Si tu empresa maneja inventario físico, sabes que una buena gestión de stock es vital para obtener ganancias que permitan sobrevivir y crecer con el tiempo. Sin embargo, las existencias mal administradas desde el ángulo financiero tienen el potencial para brindar los efectos opuestos sobre tus finanzas empresariales.
Es por esto que los costos de inventario son algo tan importante de analizar y optimizar, y en este artículo puedes encontrar todo lo que necesitas para lograrlo.
Si puedes entender estos costos y sabes lo que influye en sus niveles, puedes asegurar que el proceso de administrar inventario se mantenga en los márgenes de rentabilidad esperados.
¿Qué son los costos de inventario?
Para empezar, los costos de inventario son todos aquellos que surgen del proceso de adquirir, almacenar y gestionar existencias físicas, es decir, de la gestión de inventario. De manera un poco más detallada, esto abarca desde su compra misma hasta las inversiones que se necesitan para movilizarlo, preservar su valor, visualizarlo, rastrearlo y organizarlo, entre otras cosas.
Tipos de costos de inventario
Más específicamente, estos son los diferentes tipos de costos que pueden ser clasificados como costos de inventario:
Costos de adquisición: Involucran solamente los costos mismos del inventario adquirido, o sea, el precio base a pagar por ellos.
Costos de pedido: Abarcan los costos indirectos de administrar y realizar pedidos (como aquellos derivados de salarios del equipo de procurement) y aquellos relacionados con mover stock del almacén de un proveedor al de tu empresa (como costos de envío e impuestos de importación).
Costos de capital: Se dividen en 2 subtipos: aquellos que surgen debido al capital que permanece atado a stock que no es vendido y no puede ser utilizado de otra forma (como un tipo de costos de oportunidad) y aquellos que surgen del uso de financiación para la compra de inventario.
Costos de almacenamiento (holding costs): Representan todos los costos indirectos asociados con administrar el stock ya ubicado en el almacén de tu negocio. Como, por ejemplo:
- Costos laborales de almacén, administrativos y de seguridad
- Costos de software para el rastreo de mercancías
- Pago de renta de almacenes
- Pago de servicios básicos (como agua y electricidad) y especializados (como refrigeración de ciertos objetos)
- Compra o renta de equipo especial, como montacargas u otra clase de tecnología especial de gestión de inventarios.
- Pago de seguros
Costos por riesgos: Son costos que, aunque no se materializan de forma estandarizada, pueden surgir de forma inesperada, como es el caso de pérdidas por robo, obsolescencia y daños.
Costos de oportunidad por falta de existencias: Representan las pérdidas potenciales que tu empresa podría sufrir si se queda sin stock cuando aún existe demanda por sus productos, por lo que no concreta cierta cantidad de ventas.
Tener en mente todos estos tipos de costos de inventario te será de ayuda por una razón: al conocerlos, puedes tomar acción para vigilarlos y cuantificarlos, de tal forma que tus estimaciones de costos sean realistas y puedas detectar cuando exista un problema.
¿Cuál es la importancia de cuantificar y controlar los costos de inventario de tu empresa?
Pero, ¿por qué es tan importante vigilar de cerca estos costos y hacer lo posible por regularlos?
Su importancia radica en el porcentaje total que ocupan de los costos totales de empresas que venden stock físico. Los costos directos de adquirir inventario suelen ser de entre el 25% y el 70% de gastos totales, mientras que los costos indirectos (de administrarlo) suelen representar entre un 20% y un 30% de este valor. En conjunto, su magnitud puede ser enorme.
Entonces, cuando estos costos no son controlados apropiadamente, cualquier pequeño desajuste podría ocasionar grandes pérdidas económicas de distintas maneras, ya sea mediante pérdidas físicas (dinero invertido que no se puede recuperar) como pérdidas potenciales, como costos de oportunidad.
Además, cuando estos no son visibles, implementar cualquier solución será difícil y es posible que ya exista un problema con consecuencias tangibles antes de que sea posible pensar en cómo evitarlo o manejarlo.
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Los efectos de costos de inventario fuera de control
Para dejar completamente claro por qué es buena idea mantener los costos de inventario en niveles adecuados, a continuación destacamos todos los efectos que problemas en esta área pueden ocasionar:
Pérdidas de rentabilidad: Los costos excesivos de inventario no brindan un retorno proporcional, sino que representan una pérdida de dinero neta; sin rentabilidad alguna. Por ejemplo, si tu negocio posee stock estancado, este continuará generando costos que podrían superar su valor y que no traerán una ganancia.
Fluctuaciones de precios: Para mantener la rentabilidad de cada venta, los costos excesivos exigen fluctuaciones de precio suficientes para compensarlos.
Pérdidas potenciales de ventas y de reputación: Como producto de precios elevados, los costos de inventario elevados podrían alejar a clientes de tu empresa y afectar su reputación comercial general.
Problemas de liquidez: Ya sean de capital o gastos directos, excesos en estos costos drenan o estancan la liquidez de tu negocio de tal forma que se vuelve más difícil reinvertir u operar con normalidad.
Crecimiento más lento: Costos acumulados reducen los ingresos disponibles para invertir y ventas perdidas reducen ingresos; en conjunto, estos factores reducen la velocidad de crecimiento de tu empresa.
¿Cómo calcular los costos de inventario?
Ahora que queda claro lo que los costos de inventario abarcan y por qué es importante mantenerlos en niveles estables, el próximo paso es saber cómo calcularlos para visualizarlos correctamente y así tener una idea de su nivel de riesgo en cualquier momento.
Como tal, no existe una fórmula sencilla o ratio para conocerlos, pero este es el proceso a seguir para calcular costos de inventario considerando cada tipo:
- Identifica costos fijos (aquellos que no varían mes con mes, como costos laborales, administrativos, de pago de servicios y de software de stock) y suma su valor mensual.
- Identifica costos variables (aquellos que varían según las cantidades de stock adquirido, como pagos a proveedores y de envío) y añádelos.
- Añade los costos de aquellos riesgos materializados, es decir, de todo el stock que, por cualquier motivo, ya no se puede vender, por lo que consiste en una pérdida neta.
- Si utilizaste financiamiento para inventarios, suma los intereses pagados o por pagar.
Inmediatamente después de este paso, ya cuentas con un total de todos los costos visibles de la gestión de inventario de tu empresa y tienes una noción de su magnitud en términos contables. Pero, para analizar pérdidas potenciales y detectar si tu negocio está limitando su crecimiento por oportunidades desperdiciadas, debes seguir este paso adicional:
- Calcula costos de oportunidad, pero sin añadirlos a los costos totales, sumando el total de ventas perdidas debido a faltas de existencias y stock que aún no se ha vendido (pero todavía podría comercializarse).
¿Por qué calcular costos de oportunidad de forma aislada si son considerados como un tipo de costos de inventario? Aunque ambos representan un gasto que tu empresa debe optimizar, los costos visibles son costos tangibles registrados de forma contable, mientras que los de oportunidad son estimados y potenciales.
Entonces, sus efectos y posibles soluciones varían, y registrarlos en un solo grupo podría crear una visión difusa del verdadero estado de los costos de inventario en un momento dado.
Al mantenerlos separados, pero considerando la importancia de ambos, puedes entender mejor la situación de tu empresa, comprendiendo cuándo un problema de costos se debe a costos físicos que se deben controlar y cuándo se debe a pérdidas potenciales.
¿Qué factores influyen en los costos de inventario?
Sean estos tangibles o de oportunidad, si los costos de inventario de tu negocio no están en el nivel que te gustaría, lo primero que hay que hacer para controlarlos es identificar las variables que influyen en sus aumentos y decrementos, las cuales puedes manipular para obtener los resultados deseados:
Cantidad de inventario: La mera cantidad de stock adquirido afectará sus costos de compra, los costos del personal requerido para administrarlo, el costo del software necesario, el costo de almacenamiento y demás.
Riesgos y características de inventario: Si un stock es perecedero, si requiere de ciertos cuidados para mantener su valor o si pertenece a un grupo de productos cuya venta depende mucho de modas y tendencias, sus costos de mantenimiento y sus costos de riesgo serán mayores.
Volatilidad de la demanda y precisión de proyecciones de ventas: Las fluctuaciones de demanda inesperadas y las previsiones deficientes llevan a excesos de stock o faltas de existencias que elevan costos, ya sean estos de capital y almacenamiento o de oportunidad.
Eficiencia interna: Procesos lentos de compra, negociación y administración se traducen en mayores costos al aumentar la cantidad de inversión laboral que se requiere para completar una cantidad menor de trabajo.
Lead times y fiabilidad de proveedores: Tiempos de entrega largos o inestables y proveedores que no pueden satisfacer las necesidades de tu empresa en el momento preciso crean la necesidad de contar con mayor stock de seguridad, el cual eleva costos de mantenimiento.
Volatilidad de la cadena de suministro: De la misma forma, la incertidumbre en la cadena de suministro exige mayores reservas de stock para garantizar abastecimiento seguro, aumentando costos.
Tipo de financiación: El interés del tipo de financiación utilizado para adquirir existencias impacta en los costos de capital. Por ejemplo, pedir un préstamo para inventario puede ser más costoso que recurrir al confirming o factoring inverso.
¿Cómo visualizar y controlar los costos de inventario?
Para modificar estas variables de tal forma que los costos de inventario de tu empresa disminuyan o se mantengan estables, estas medidas concretas te ayudarán:
- Optimiza volúmenes de pedido para mantener costos de envío al mínimo posible.
- Busca proveedores locales para reducir tiempos de entrega y simplificar la cadena de suministro, de tal forma que tu negocio no necesite grandes cantidades de stock para compensar posibles disrupciones.
- Crea mejores procesos de previsión, estandarizados, colaborativos y respaldados por IA, para anticipar mejor la demanda y mantener distorsiones al mínimo.
- Analiza y mejora procesos internos, mediante un procedimiento adecuado de optimización de procesos que reduzca costos laborales al aumentar la productividad por la misma inversión.
- Invierte en automatización que ayude a optimizar procesos más allá de su reestructuración.
- Monitorea el ciclo de vida de productos con altos riesgos de obsolescencia para detectar el momento preciso para movilizar stock y evitar pérdidas.
- Analiza y reestructura tu red de proveedores para asegurar fiabilidad y estabilidad; si un proveedor le está causando demasiadas pérdidas a tu negocio, tal vez sea mejor cambiarlo.
- Mejora la comunicación con vendedores para detectar disrupciones o problemas de abastecimiento a tiempo, de tal manera que puedas anticipar condiciones y tu empresa no necesite invertir en excesos de stock para protegerse contra la incertidumbre.
- Compara opciones de financiación antes de elegir una para garantizar una elección rentable.
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Administrar los costos de tu empresa es una tarea de gran magnitud, pero toda la información anterior te ayudará a simplificar el proceso con un entendimiento mayor y una guía a seguir para controlar los excesos.
Si necesitas más ayuda, también puedes acudir con Xepelin, que puede ofrecerte estas soluciones para monitorear y optimizar los costos de inventario de tu empresa:
- Financiamiento de pagos a proveedores, mediante el cual podrás utilizar crédito para realizar compras oportunas de inventario que mantienen un suministro constante que evita stockouts, pero sin sacrificar liquidez.
- Una herramienta gratuita de análisis financiero que brinda información en tiempo real sobre cada gasto para facilitar la detección oportuna de excesos.
En conjunto, soluciones como estas pueden hacer del vigilar y optimizar los costos de inventario algo más sencillo, de tal forma que tu negocio pueda operar con tranquilidad y estabilidad.
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