La gestión de cuentas por pagar y por cobrar es una tarea esencial para preservar la liquidez en todo momento. Sin embargo, desempeñar esta función adecuadamente ha probado ser un reto para empresas de todo el mundo a lo largo del tiempo.
¿Qué tan grande es el desafío de la gestión de cuentas? De acuerdo con un estudio de Atradius, las compañías B2B en Norteamérica enfrentan pagos atrasados en un 50% de los casos. Además, estadísticas de Versapay señalan que el 77% de los equipos de cuentas por cobrar no están al día con las facturas que deben procesar.
A medida que se acerca el fin de año y que inicia 2025, esta es una gran oportunidad para que empresas de todo tipo se cuestionen los procedimientos que han llevado a estas cifras y que tomen acción para modificarlos. Por esto, en el siguiente artículo hablaremos sobre 9 estrategias que puedes seguir para optimizar la gestión de cuentas y así preservar la liquidez de tu negocio.
Centraliza la gestión de cuentas para mantener el control
Tradicionalmente, la manera en la que las cuentas son procesadas da lugar a silos aislados de facturas, los cuales están distribuidos entre distintos miembros de un equipo, e incluso, distintos departamentos. Entonces, al momento de conciliar movimientos bancarios con las facturas procesadas, es necesario consultar con múltiples personas para encontrar cada documento fiscal. Como resultado, se vuelve complicado rastrear esta información y aumenta la probabilidad de perderla en algún momento.
Con el fin de evitar esto, puedes optar por la centralización de cuentas por pagar y por cobrar, la cual puede ayudarte a mantener el control sobre las cuentas de tu negocio y nunca perderlas de vista. Al centralizar las cuentas, todos los cobros y pagos son registrados en una sola plataforma, permitiendo conciliarlos de manera ágil y eliminando la posibilidad de que existan transacciones sin respaldar o cuentas sin cobrar o pagar que no sean detectadas a tiempo.
Plantea nuevas estrategias de cobro
De manera frecuente, el planear e implementar nuevas estrategias de cobranza puede ser pasado por alto debido a que algunas de las causas que originan los retrasos en cuentas por cobrar, como la falta de liquidez, suelen estar fuera del control de una empresa. En efecto, estas causas no están por completo bajo el control de tu negocio, pero la realidad es que se pueden tomar ciertas medidas para minimizar su impacto y que tu empresa reciba su pago en menos tiempo.
Algunos ejemplos de estas medidas son los siguientes:
- Crear una política de crédito clara que le brinde ciertas flexibilidades de pago a tus clientes y así proteger su flujo de caja sin dejar desprotegida a tu empresa ante riesgos crediticios.
- Reducir la probabilidad de olvidos mediante recordatorios de pago cordiales, pero firmes.
- Ofrecer algún tipo de descuento, u otro tipo de beneficios, por el pago ágil de facturas.
- Comunicar problemas y cuestiones mediante el canal preferido del cliente, esto con el fin de reducir el tiempo requerido para resolver disputas.
- Adoptar más opciones de pago que se amolden a lo que tus clientes encuentran conveniente.
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Establece metas realistas de corto y largo plazo con propósito
La optimización de cualquier proceso operacional no ocurre de la noche a la mañana, sino que se trata de un proceso gradual. Con esto en mente, al momento de implementar cualquiera de estas estrategias, es recomendable establecer metas realistas en cuanto a lo que deseas lograr con ellas, ya sean estas week over week, month over month o year over year, las cuales servirán como una guía en el proceso.
De no hacerlo, un objetivo demasiado optimista, contrapuesto con un resultado menor, puede generar la ilusión de que una práctica no está funcionando, aunque esto no sea cierto. Igualmente, una estrategia implementada sin la fijación previa de un objetivo concreto muy probablemente no será monitoreada, por lo que no habrá forma de medir su rendimiento y así modificarla para obtener mejores resultados.
Revisa y racionaliza tus gastos
Considerando que la mitad de las facturas se pagan con retrasos, es claro que la liquidez no es la única culpable detrás de todos estos casos y que la carga laboral en este ámbito podría estar contribuyendo al problema. Por esta razón, y antes de decidir expandir el equipo, podrías racionalizar tus gastos y preguntarte si existen algunas compras que podrían ser eliminadas o reducidas.
Por ejemplo, al analizar el inventario que necesitarás según la temporada, podrías llegar a la conclusión de que el volumen de compras de tu negocio es demasiado elevado en comparación con la demanda, lo cual genera problemas tanto de flujo de caja, como de carga laboral excesiva. Al tomar acción para reducir estas compras, tu equipo tendría menos facturas que procesar, mayor liquidez para afrontar otros gastos sin retraso y se vería menos ralentizado por compras de gran volumen que necesitan un proceso más largo de autorización.
Monitorea de cerca las fechas ideales de cobro y pago
Naturalmente, dado que existen distintos convenios, procesos y políticas dependiendo del nivel de confianza o riesgo de cada cliente o proveedor, los periodos de pago o cobro varían considerablemente entre cada uno de ellos. Como consecuencia, rastrear todas las fechas diferentes a la vez puede ser una tarea altamente complicada que facilita la aparición de errores y olvidos que retrasan la gestión de cuentas.
Por este motivo, más allá de fijar alarmas o crear un calendario de fechas importantes, es necesario dar un paso hacia la automatización de recordatorios de pago y cobro mediante una plataforma especializada. De esta manera, las diferencias entre plazos y fechas de cobro entre clientes y proveedores se vuelven irrelevantes, ya que basta con un recordatorio oportuno para efectuar a tiempo el proceso correspondiente.
Construye mejores relaciones con clientes y proveedores
En esencia, ambas partes involucradas en una disputa por pagos están unidas por un mismo fin: terminar con el conflicto y llegar a un acuerdo que beneficie a ambos. ¿Cómo se llega a dicho acuerdo? Mediante una mejor comunicación, la cual debe de efectuarse a través de canales frecuentemente revisados, en un tono cordial y con la apertura a negociar para llegar a mejores términos.
En cuanto a las cuentas por pagar, la comunicación abierta es lo que le permitirá a tu empresa realizar negociaciones exitosas con proveedores que le den acceso a mayores flexibilidades o descuentos por pago anticipado. Por el lado de las cuentas por cobrar, la comunicación será la responsable de solucionar malentendidos, resolver conflictos y garantizar que tu negocio reciba su dinero cuanto antes.
Tal es la importancia de la comunicación que en un estudio de Wakefield y Versapay, se encontró que el 78% de las empresas encontraron alguna disputa sobre cuentas por cobrar que pudo haber sido solucionada fácilmente con una mejor comunicación y el 44% piensa que estas situaciones ocurren de manera frecuente.
Considera financiamiento de cuentas por pagar o por cobrar
Sin importar cuánto control tengas sobre la gestión de cuentas, los retrasos siempre pueden surgir y, debido a esto, tu empresa puede perderse oportunidades únicas si no cuenta con la liquidez que necesita para aprovecharlas en determinado momento. Entonces, para reducir el impacto negativo de estas situaciones, puedes recurrir a opciones de financiamiento alternativo que adelanten las cuentas por cobrar o que posterguen temporalmente las cuentas por pagar.
Mientras que el factoring o factoraje puede ser de gran ayuda para convertir las cuentas por cobrar atrasadas en recursos inmediatos, el confirming te puede ayudar a realizar las compras que necesitas mediante financiamiento externo para que puedas pagarlas en una fecha posterior. Ambas modalidades tienen el objetivo de ser opciones flexibles y rápidas de financiamiento que protegen la liquidez, por lo que pueden ser buenas soluciones cuando ciertos problemas de cobro son inevitables o cuando ciertas oportunidades no pueden pasarse por alto.
Toma acciones contra el fraude
El tipo de fraude que ataca las cuentas por cobrar o por pagar no es un fenómeno nuevo y, desafortunadamente, tampoco es algo poco común. Por ejemplo, a través de una empresa falsa, entidades fraudulentas pueden solicitar el pago de facturas no asociadas con ninguna transacción y quitarle recursos a tu empresa si esta no realiza un proceso de verificación. Igualmente, clientes falsos tienen el potencial de hacer compras, recibirlas y desaparecer sin haberlas pagado, resultando en cuentas incobrables.
Con esto en mente, ahora es el momento de invertir en mejores prácticas de KYB y KYC que protejan a tu negocio ante proveedores y clientes fraudulentos o de baja confiabilidad. La buena noticia es que, aunque bancos y otras instituciones financieras necesitan de procesos mucho más costosos de seguridad, otros tipos de empresas pueden comenzar a ejercer protocolos de seguridad con sistemas gratuitos que evalúan la red comercial en minutos para detectar posibles riesgos.
Utiliza una plataforma de gestión financiera
Al final del día, muchos de los problemas que enfrenta la gestión de cuentas por pagar y por cobrar tienen raíces en la realización de procesos manuales. Por esta razón, una gran decisión para tu empresa sería adoptar una plataforma digital de gestión financiera que facilite todas las tareas de manejo de cuentas, las automatice y reduzca sus errores.
Con el fin de dar acceso a este tipo de herramientas a cualquier empresa, sin importar su tamaño, Xepelin pone a tu disposición una plataforma de gestión financiera gratuita, equipada con funcionalidades que facilitan la gestión de cuentas y otros procesos cotidianos de tu negocio. Con ella, es posible realizar conciliaciones en minutos, automatizar pagos y cobros, generar recordatorios automáticos y, en general, simplificar el control de cuentas.
Además, al crear una cuenta con Xepelin, podrás acceder a alternativas de financiamiento flexibles de factoring y confirming que te ayudarán a mantener la liquidez en todo momento y convertir tus cuentas en recursos inmediatos.
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