Con cada compra que realiza y recibe tu empresa, hay una gran cantidad de costos asociados de envío, mantenimiento y almacenamiento, sin contar los costos derivados del tiempo que conlleva realizar, gestionar y recibir cada orden.
Mantener estos costos al mínimo posible es vital para una gestión de inventario ideal y un flujo de caja sano, pero, ¿cómo hacerlo? La cantidad económica de pedido o EOQ es una métrica que te ayudará a lograrlo y en este artículo te decimos de qué manera, cómo calcularla y cómo interpretarla.
¿Qué es la cantidad económica de pedido o EOQ?
La cantidad económica de pedido o economic order quantity (EOQ) es un indicador de gestión de inventarios que revela, aproximadamente, el tamaño que una nueva orden de compra de mercancías o materiales debe tener para reducir al mínimo los costos asociados de transporte, almacenamiento, procesamiento de pedidos y demás.
Esto incluye también cualquier posible costo que podría resultar de eventos de excesos y faltas de inventario.
¿Para qué sirve la EOQ?
Mediante el cálculo de esta pieza importante de información, la cantidad económica de pedido sirve para mantener los costos de la gestión de inventario al mínimo posible y mejorar la eficiencia del proceso de compra.
Por ejemplo, si el equipo de manejo de stock o procurement en tu negocio conoce este valor, puede apegarse a él en cada compra para lograr estas metas:
- Evitar pagar más de lo necesario en envíos frecuentes innecesarios u órdenes demasiado grandes con riesgo de no venderse.
- Mantener niveles estables de inventario que no generen costos excesivos de almacenamiento o costos de oportunidad debido a faltas de stock.
- Ahorrar tiempo al eliminar pedidos demasiado pequeños, pero que requieren el mismo proceso de compra, recepción y gestión.
Diferencia entre la cantidad económica de pedido y el punto de reorden
Para aprovechar la información que el EOQ brinda, es importante distinguirlo adecuadamente de una métrica complementaria, pero diferente: el punto de reorden o ROP.
Mientras que el EOQ revela la cantidad óptima de inventario a solicitar en cada pedido, el punto de reorden destaca el momento ideal para ordenarla, calculando el mínimo nivel de stock con el que puedes contar para satisfacer la demanda antes de tener que solicitar más inventario y considerando tiempos de entrega de proveedores.
En pocas palabras: la EOQ revela cuánto pedir y el ROP revela cuándo hacerlo.
Al mostrar datos diferentes pero ambos extremadamente valiosos para una gestión eficiente, la realidad es que estas son métricas que, idealmente, se deben calcular en conjunto, de tal forma que se optimizan costos y niveles de stock al mismo tiempo.
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¿Cómo se calcula la EOQ? Fórmula e interpretación
Para obtener el EOQ de un tipo de material o mercancía que tu empresa adquiera con regularidad, primero necesitarás 3 datos:
- La demanda promedio de ese material o mercancía en un año, representada como D en la fórmula que verás a continuación.
- El costo aproximado por cada orden de compra emitida de este producto, representado como S en la fórmula de la EOQ.
- El costo de almacenamiento y mantenimiento (holding cost) por unidad, representado como H en la fórmula siguiente.
Una vez que cuentes con esta información, solo necesitas aplicar esta fórmula para llegar al resultado que buscas:
Cantidad económica de pedido = √(2xDxS)/H
No existe un valor ideal de mayor o menor tamaño que este indicador deba reflejar; el resultado que obtendrás es, simplemente, el volumen aproximado que una orden de compra del producto calculado deberá tener en futuras adquisiciones para evitar cualquier costo excesivo.
En algunas ocasiones, después de realizar el cálculo del EOQ y con el fin de obtener una referencia de la cantidad de pedidos a solicitar en un año a partir de esta información, la demanda estimada se divide entre el resultado.
Sin embargo, el punto de reorden suele ser un mejor punto de referencia para determinar el momento ideal para realizar un pedido de acuerdo con niveles reales de stock, sin una cifra estricta en mente.
Ejemplo de cálculo de la cantidad económica de pedido
Para ilustrar de mejor forma cómo es que se debe llevar a cabo el cálculo de la cantidad económica de pedido, aquí hay un ejemplo práctico:
Tras una frecuente sobrecarga de costos debido a pedidos demasiado frecuentes que, aunque satisfacen la demanda, generan demasiados costos de transporte, una empresa decide calcular el EOQ de su producto más popular para determinar el tamaño ideal de cada orden de compra y así concentrar varios pedidos en uno solo, con menores costos.
Anualmente y en promedio, alrededor de 5,000 unidades del producto son vendidas (demanda), el valor de cada orden es de $780 (costo por pedido) y mantener una unidad en almacén por todo un año tiene un costo aproximado de $50 (costos de almacenamiento).
Con estos datos, la fórmula de la EOQ se puede aplicar y, en este caso, se vería de esta manera:
EOQ = √(2x5,000x780)/50
Para realizar el cálculo de acuerdo con ella, el primer paso será multiplicar 2 por la demanda anual de 5,000 unidades, llegando a un resultado de 10,000 que ahora deberá ser multiplicado por el costo por orden de $780.
2x5,000 = 10,000 10,000x780 = 7,800,000
El resultado sería de 7,800,000 y este tendrá que ser dividido entre los costos de almacenamiento de $50 para continuar.
7,800,000/50 = 156,000
Finalmente, se deberá calcular la raíz cuadrada del resultado obtenido de 156,000, llegando a un EOQ final de 394.96, que revela a esta cantidad como el tamaño óptimo que las próximas órdenes de compra para el producto medido deberán tener.
Consideraciones al momento de usar la EOQ
Antes de basar decisiones importantes en el EOQ que obtengas, hay ciertas cosas que debes considerar sobre este indicador:
- Muestra una imagen aproximada de cantidades de pedido óptimas, pero jamás podrá dar un número exacto, por lo que no debe ser tomado como una guía literal.
- Es estático y no responde a fluctuaciones reales de demanda o costos que tu empresa pueda afrontar.
- No considera la posibilidad de descuentos obtenidos debido a órdenes de compra de mayor volumen y esto también debería ser tomado en cuenta en decisiones de adquisición menos costosas.
- No considera tiempos de entrega de mercancías, por lo que siempre debe ser calculado junto con el punto de reorden.
- Solo permite medir un producto a la vez, así que debe ser calculado por cada material o mercancía.
Estas limitaciones no significan que la cantidad económica de pedido no sirva para tomar decisiones, sino que debería formar parte del proceso de decisión, mas no influenciarlo en su totalidad.
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La cantidad económica de pedido es una métrica valiosa para ahorrar costos significativos en tu empresa, un beneficio que desencadena muchas otras ventajas y oportunidades a corto y largo plazo, así que calcularlo puede ser buena idea. Claro, nunca debe ser tomado como la única referencia para la toma de decisiones, pero es una pieza importante de información.
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