Administrar y mantener el inventario de tu empresa trae consigo un precio significativo, pero necesario para controlarlo adecuadamente, asegurar que este preserve su valor durante su almacenamiento y moverlo hacia un punto de venta, entre otras cosas.
Sin embargo, este precio tiene el potencial para escalar innecesariamente y traerle a tu empresa riesgos y problemas financieros, así que se trata de un costo que debes gestionar más allá de solo aceptar.
Para hacer esto de la mejor manera posible, debes entender todo lo que este costo abarcan, lo que influye en él y lo que puedes hacer para estabilizarlo; todo esto lo puedes encontrar aquí, en un solo lugar.
¿Qué son los costos de almacenamiento y por qué es importante gestionarlos?
Para comenzar, los costos de almacenamiento se definen como todos aquellos gastos derivados de guardar stock físico en un almacén y mantenerlo en forma. Están directamente relacionados con la cantidad de inventario poseído en un momento dado.
Sin importar el tamaño de tu empresa o su modelo de gestión de inventario, estos costos son inevitables, ya que poseer cualquier cantidad de existencias físicas de un producto implica invertir en un lugar especial y equipo para almacenarlo, protegerlo y mantenerlo, así como en personal, servicios o herramientas para contabilizarlo, organizarlo y transportarlo.
Su inevitabilidad es una razón por la que gestionarlos (monitorearlos y controlarlos) es importante, pero también lo son sus potenciales riesgos y su mero volumen. Fuera de control, los costos de almacenamiento representan riesgos de liquidez y rentabilidad, y su tamaño (de, al menos, el 20% del valor de tu inventario) conlleva que sus desajustes tengan efectos significativos.
Los efectos de costos de almacenamiento fuera de control
Con el fin de brindarte mayor contexto de por qué es importante asegurar que estos costos no excedan ciertos límites, hay que destacar los efectos que escenarios de exceso pueden traer:
- Restricciones de liquidez: Costos elevados en esta área minimizan el capital disponible a tal grado que pagar deudas se puede volver complicado.
- Reducciones de márgenes de ganancia: Mayores gastos, pero con ingresos que se mantienen iguales, reducen ganancias netas, ralentizando el crecimiento.
- Precios elevados: La única forma de mitigar los riesgos de costos fuera de control es con precios mayores, pero estos pueden reducir ventas y alejar clientes.
- Ineficiencias en almacenes: Los costos de almacenamiento son proporcionales a la cantidad de inventario actual, y volúmenes excesivos de esta generan desorden dentro de almacenes.
Si estos problemas no son detectados a tiempo mediante la gestión adecuada, el riesgo de que escalen hasta consistir en un problema grave se vuelve mucho mayor.
¿Qué abarcan los costos de almacenamiento? Tipos principales
El primer paso para tomar control sobre los costos de almacenamiento es entenderlos de tal forma que visualizarlos y cuantificarlos sea una tarea sencilla, o sea, comprender todo lo que abarcan con el fin de que los puedas registrar apropiadamente.
Estos son sus componentes principales:
Costos de infraestructura: Como su nombre indica, son los costos derivados de poder utilizar espacios de almacenaje y herramientas específicas para guardar y preservar el inventario. Por ejemplo: alquileres de almacenes, pagos de servicios (electricidad, calefacción, refrigeración, etc.) y compras maquinaria o tecnología de gestión de stock.
Costos de servicios: Engloban el pago por servicios de apoyo para administrar, mover y proteger inventario, como la nómina de trabajadores de almacén, incluyendo personal administrativo y de seguridad y la contratación de seguros.
Impuestos: El inventario es uno de los activos de tu empresa que se utilizan como base para calcular sus obligaciones fiscales, así que estas también pueden ser consideradas como uno de los costos por mantener stock.
Costos de riesgos: Se trata de los costos que surgen cuando un riesgo (de obsolescencia, robo o daño) causa una pérdida tangible. En esencia, representa las pérdidas que surgen cuando una pieza de stock ya no se puede vender.
Costos de capital y oportunidad: Es el capital atado a stock que no se ha vendido, por lo que no ha contribuido a generar ganancias y no puede ser utilizado en otra área.
Como tal, este último costo no se registra contablemente de la misma forma que los gastos anteriores, ya que es un costo no tangible (el inventario no vendido es, a fin de cuentas, todavía un activo y no un pasivo). No obstante, se debe sumar a los holding costs totales para determinar su magnitud exacta.
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¿Cómo cuantificar los costos de almacenamiento para monitorearlos?
Calcular la cantidad neta de estos costos para determinar su estado es simple: solo debes sumar todos los diferentes tipos de costos. Pero esto no te da una referencia clara de si se encuentran en un rango razonable o uno de mayor riesgo.
Para ello, lo que debes calcular es el porcentaje de costos de almacenamiento actuales relativo al valor total del stock de tu empresa, es decir, a qué porcentaje de su valor equivalen.
Tomando como referencia el porcentaje de costos de almacenamiento promedio de tu industria (que, como veremos a continuación, puede variar) y comparándolo con el resultado, puedes determinar si este último es positivo o negativo dentro de tu contexto particular.
¿Cómo calcularlo? Solo debes aplicar esta fórmula:
% de costos de almacenamiento = (Holding costs totales/Valor total de inventario) X 100
Tal vez un resultado aislado que excede límites de referencia no sea negativo, pero si este se repite frecuentemente o continúa empeorando, tu empresa podría estar operando con menor eficiencia, liquidez y rentabilidad de la que podría lograr y, posiblemente, con una desventaja frente a sus competidores promedio.
¿Qué porcentaje de costos de almacenamiento es el ideal?
Ahora bien, ¿cuál es el porcentaje ideal? Depende de la industria en la que opera tu empresa y, por ende, de sus características particulares. Lo cierto es que negocios minoristas, mayoristas y de manufactura promedio suelen tener un rango “normal” de entre el 20% y el 30% que puedes tomar como referencia si tu empresa podría ser catalogada junto con ellos.
Sin embargo, el valor de referencia cambiará de acuerdo con estas 3 variables:
Riesgos de obsolescencia: Industrias con inventario que rápidamente puede perder valor debido a sus características específicas (caduca o se vuelve obsoleto conforme a nuevas tendencias) suelen tener holding costs ligeramente mayores debido a que sus costos de riesgos por pérdidas de stock son más elevados.
Rotación de inventario normal: En sectores que manejan stock de alto valor o estacional, los costos de almacenamiento son naturalmente más elevados, dado que es normal que este tipo de inventario permanezca en almacén por más tiempo.
Características particulares de almacenamiento: Mientras más cuidados específicos requiere un tipo de inventario para permanecer su valor (por ejemplo, si necesita refrigeración o condiciones de humedad específicas), mantenerlo será más costoso.
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¿Por qué pueden escalar los costos de mantenimiento de forma anormal?
Las condiciones anteriores hacen que los costos de mantenimiento promedio de ciertas industrias sean mayores de forma natural, pero hay problemas que causan incrementos anormales y que debes controlar en tu empresa para evitar las consecuencias financieras mencionadas.
Estas son las razones más comunes:
Problemas con previsiones de demanda: Proyecciones que no anticipan cambios de demanda pueden resultar en compras excesivas que aumentan el stock disponible y los costos de almacenamiento de manera proporcional. Más inventario almacenado requiere más mano de obra, servicios y espacio y representa más capital atado.
Ineficiencias internas de procesos de gestión en almacén: Capacitación deficiente, un mal rastreo del ciclo de vida de productos y malas prácticas internas aumentan costos de obsolescencia, daños y robo significativamente.
Falta de datos fiables: Si no hay una idea de lo que un nivel de stock ideal es, de las cantidades disponibles o del momento preciso para realizar un pedido, es más difícil balancear inventario y es posible que existan excesos que pasan desapercibidos.
¿Cómo controlar los holding costs de tu empresa? Pasos clave a seguir
Conocer estas causas comunes es útil para tu negocio porque te indica los problemas que, probablemente, debas solucionar para optimizar costos de almacenamiento, pero, para lograrlo en la práctica, hay medidas específicas que puedes seguir:
Utilizar software de gestión y previsión
El software de inventario adecuado resuelve 2 problemas comunes de gestión: por un lado, automatiza previsiones para eliminar la posibilidad de que un error manual reduzca su precisión; además, brinda datos constantes e información que te guía hacia decisiones de abastecimiento más acertadas y oportunas.
Estandarizar procesos de previsión, gestión y almacenamiento
Procesos detallados y replicables de almacenamiento, administración y adquisición le dicen a cada miembro de tu equipo qué hacer para mantener niveles óptimos de stock, manejarlos, protegerlos, administrarlos y reponerlos y cuándo es momento de hacerlo, reduciendo así ineficiencias que causan daños o errores que llevan a pedidos excesivos.
Invertir en capacitación
Los procesos de referencia son útiles, pero la mejor forma de asegurar que tu equipo los seguirá y que sabrá cómo llevarlos a cabo es invirtiendo suficiente tiempo en entrenarlos, explicando cada paso junto con su importancia.
Invertir en suficiente personal y equipo
Sin suficiente personal para prevenir robos o manejar stock o sin suficiente equipo para movilizarlo de forma más sencilla y segura, tal vez puedas reducir costos de servicios, pero lo más probable es que el resultado sean mayores costos de riesgo debido a pérdidas. Entonces, un equipo de suficiente tamaño es vital para ahorrar dinero a largo plazo.
Monitorear el ciclo de vida de cada producto
Es importante saber cuándo un producto está próximo a vencer o quedar obsoleto para tomar medidas que lo movilicen más rápido e impidan que se convierta en stock muerto o una pérdida.
Vigilar también el ciclo de demanda
Las previsiones periódicas son necesarias para detectar cambios naturales en el ciclo de demanda, pues, a menos que un artículo sea de consumo masivo, siempre tenderá a tener menor demanda con el tiempo. Si no se detectan estas fluctuaciones a tiempo para ajustar pedidos, tu empresa puede continuar operando con el mismo nivel de stock de una época de más demanda.
Definir y optimizar métricas clave
Establecer métricas como el stock de seguridad ideal (cantidad de stock necesaria para continuar vendiendo en caso de un pico de demanda, pero sin excesos) y el punto de reorden (cantidad mínima de inventario que puedes tener antes de requerir un pedido) y actualizarlas con el tiempo guiará decisiones centradas en mantener un nivel de existencias óptimo, pero sin riesgos de desabastecimiento.
Adoptar un sistema de gestión just in time
En un sistema just in time, tu empresa solo posee las cantidades de stock que corresponden a la demanda justa, sin excesos y, aunque no eliminan holding costs por completo, sí los reducen en gran medida.
Algo importante a mencionar es que tal precisión requiere de previsiones con un margen de error muy bajo con el fin de evitar rupturas de stock, así que es buena idea perfeccionar tu proceso antes de recurrir a esta solución.
¿Cómo el confirming puede ayudarte a manejar costos de almacenamiento?
Lo cierto es que implementar las medidas anteriores lleva tiempo y esfuerzo, pero existe una solución financiera rápida que podría ayudarte a minimizar costos y mitigar riesgos: el confirming o factoring inverso, que le permite a tu empresa financiar pagos a proveedores y así postergar el pago con recursos propios por un tiempo adicional.
¿Cómo puede ser útil en esta área? En pocas palabras, estabilizando la cadena de suministro y reduciendo la necesidad de contar con stock adicional de reserva.
Pagos rápidos que no reducen la liquidez de tu negocio le brindan a proveedores el capital que necesitan para operar sin interrupciones, de tal forma que sus lead times disminuyen y no necesitas mantener un gran volumen de stock de reserva para compensar posibles retrasos en las entregas.
Para un proceso todavía más ágil, aliados como Xepelin ofrecen confirming de manera 100% digital, dándole a tu empresa acceso a un servicio al que puede acceder en cualquier momento, sin largas esperas.
En conclusión, los costos de almacenamiento son necesarios, pero tienen el potencial de crecer a niveles que afectan las finanzas de tu empresa, así que deben ser controlados y vigilados de cerca.
Toda la información anterior te ayudará a lograrlo con una forma fiable de medir el problema y con pasos concretos a seguir para reducir costos excesivos y evitar que recurran. ¿Necesitas más apoyo para gestionar el stock de tu negocio u otra área operativa? El blog empresarial de Xepelin puede tener lo que buscas.
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