos queden inconclusos.
- Creación simplificada de metas SMART que sean realistas y alcanzables, y que guíen la toma de decisiones.
- Detección de problemas financieros actuales que deban ser corregidos para obtener mejores resultados futuros.
- Mayor tiempo para reaccionar ante tendencias, tanto negativas, como positivas, y mitigar su impacto o potenciarlo, respectivamente, tan pronto como sea posible.
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Tipos principales de proyecciones de ventas
Dependiendo de las bases que se utilicen para crear una proyección de ventas, estas se pueden clasificar en 2 categorías principales: cuantitativas y cualitativas. Por un lado, las proyecciones cuantitativas son aquellas que están basadas en datos históricos y cálculos matemáticos, por lo que suelen ser una mejor opción cuando se busca precisión y exactitud en el proceso de previsión. Por otra parte, las proyecciones cualitativas se basan en la experiencia y perspectiva de expertos, por lo que son la alternativa ideal cuando no existen datos suficientes para llevar a cabo un método cuantitativo o cuando solo se necesita realizar un análisis general, sin resultados medibles.
Métodos cualitativos de proyección de ventas
Si tu negocio es relativamente nuevo, si tus datos no son completamente confiables o si, simplemente, no necesitas una proyección de ventas empresariales tan meticulosa, suele ser buena idea elegir un método cualitativo como alguno de los siguientes:
Método Delphi
Consiste en diseñar un cuestionario sobre posibles factores que afectarán los prospectos de ventas, estimaciones del mercado y otros elementos relevantes para luego presentarlo ante un grupo de expertos que deberán contestarlo. Una vez finalizada esta fase, el método Delphi exige que los resultados sean compartidos en anonimidad y que el proceso se repita hasta que se llegue a un consenso.
Pruebas de mercado
Especialmente útil para analizar el posible impacto de nuevos lanzamientos, la creación de pruebas de mercado se basa en conseguir retroalimentación sobre un nuevo producto o servicio antes de introducirlo de manera oficial, poniéndolo en contacto con una muestra significativa del mercado. De esta manera, permite conocer respuestas y opiniones generales, anticipar posibles obstáculos y optimizar el producto antes de su lanzamiento.
Entrevistas y encuestas con equipos de ventas y analistas
Probablemente el método cualitativo más simple, este consiste en recopilar información sobre la perspectiva de analistas y miembros del equipo de ventas de manera directa. Esto con el fin de conseguir un panorama amplio basado en la experiencia que ayuda a encontrar posibles problemas y oportunidades en el proceso de ventas, así como ciertas tendencias futuras.
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Métodos cuantitativos de proyección de ventas
Si piensas que la infraestructura de datos de tu empresa es confiable, que la cantidad de información histórica es suficiente y que la precisión debe ser una prioridad en tu proceso de proyección, optar por uno de los siguientes métodos cuantitativos de proyección es buena idea:
Análisis predictivos de series temporales
Consiste en recopilar información histórica sobre datos de ventas (mensuales, bimestrales, anuales, etc., según sea necesario) y organizarlos en una línea temporal, permitiendo observar picos, depresiones y valles a lo largo del tiempo. A partir de esta serie, es posible realizar una predicción sobre la estacionalidad de la demanda y obtener un porcentaje de crecimiento realista que siga la tendencia.
Aunque simple de realizar, el análisis predictivo de series temporales presenta limitaciones en materia de que, por sí mismo, no considera factores externos y cambios nuevos que pueden afectar las ventas.
Método descendente
El método descendente, uno de los procedimientos más fáciles de ejecutar, se basa en encontrar información sobre el tamaño de las ventas anuales de tu industria específica y en realizar una estimación porcentual del mercado total que tu empresa podría captar, para luego calcular la cifra exacta de ventas que este porcentaje representaría del valor total del mercado.
Método ascendente simple o run rate
Se trata de un método igual de sencillo que el descendente, aunque más personalizado, y se suele utilizar para determinar el volumen aproximado de ventas que se generará durante el resto de un año. Consiste en dividir la cantidad de ingresos que tu empresa ha generado en un punto intermedio del año entre los meses transcurridos, para así calcular un número promedio aproximado de ganancias que se podría percibir en cada uno de los meses restantes.
Análisis de regresión lineal simple
Es utilizado para predecir cómo es que una variable específica podría afectar otra variable distinta (en este caso, las ventas de tu negocio) determinando así una relación de causalidad entre 2 elementos y generando una línea predictiva.
Tasa de crecimiento medio
Funciona de manera similar al run rate, pero, en lugar de basarse en la cantidad de ingresos, se enfoca en la tasa de crecimiento mensual de ventas, permitiendo tener una idea del crecimiento a esperar en los meses próximos, siempre y cuando el patrón se mantenga estable.
Suavizado exponencial
Utiliza una serie de datos históricos alineados en el tiempo para calcular la posible trayectoria de su crecimiento futuro. Sin embargo, este método toma en cuenta que los datos demasiado antiguos, aunque relevantes, pueden tener menor importancia en la predicción de valores futuros, por lo que le da prioridad a datos más recientes sin dejar de lado a la información de mayor antigüedad.
Pronóstico por longitud del ciclo de ventas
En lugar de basarse en volúmenes netos o tasas de crecimiento, este método se enfoca en la longitud promedio del ciclo de ventas para realizar proyecciones acertadas. Al analizar el tiempo promedio que le lleva a un cliente pasar por el ciclo de ventas hasta realizar una compra, este método permite determinar cuántas ventas puede esperar tu empresa en el futuro cercano de acuerdo con la trayectoria esperada de nuevos leads.
Es importante mencionar que, dado que los métodos cuantitativos involucran la analítica de grandes cantidades de datos, realizarlos de forma manual los vuelve propensos a errores humanos. Por lo tanto, siempre es aconsejable utilizar herramientas de inteligencia artificial para garantizar la eficacia de una proyección.
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Factores a considerar al efectuar una proyección de ventas
Sin importar el método que consideres más apropiado para las necesidades de tu empresa, solo es posible obtener los resultados más acertados cuando se integran los siguientes factores al proceso de proyección de ventas:
- Periodo a evaluar y a proyectar, esto con el fin de centrar la proyección en un periodo específico y reducir su margen de error.
- Métricas de ventas, desde volúmenes netos hasta tasas de crecimiento, dependiendo de la complejidad del análisis.
- Indicadores del comportamiento del mercado y de competidores, como cantidad de empresas competidoras o fluctuaciones en costos y precios, para encontrar las formas en las que el entorno comercial directo podría afectar una previsión.
- Hábitos de consumo de clientes y comportamiento del público, para encontrar tendencias que podrían potenciar u obstaculizar el alcance de las proyecciones esperadas.
- Otras variables que podrían afectar la previsión, como disrupciones en la cadena de suministro, problemas sociopolíticos y fenómenos medioambientales que tienen el potencial de afectar la capacidad productiva de tu negocio o el poder adquisitivo de clientes.
Pasos a seguir para realizar una proyección de ventas
Con el fin de simplificar la adopción de un workflow adecuado de proyección de ventas empresariales en tu negocio, aquí hay una serie de pasos a seguir:
- Define los propósitos del proceso. Mediante metas claras, podrás orientar la proyección hacia insights específicos que resulten relevantes y evitarás perder tiempo analizando otras cuestiones.
- Recopila información, tratando de centralizarla en un solo lugar para facilitar su consulta, y buscando garantizar su veracidad, eliminando datos duplicados o secuencias incompletas.
- Encuentra métricas que puedan enriquecer el proceso, como ciclos de venta promedio, crecimiento esperado, etc.
- Establece un método de proyección de acuerdo con las necesidades y metas establecidas.
- Calcula la proyección utilizando el método deseado. Si lo crees necesario, puedes realizar el proceso más de una vez para garantizar que no existan errores.
- Realiza ajustes según factores externos, una vez encontrados los resultados de la proyección, ya que incorporarlos directamente en el cálculo no es una posibilidad en muchos casos, pero son factores fundamentales para que la proyección se apegue a condiciones reales.
¿Cómo automatizar las proyecciones de ventas?
Por medio de una herramienta digital apropiada, como alguna plataforma de inteligencia artificial, puedes automatizar las proyecciones de ventas de tu empresa para volverlas mucho más precisas y realizarlas en menos tiempo. Gracias a la rápida evolución de esta clase de tecnología en los últimos años, hoy en día existe una variedad de herramientas de IA en el mercado que se acoplan a las necesidades y presupuestos de cada negocio.
Entre ellas, es posible destacar a la plataforma de gestión financiera de Xepelin, que se integra con el sistema de facturación de tu empresa para registrar sus ventas y compras en tiempo real y realizar proyecciones, no solo de ventas, sino de la liquidez completa de tu organización. Con esta herramienta gratuita, puedes ahorrar tiempo en la realización de previsiones financieras sin sacrificar calidad, ya que todos los datos del proceso se extraen directamente de tu historial de compras y ventas.
Con el acceso a esta plataforma, vienen incluidas una serie de funcionalidades adicionales, como un dashboard de datos en tiempo real y una plataforma de gestión de cobros y pagos, todo en un mismo lugar y sin costo adicional.
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