Con buenas prácticas, políticas detalladas y workflows optimizados, es posible conseguir un mayor control sobre los gastos de tu empresa y así ahorrar recursos significativos. Esto parece complicado, pero, por fortuna, puede ser algo sencillo con algún tipo de software o aplicación financiera que centralice datos y permita establecer límites de gasto y procesos de aprobación automatizados.
Para conseguir los mejores resultados, es recomendable investigar y comparar distintas opciones. No obstante, este proceso puede durar mucho tiempo e incluso es posible pasar horas comparando herramientas diferentes solo para encontrar que la mejor alternativa no está disponible en tu país.
Entonces, con el fin de ayudarte a encontrar rápidamente la aplicación que tu negocio requiere, y así comenzar cuanto antes a desbloquear sus beneficios, en este artículo te brindaremos un resumen sobre los 6 mejores software de control de gastos disponibles en Latinoamérica en la actualidad, destacando sus principales características y costos.
Xepelin
Más que solo un software, Xepelin es un aliado financiero para empresas que ofrece distintos productos de gestión en una sola plataforma online. En materia de control de gastos, brinda 2 herramientas gratuitas: un sistema de gestión de pagos y una plataforma de análisis financiero en tiempo real.
Por un lado, el sistema de gestión de pagos te permitirá automatizar ciertos procesos de cuentas por pagar y te ayudará centralizando todas tus facturas entrantes para facilitar su monitoreo, apoyándote también con funcionalidades de gestión de cobros. Además, pronto te permitirá generar workflows de aprobación personalizados y conciliaciones automáticas sin costo adicional.
Por otra parte, la plataforma de análisis financiero te brindará datos actualizados sobre la salud de tu negocio, dándote una idea clara sobre gastos y compras, pero también sobre ingresos y márgenes netos de beneficio.
En conjunto, estas herramientas brindarán visibilidad total sobre la forma en la que tu empresa utiliza sus recursos, así como insights sobre lo que puedes hacer para optimizar este proceso. Al mismo tiempo, te ayudarán a agilizar tu proceso de compras, volviéndolo más eficiente y menos costoso.
Dado que ambas son herramientas gratuitas, lo único que debes hacer para tener acceso a ellas es crear una cuenta en Xepelin.
Freshbooks
Freshbooks es un software enfocado en contabilidad general, pero que cuenta con funciones más específicas dedicadas al control de gastos. Entre ellas, destacan la integración bancaria para brindar datos actualizados de compras, la categorización de gastos para fines fiscales y el escaneo de recibos de compra para su digitalización.
Sus funciones engloban también un sistema de facturación, diversas integraciones con métodos de pago para agilizar el cobro de tus facturas, e incluso una herramienta de rastreo de tiempo diseñada para darte una idea clara sobre la eficiencia de tus procesos.
Freshbooks es un software de pago, por lo que, para tener acceso a sus funciones, es necesario contratar alguno de estos planes:
- Lite, con un costo aproximado de $21 dólares estadounidenses al mes, funciones limitadas de rastreo de gastos y un límite de envío de 5 facturas mensuales.
- Plus, con un precio mensual de $38 dólares, rastreo de gastos, integraciones numerosas de métodos de pago, escaneo de recibos y un límite de facturas generadas de 50.
- Premium, con un costo de $65 dólares mensuales, envío ilimitado de facturas, mayores opciones de escaneo y la capacidad de medir la rentabilidad de proyectos.
- Select, con costos y funciones personalizables.
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SAP Concur
SAP Concur es un software diseñado específicamente para el control de gastos, por lo que está equipado con funciones de centralización y actualización de datos de compras, generación de reportes, escaneo de recibos y creación de límites y políticas de gastos ajustables.
Estas características vuelven a SAP Concur una herramienta útil para la gestión de cualquier tipo de gastos, pero sus funciones adicionales de gestión de reservas y vuelos lo convierten en una alternativa especialmente valiosa para empresas con un alto volumen de gastos relacionados con viajes y eventos internacionales.
En lugar de ofrecer suscripciones rígidas, SAP Concur brinda planes completamente personalizables de acuerdo con lo que tu organización necesite en determinado momento. Por ello, sus costos pueden variar significativamente dependiendo de los distintos módulos que desees contratar.
Zoho Invoice y Zoho Expense
Para el control de gastos en cualquier empresa, sin importar su tamaño, Zoho ofrece 2 soluciones distintas: Zoho Invoice y Zoho Expense.
Por un lado, Invoice es una herramienta que centraliza los gastos de tu negocio al mismo tiempo que los categoriza y actualiza para brindarte reportes automáticos de egresos. Como beneficio adicional, ofrece un sistema para generar facturas y enviar presupuestos a clientes.
En cambio, Zoho Expense está mayormente enfocada en ayudar a todos los miembros de tu empresa a gestionar viajes de negocios de manera autónoma a través de una plataforma online y a facilitar el registro de gastos de viaje por medio del escaneo de recibos.
Zoho Invoice es un software gratuito y, aunque Expense también ofrece un plan gratis limitado para 3 usuarios, el resto de sus planes son de suscripción pagada:
- Estándar, con opciones limitadas de personalización de políticas; su costo es de $4 dólares mensuales por usuario.
- Premium, con mayores flexibilidades de uso y rastreo de presupuestos en tiempo real; tiene un valor de $6 dólares mensuales por usuario.
- Personalizado, ofrece funciones personalizables y atención al cliente 24/7; su precio depende de las funcionalidades contratadas.
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Mendel
Mendel es un software de gestión inteligente de gastos empresariales bastante completo, pues posee funciones de registro de compras en tiempo real, configuración de límites de gasto, creación y asignación de tarjetas, categorización de gastos, automatización de flujos de aprobación y escaneo de recibos, entre otras.
Además, se integra con alternativas de ERP populares (como Oracle, SAP, etc.) para crear una comunicación más fluida entre distintos sistemas y ofrece funcionalidades básicas de inteligencia artificial que brindan recomendaciones sobre cómo reducir gastos innecesarios.
La herramienta de Mendel es de pago y ofrece planes personalizados, por lo que, para tener una idea sobre el costo que podría tener, es necesario contactar con un representante de ventas de la empresa.
Factorial
Aunque enfocado más en la administración de recursos humanos, el software de Factorial cuenta también con un sistema de gran utilidad para la gestión de gastos. En esta área, son 3 sus funcionalidades principales:
- Un sistema de generación y distribución de tarjetas digitales que permite establecer límites de crédito personalizables.
- Una función de IA que permite escanear recibos de compras para digitalizar y registrar su información rápidamente.
- Una plataforma de gestión que permite aprobar o rechazar nuevos gastos y dar seguimiento a presupuestos establecidos por área o departamento.
Al igual que el resto de las opciones de esta lista, el software de control de gastos de Factorial ofrece reportes de gastos automatizados e información centralizada sobre compras que simplifica su monitoreo.
Para tener una idea clara sobre planes de suscripción disponibles y otros costos, es necesario solicitar una demostración en el sitio web de la empresa.
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En el mercado actual, son muchas las alternativas de software a las que puedes recurrir para mantener bajo control los gastos de tu empresa, pero estas 6 opciones se destacan de entre las demás. Por ello, si deseas ahorrar tiempo y comenzar a conseguir beneficios tangibles tan pronto como sea posible, puedes lograrlo con esta información.
Finalmente, recuerda que si necesitas comenzar a mejorar el control de gastos de tu empresa sin elevar tus costos, Xepelin puede ser tu mejor elección, ya que te ayuda a digitalizar y automatizar la gestión de pagos y a registrar tus gastos en tiempo real de manera completamente gratuita. Todo ello, dentro de una misma plataforma en línea.
Xepelin ofrece tecnología financiera para todo negocio. Centraliza, controla y gestiona las finanzas de tu empresa en un solo lugar.
