Si estás buscando formas de impulsar la velocidad y eficiencia de las operaciones de tu empresa, los lead times representan uno de los elementos más importantes que deberás medir y tratar de optimizar.
¿Por qué? Estos impactan directamente la efectividad con la que tu negocio cubre la demanda disponible e influyen indirectamente en muchas otras áreas de desempeño.
La buena noticia es que es mucho lo que puedes hacer para mantenerlos en un nivel óptimo, y aquí te brindamos todo lo que puedas necesitar para hacerlo, desde su definición fundamental hasta acciones concretas a seguir para reducirlos poco a poco.
¿Qué son los lead times?
En términos generales, los lead times son el tiempo que transcurre entre el inicio y el fin de un proceso. En el contexto de gestión de la cadena de suministro, en donde el concepto es utilizado con mayor frecuencia, los lead times representan el tiempo transcurrido entre el momento en el que una orden de compra es enviada y la entrega final de un producto o servicio.
Lo cierto es que el término puede tener significados ligeramente diferentes dependiendo de la perspectiva de la entidad que lo utiliza y el contexto en el que se aplique:
- Desde la perspectiva de clientes, los lead times son el tiempo que tarda un proveedor en abastecer un pedido cuando este ya fue solicitado.
- Desde la perspectiva de proveedores, los lead times son el tiempo que tarda la empresa en cubrir las órdenes de clientes una vez que han sido colocadas.
Es necesario mencionar esta distinción dado que cada tipo de lead time se optimiza de formas diferentes, pero la realidad es que ambos tipos se deben gestionar y mejorar en la misma magnitud.
¿Por qué es tan importante optimizar lead times?
La razón por la que los lead times son tan esenciales de manejar es sencilla: pueden impactar las operaciones de tu empresa de formas positivas o negativas, según su duración y estabilidad.
Cuando estos son demasiado prolongados o inestables, sin importar su tipo, tu negocio puede notar afectaciones como estas:
- Satisfacción en declive y pérdida de clientes debido a productos que tardan demasiado en llegar.
- Costos de oportunidad elevados, ocasionados por clientes que prefieren acudir con otro proveedor antes de esperar demasiado por un pedido y stockouts inesperados.
- Costos de almacenamiento en aumento, derivados de lead times inestables que se intentan compensar con compras extra con el potencial para convertirse en excesos de stock.
Por el contrario, lead times optimizados evitan estos problemas y generan resultados opuestos: mayor satisfacción y retención, menores oportunidades perdidas y menos costos innecesarios.
Otra razón por la que los lead times son tan esenciales es que funcionan como la base para calcular otras métricas cruciales de gestión de inventario, como el inventario de seguridad ideal y el punto de reorden.
¿Cómo medir los lead times de proveedores y de tu empresa?
La forma más común para medir los lead times de forma estandarizada es mediante el cálculo de los lead times promedio, pues los lead times pueden variar mucho con el tiempo y no sirve de mucho analizar mediciones aisladas de tiempos de entrega para analizar patrones y tomar decisiones.
La fórmula para calcularlos es simple:
Lead times promedio = Tiempos de entrega totales/Número de órdenes analizadas
El resultado de esta operación te indica una magnitud representativa de los lead times de tu empresa que puede ser tomada como referencia en otros cálculos y decisiones de manera uniforme.
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¿Qué factores influyen en los lead times?
Resulta claro por qué es importante monitorear y buscar mejorar lead times en tu negocio, y el primer paso para optimizarlos es entendiendo las variables y puntos que pueden influir en ellos de acuerdo con tu tipo de empresa (mayorista, de servicios, de manufactura, etc.). Estas son las más cruciales a tener en mente:
Tiempos de procesamiento de órdenes: La eficiencia de procesos de recepción y seguimiento de órdenes afecta la velocidad con la que estas son procesadas y, por ende, el tiempo total de gestión.
Tiempos de producción: Variables como la capacidad y calidad de la mano de obra, el estado de la maquinaria, la eficiencia de los procesos de producción, condiciones de seguridad y otras similares influye en tiempos de producción y, finalmente, en lead times.
Procurement: ¿Qué tan rápido es tu equipo para encontrar proveedores y satisfacer órdenes? ¿Sus procesos son manuales o digitales? Dependiendo de la respuesta a estas cuestiones, los lead times totales se pueden prolongar o reducir.
Lead times de proveedores: El tiempo que los proveedores de tu negocio tardan en abastecerlo influyen directamente en la velocidad con la que este cumple sus propias órdenes. Este puede ser afectado por las variables anteriores, pero también, simplemente, por la distancia.
Disrupciones en la cadena de suministro: Eventos como una escasez o un desastre natural interrumpen el flujo de abastecimiento e impactan los tiempos de entrega.
¿Cómo optimizar tus lead times como cliente?
Entendiendo todo lo anterior, ya puedes tener una idea básica de pequeñas medidas que podrías tomar para manipular variables y optimizar lead times como cliente, incluso si los tiempos de entrega de los proveedores de tu negocio no se pueden controlar al 100%.
De cualquier forma, y para que no quede duda alguna de lo que puedes hacer para optimizar lead times, destacamos algunas acciones de alto impacto:
Monitorear previsiones de demanda de cerca
Previsiones de demanda precisas que siempre son analizadas y consideradas en cada decisión le dicen a tu empresa cuándo y cuánto pedir, de tal manera que proveedores pueden registrar órdenes y trabajar en ellas cuanto antes.
Trabajar en conjunto y compartir información de demanda
Aún mejor, compartir información con proveedores sobre la demanda esperada de tu negocio y sus fluctuaciones periódicas permite que estos anticipen órdenes y sean todavía más efectivos en entregarlas a tiempo.
Aprovechar financiamiento de cuentas por pagar
Si la falta de liquidez o la necesidad de preservarla por un tiempo mayor impide envíos oportunos, el confirming o financiamiento de pagos puede ser una solución relevante, ya que le permite a tu negocio aprovechar financiación externa para cubrir pagos a proveedores, de tal forma que es posible realizar los pedidos necesarios sin sacrificar el flujo de caja actual.
Mejorar y automatizar procesos de compra y abastecimiento
Idealmente, tu equipo de abastecimiento (sourcing, purchasing, etc.) debe contar con procesos fáciles de seguir que optimicen su operación diaria y les permitan realizar órdenes correctas y rápidas. Si es posible automatizar algunas de estas tareas, el impacto positivo sobre los lead times puede ser mayor.
Alinear y estandarizar ciclos de compra, si es posible
Ciclos de compra que se alinean con los ciclos de producción naturales de tus proveedores hacen que los tiempos de entrega sean mucho menores; mientras que órdenes desorganizadas o compras aisladas tienden a tardar más en ser cubiertas.
Diversificar opciones de suministro
Una red de proveedores diversificada (con múltiples fuentes de abasto para un solo producto o material) puede equilibrar lead times totales y mantenerlos estables cuando los retrasos son causados por un solo proveedor ineficiente.
Evaluar el cambio de vendedores
Finalmente, si los retrasos persisten con un proveedor particular, tal vez sea buena idea evaluar su reemplazo con otro similar, pero con plazos de entrega más estables y/o reducidos.
Elegir proveedores más cercanos geográficamente
A veces, la única razón detrás de tiempos de entrega prolongados es la distancia entre tu empresa y sus proveedores, así que elegir vendedores locales puede solucionar muchos problemas de lead times.
¿Cómo optimizar tus lead times como proveedor?
Ahora bien, si lo que necesitas optimizar son los lead times internos de tu empresa, todas las medidas anteriores de mejora aplican para lograrlo, pero, adicionalmente, podrías intentar estas acciones:
Estandarizar y automatizar procesos productivos y administrativos
De la misma forma en la que procesos estandarizados y/o automatizados de procurement ayudan a reducir lead times, su aplicación a procedimientos de recepción de órdenes, procesamiento, producción y demás también tendrá un impacto positivo.
Adoptar un sistema de mantenimiento preventivo o predictivo
El anticipar y corregir fallas en el equipo de producción o, por lo menos, prevenirlas con sesiones de mantenimiento programadas, reduce en gran medida las interrupciones prolongadas y no planeadas que retrasan órdenes.
Organizar la gestión de almacenes e inventario
Un almacén desorganizado o mal acomodado puede dificultar el acceso a ciertas mercancías, retrasando el cumplimiento de pedidos, por lo que corregir el problema tenderá a generar lead times menores.
Ubicar almacenes en sitios estratégicos
Simplemente, no es posible contar con un centro de distribución cercano a cada dirección de envío posible para minimizar tiempos de entrega, pero centros o almacenes ubicados estratégicamente en puntos de alta demanda sí pueden ser útiles para lograrlo en medida de lo posible.
Optimizar rutas de entrega
Tecnología moderna, como la inteligencia artificial, permite analizar patrones de entrega y rutas en minutos para aportar rutas optimizadas que mantienen lead times reducidos.
Ahora queda claro por qué los lead times son un factor importante que debes monitorear y manejar en tu negocio y también cuentas con suficiente información para lograrlo en práctica. Solo recuerda que, si necesitas más apoyo para agilizar el abastecimiento de tu empresa sin descapitalizarla, Xepelin puede ayudarte.
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