El procesamiento de cuentas por cobrar engloba desde el momento en el que una factura es emitida, hasta que es solventada. Aunque este proceso parece sencillo a primera vista, está lleno de pequeños obstáculos que pueden prolongarlo y entorpecerlo.
Su complejidad es tal que, de acuerdo con una encuesta de Versapay, el 77% de las empresas presentan atrasos en el procesamiento de sus cuentas por cobrar, los cuales abarcan desde un par de días, hasta meses enteros.
Con el fin de ayudar a empresas de todo tamaño a superar los retos que presenta el manejo de cuentas por cobrar, en este artículo proporcionaremos algunos consejos para simplificar esta tarea, agilizar el cobro de facturas y mejorar el proceso de cobranza de tu empresa de manera general.
Deja claro el proceso y la fecha de pago
Con el fin de garantizar que tus clientes estén conscientes del tiempo que tienen para solventar una factura sin cargos adicionales, así como del proceso que deben seguir para hacerlo, es importante resaltar esta información en cualquier contrato o documento comercial firmado. Esta simple solución disminuye la probabilidad de que un cliente olvide una fecha, cometa un error o dependa enteramente de tu empresa para el envío de recordatorios de pago.
Igualmente, es una buena forma de proteger a tu negocio ante reclamos, ya que los términos de pago serán claros desde el inicio, reduciendo la probabilidad de que ocurran disputas, pero funcionando también como un registro confiable que compruebe fechas y montos de pago en caso de que exista un desacuerdo.
Envía la factura lo antes posible
Los departamentos de cuentas por pagar también enfrentan retrasos debido a su proceso extenso de validación y procesamiento de facturas, por lo que enviar una factura tan rápido como sea posible debe ser una prioridad para darles el tiempo que necesitan para procesarla. Aunque tomarse el tiempo para verificar que una factura emitida es correcta y que ha sido enviada a la persona indicada es importante para evitar retrasos de cobro significativos, también es vital mantener la duración de esta tarea en el mínimo posible.
No obstante, incluso si automatizas la gestión de cuentas por cobrar de tu negocio, existe la probabilidad de que ocurran errores o que una factura sea enviada a la persona equivocada, lo cual anula cualquier antelación con la que la hayas enviado. La mejor forma de evitar este obstáculo es solicitando la confirmación de recepción de un comprobante al momento de enviarlo. De esta forma, cualquier problema, si es que lo hay, puede solucionarse en el momento, sin perder más tiempo.
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Proporciona varios métodos para hacerte llegar el dinero
Otra manera de considerar los procesos internos de cuentas por pagar de tus clientes, y así agilizar el proceso de cobranza, es adoptando múltiples métodos de pago. Cuando aceptas la opción de pago preferida de tus clientes, puedes reducir los tiempos de cobranza, ya que de esta forma existe una integración mucho más sencilla entre los procedimientos de ambas empresas.
Por ejemplo, en otro estudio de Versapay, se encontró que un 59% de las empresas líderes en la gestión de cuentas de por pagar, considerarían dejar de trabajar con un vendedor actual para colaborar con uno que acepte tarjetas virtuales como método de pago. Lo que evidencia la importancia que tiene el ofrecer mayores opciones de pago variadas, especialmente digitales, no solo para aportar conveniencia, sino para atraer nuevos clientes.
Fomenta prácticas de pago anticipado con descuento
Si tus DSO (Days Sales Outstanding o días promedio de cobro) son demasiado elevados, el aplicar descuentos por pago anticipado puede ser una forma de incentivar a tus clientes a pagar antes. Es natural que tus clientes empresariales también busquen formas de preservar su liquidez y postergar sus días de pago, pero un descuento puede ser el incentivo que necesitan para pagar antes sus facturas en un plazo razonable.
Por ejemplo, si sueles darles un plazo de 30 días a tus clientes para pagar por completo determinada compra, puedes ofrecerles un descuento en caso de que solventen dicha compra antes de 7 o 15 días. De esta manera, los beneficios que tus clientes obtendrían por aplazar el pago en medida de lo posible son compensados por el descuento por pago anticipado, llevando a una mayor probabilidad de que cada cliente decida efectuar antes sus pagos.
Lleva un seguimiento del índice de mora de tus cuentas pendientes
El índice de mora o índice de morosidad es una métrica que te permite detectar el porcentaje de cuentas por cobrar que sufren retrasos, sin importar su razón. Al calcularlo constantemente y monitorear sus cambios a lo largo del tiempo, es posible identificar cuando existe algún problema o cuando determinada estrategia de cobranza está probando ser efectiva.
Para encontrar el índice de mora de tu empresa, puedes aplicar esta fórmula:
Tasa de mora: (Volumen de transacciones a crédito atrasadas/Volumen de transacciones a crédito efectuadas) x 100
El resultado representará el porcentaje total de facturas emitidas que es pagado con retrasos, por lo que un resultado elevado representará un problema serio de liquidez. Sin embargo, considerando que, entre un 55% y un 60% de las ventas B2B son pagadas después de su fecha límite de pago, se podría decir que este porcentaje es “normal”, aunque lo ideal es reducirlo lo más que se pueda.
Automatiza recordatorios oportunos
Incluso si tus clientes conocen la fecha de pago exacta de sus facturas desde un inicia, siempre existe la posibilidad de que la olviden a medida que pasa el tiempo. Por esta razón, es aconsejable enviar recordatorios oportunos unos días antes de la fecha establecida de cada factura o enviar un mensaje al momento de que un pago haya vencido, siempre en tono amistoso.
Dado que manejar múltiples facturas a la vez y establecer una alarma de forma manual para cada una de ellas puede ser una tarea demasiado compleja, lo mejor es apoyarse en sistemas digitales diseñados para automatizar recordatorios de cobranza. Con estas herramientas, no es necesario monitorear de cerca todas las cuentas por cobrar de tu empresa, ya que estas lo hacen por ti, reduciendo la probabilidad de que ocurran olvidos o errores.
Digitaliza tus procesos
En promedio, las empresas procesan un total de 2433 facturas de manera mensual, lo cual representa una carga de trabajo considerable que hasta el equipo mejor preparado puede percibir como excesiva. Aunque puedes implementar incentivos para motivar al equipo de cobros de tu empresa e incrementar su productividad, también es importante comenzar a invertir en la digitalización, ya que esta da lugar a la automatización de múltiples procesos, liberando tiempo y recursos necesarios para otras actividades.
Utilizando un software de manejo de cuentas, puedes automatizar procesos de cobranza, recordatorios y hasta alertas sobre reclamos, reduciendo la carga del equipo de cuentas significativamente. Además, estas herramientas son de gran utilidad tanto para las cuentas por cobrar, como para las cuentas por pagar, por lo que facilitan el monitoreo de la liquidez de tu negocio.
Aunque algunos de estos sistemas pueden ser costosos, otros, como el de Xepelin, son completamente gratuitos y ofrecen la misma cantidad de servicios, pero sin costo alguno.
Segmenta la cobranza por niveles de riesgo
El invertir la misma cantidad de tiempo y recursos en clientes con perfiles de riesgo ampliamente diferentes es algo contraproducente, ya que, mientras que algunos clientes necesitan un mayor seguimiento para pagar a tiempo, otros no lo requieren y tratarlos de la misma manera puede, incluso, deteriorar la relación comercial. Por este motivo, es recomendable desarrollar un proceso de cobranza diferente para cada perfil de riesgo.
No obstante, para hacer esto, primero debes de conocer ciertas estadísticas sobre tus clientes, como su volumen de compras y ventas, concentración de clientes, volumen de deuda e historial crediticio, etc., y crear un perfil a partir de ellos. Debido a que obtener estos datos de forma manual es un proceso que consume grandes cantidades de tiempo, es mejor efectuarlo de forma digital y automática mediante una herramienta de análisis de riesgos externos.
Al aplicar estos consejos, tu empresa puede crear mejores prácticas, agilizar sus procesos de cobro y mejorar su liquidez. Sin embargo, en caso de que necesites más ayuda, Xepelin pone a tu disposición un sistema de gestión de cuentas por cobrar y por pagar que centraliza la información de las cuentas en un solo lugar y permite automatizar tareas tediosas que abarcan tiempo y recursos esenciales.
Además, al registrarte en Xepelin, recibirás acceso inmediato a otras herramientas de gestión empresarial que automatizan el monitoreo de datos, simplifican la gestión de riesgos, e incluso, pueden acercarte a alternativas rápidas y seguras de financiamiento de facturas, todo sin salir de una sola plataforma.
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