No hay duda alguna de que el procedimiento de sourcing o abastecimiento es esencial en cualquier empresa. Además de garantizar que todo recurso esté disponible en el momento preciso, este proceso es una oportunidad para reducir costos, mitigar riesgos y construir relaciones comerciales sólidas.
Desafortunadamente, desbloquear su potencial total, o incluso conseguir que cumpla con su meta original, no es una tarea sencilla, pero es algo perfectamente alcanzable siguiendo ciertas buenas prácticas y teniendo un conocimiento profundo sobre la importancia y propósito de este proceso.
¿Cómo lograrlo? Aquí te ayudaremos a hacerlo, brindándote toda la información que necesitas para entender el valor estratégico de este proceso y ejecutarlo de tal manera que cumpla con su objetivo y genere beneficios adicionales.
¿Qué es el sourcing o abastecimiento?
Es el proceso enfocado en seleccionar los proveedores indicados para cubrir las necesidades de una empresa, desde su descubrimiento, hasta su contratación oficial. Todo esto, buscando cumplir ciertos estándares de calidad, precio, conveniencia, etc., específicos a la empresa que realiza el proceso.
¿Por qué es importante el proceso de sourcing?
Es importante porque impacta directamente sobre costos, ciertos riesgos, calidad y la capacidad para entregar valor a los clientes. Sin un proceso adecuado y optimizado, se pierden oportunidades de ahorro, los riesgos de que ocurran disrupciones son mayores y resulta casi imposible asegurar una calidad constante en productos y servicios.
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¿Cuáles deben ser los pasos clave del proceso de sourcing?
Para que sea exitoso en alcanzar su objetivo principal, el sourcing debe de incluir estos pasos clave:
- Conocer a fondo las necesidades de abastecimiento de una organización para saber cómo cubrirlas.
- Identificar a los proveedores más apropiados, de acuerdo con los criterios establecidos.
- Evaluar a posibles proveedores mediante un proceso de due diligence que ayude a determinar su confiabilidad, estabilidad financiera y nivel de riesgo.
- Enviar solicitudes de propuesta (RFP), información (RFI) o cotización (RFQ) a los proveedores identificados, para luego evaluarlas y así conocer sus costos, términos, y tiempos de respuesta.
- Seleccionar proveedores a partir de la mejor o mejores propuestas.
- Negociar términos finales con los proveedores seleccionados, buscando construir una relación de beneficio mutuo.
- Firmar contratos y gestionarlos a lo largo de su periodo de duración, verificando que se respeten las condiciones pactadas.
- Monitorear relaciones comerciales para asegurarse de que cada proveedor mantenga sus estándares de calidad, velocidad y seguridad, entre otros.
¿Cuál es la diferencia entre sourcing y procurement?
Ambos procesos forman parte de la gestión de la cadena de suministro, pero su principal diferencia radica en su alcance.
Por un lado, el sourcing se enfoca únicamente en la contratación estratégica de proveedores y su gestión, con base en las necesidades de una empresa. Por otra parte, el procurement abarca una porción más grande del proceso de administración de la cadena de suministro, que involucra también la de necesidades y la compra de recursos (purchasing).
Entonces, se puede decir que el proceso de sourcing forma parte del proceso de procurement, el cual es más extenso.
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Tipos de sourcing o abastecimiento que puedes elegir
Aunque cualquier estrategia de sourcing tendrá el propósito principal de cubrir las necesidades de abastecimiento de una empresa, estas se clasifican en distintos tipos que puedes elegir:
- Outsourcing: implica acudir con fuentes ajenas a una compañía para adquirir productos o servicios.
- Insourcing: de manera opuesta al outsourcing, conlleva utilizar los recursos internos para desarrollar productos o realizar tareas.
- Single sourcing: consiste en acudir con un solo proveedor para la compra de materias específicas, usualmente con el fin de conseguir mayor control sobre la calidad.
- Multi sourcing: involucra diversificar los proveedores de un mismo recurso para minimizar el impacto en caso de que uno de ellos desaparezca.
- Nearshoring: implica acercar la producción de un artículo hacia su mercado principal, con el propósito de reducir costos de transporte y tiempos de entrega.
- Offshoring: de forma opuesta al nearshoring, conlleva mover la producción de un artículo lejos de donde será vendido, esto con el fin de reducir costos laborales o de tener acceso a personal capacitado o especializado.
- Global sourcing: involucra la contratación de proveedores extranjeros en distintas partes del mundo para tener acceso a ciertos beneficios específicos.
Dependiendo de las metas de tu negocio y de cada situación particular, puedes recurrir a uno o más de estos tipos de abastecimiento, según sea necesario.
8 mejores prácticas en el proceso de sourcing o abastecimiento
Sin importar los tipos de abastecimiento que elijas para tu empresa, estas 8 prácticas te ayudarán a que el proceso de sourcing ocurra de la mejor manera, alcanzando sus objetivos específicos y generando valor adicional:
Delimita metas claras y prioridades del proceso
Más allá de su propósito básico de abastecimiento, el proceso de sourcing debe tener metas y prioridades concretas que guíen a tu equipo hacia resultados específicos en materia de costos, calidad y otras áreas. Sin ellas, el departamento de procurement no tiene forma de tomar decisiones de contratación que se alineen con los objetivos del negocio.
Analiza el costo total de propiedad (CTO) para comparar precios adecuadamente
Por sí solos, los precios no son la mejor forma para evaluar y comparar los costos de cada proveedor. En realidad, los costos totales de una elección solo se pueden calcular a fondo con una métrica conocida como costo total de propiedad (CTO), que permite conocer el verdadero costo de un producto o servicio, considerando mantenimiento, transporte y almacenamiento, entre otros factores.
Tomar en cuenta este valor te permitirá ahorrar dinero al elegir la opción que, verdaderamente, resulte más económica.
Mantén una visión integral y a largo plazo en la selección de proveedores
Aunque importantes, los costos no deberían ser el factor decisivo al momento de elegir un proveedor, pues solo forman una parte del valor estratégico que un vendedor ofrece. Por ello, es mejor mantener una visión integral y a largo plazo, dedicada a contratar aliados que puedan generar valor de otras formas, como con entregas más rápidas, ubicaciones estratégicas o contactos valiosos.
En negociaciones, considera a cada proveedor como un socio estratégico
Las negociaciones con proveedores son parte esencial del proceso de sourcing. Pero, para que cumplan sus propósitos principales en la construcción de relaciones y el alcance de mejores condiciones, estas deben efectuarse considerando a cada proveedor como un socio.
Solo de esta forma es posible llevar negociaciones productivas que beneficien a ambas partes y solidifiquen relaciones comerciales, sin fricciones.
Sé claro con tus expectativas y mantén una comunicación abierta
Para garantizar que cada proveedor cumpla con todas las expectativas de tu empresa, primero necesitan conocerlas, por lo que mantener una comunicación abierta sobre ellas es esencial para evitar malentendidos, desacuerdos y posibles disputas.
Monitorea proveedores más allá de sus tiempos de entrega
Queda claro que el monitoreo de proveedores es fundamental en el proceso de abastecimiento, pero, para que este paso alcance su potencial, necesita ir más allá de tiempos de entrega o de respuesta y abarcar también la estabilidad financiera, la seguridad, y la reputación.
Así, será posible identificar cualquier riesgo en el momento en el que surja y será más sencillo solucionarlo antes de que cause problemas.
Mantén una red amplia de contactos comerciales
Incluso si tu empresa utiliza un modelo de single sourcing para mantener la calidad de todos sus productos, en el futuro podría necesitar diversificar sus proveedores por distintas razones. Por lo tanto, resulta buena idea construir una red amplia de contactos que, si bien no son necesarios en el momento presente, podrían serlo en un futuro.
Apóyate en tecnología
Hoy en día, existen herramientas que pueden agilizar, simplificar y automatizar muchas partes del proceso de sourcing, como la gestión de contratos, el monitoreo de desempeño y la evaluación de proveedores. Conocerlas y aprovecharlas será de gran ayuda para permitirle a tu negocio agilizar su proceso de abastecimiento y conseguir rápidamente a los proveedores que necesita.
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Con esta información, ahora puedes llevar a cabo un proceso de abastecimiento que no solo cumpla con sus objetivos básicos, sino que genere beneficios mayores y más numerosos.
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