No hay duda alguna de que mantener una buena gestión de gastos empresariales es fundamental por varios motivos, los cuales van desde el registro apropiado de la información financiera para fines contables, hasta el incremento de la rentabilidad.
Pero, para alcanzarla, es necesario ir más allá de las buenas prácticas, y adoptar herramientas digitales de gestión que faciliten el proceso, le brinden la visibilidad que requiere y permitan automatizar algunos pasos para reducir errores.
¿Qué alternativas existen en la actualidad? Aquí hablaremos sobre 6 de las más importantes, dándote una idea clara acerca de lo que cada una de ellas puede hacer por la gestión de gastos de tu negocio. Además, te brindaremos algunos consejos para elegir la mejor para las necesidades de tu empresa.
Tarjetas empresariales
Las tarjetas empresariales o tarjetas corporativas funcionan, en la mayoría de los casos, como una tarjeta de crédito promedio: ofreciendo una línea de crédito revolvente que puede ser utilizada para realizar distintas compras. Sin embargo, muchos de estos productos ofrecen funciones adicionales para la administración de gastos, como las siguientes:
- Emisión de múltiples tarjetas para brindar conveniencia en el procesamiento de pagos.
- Creación de límites de crédito por tarjeta que tienen el fin de asegurar el apego a presupuestos específicos.
- Información centralizada, por medio de una app que registra los gastos de cada tarjeta de manera digital para facilitar su rastreo.
- Generación de reportes que permiten tomar decisiones sobre límites de crédito, políticas de gastos, etc.
Incluso, existen ciertas opciones de tarjetas empresariales que ofrecen estos beneficios de gestión de gastos, pero sin el financiamiento revolvente, evitando la generación de deuda y funcionando más bien como una tarjeta de débito.
Puedes consultar algunas de las mejores opciones de tarjetas corporativas en estos artículos: Mejores tarjetas de crédito corporativas en México
Mejores tarjetas de crédito corporativas en Chile
Software de pagos
Aunque no están necesariamente diseñados para la gestión de gastos, los software de pagos pueden ser soluciones relevantes para este proceso, ofreciendo también ciertas flexibilidades útiles.
En esencia, son herramientas digitales equipadas con funcionalidades orientadas hacia la optimización de la gestión de cuentas por pagar, como la automatización de pagos, pero que ofrecen también funciones de creación de flujos de aprobación de facturas, centralización de datos de gastos y generación de reportes, las cuales los convierten en valiosas herramientas de gestión de gastos.
Tal y como una tarjeta empresarial, algunas de estas opciones ofrecen también financiamiento, en este caso, a través del confirming, que permite financiar los pagos a proveedores para postergar su pago por un plazo adicional.
¿Qué opciones de software de pagos existen en el mercado? Aquí puedes encontrar algunas de las más relevantes: Mejores software de cuentas por pagar
Software y apps de rastreo de gastos (expense tracking)
De manera más especializada, los software y apps de expense tracking, están diseñados para simplificar la gestión de todos los gastos de una empresa con funciones como estas:
- Integraciones bancarias para el rastreo de compras en tiempo real.
- Sistemas de categorización de gastos para la administración de presupuestos.
- Sistemas de creación de presupuestos que ayudan a establecer límites de gasto.
- Creación de procesos de aprobación que brindan mayor control sobre la realización de pagos.
- Generación de reportes de gastos para la toma de decisiones.
- Escaneo de recibos para el registro apropiado de cada compra, sin importar lo pequeña que sea.
Si deseas comparar los costos y funciones de algunas de las opciones más populares en el mercado, puedes hacerlo en este artículo: Mejores software y apps de control de gastos empresariales
ERP y software de contabilidad
De forma todavía más completa, muchos software ERP y de contabilidad incorporan las funciones esenciales de una app o software de control de gastos, pero añadiendo módulos adicionales de gestión de inventario, marketing, ventas y más. Por lo tanto, se tratan de soluciones a las cuales vale la pena recurrir cuando una empresa necesita ayuda adicional en múltiples áreas.
Sin embargo, al no ser herramientas de gestión de gastos especializadas, no todos los software de este tipo poseen las funciones tradicionales de una herramienta de gestión de pagos, por lo que es aconsejable comparar opciones antes de elegir una con el propósito principal de mantener los gastos bajo control.
Además, al tratarse de soluciones completas, es importante mencionar que los costos de un software de este tipo tienden a ser elevados en comparación con muchas otras alternativas.
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Hojas de cálculo
En efecto, utilizar programas de hojas de cálculo para la administración de gastos es una tarea manual, propensa a errores y que consume grandes cantidades de tiempo, por lo que, generalmente, elegir otra opción suele ser lo mejor. Sin embargo, hay dos razones por las que estos sistemas son populares: su bajo costo y su relativamente baja barrera de entrada.
Tomando todo esto en cuenta, utilizar hojas de cálculo puede ser mejor que no tener en marcha ninguna clase de control de gastos, pero, a largo plazo, lo mejor es adoptar una herramienta más completa y automatizable, que no sea tan vulnerable a errores o, incluso, a problemas de seguridad.
Soluciones de BI
En ocasiones, lo único que se necesita para mejorar la gestión de gastos de una empresa es mayor visibilidad sobre compras y otros costos. Por ello, las soluciones de business intelligence (BI o inteligencia de negocios) también pueden ser herramientas relevantes en esta área.
En pocas palabras, más allá del registro de datos, esta clase de plataforma se centra más en la analítica, ofreciendo dashboards inteligentes y sugerencias respaldadas por inteligencia artificial que pueden ser de gran ayuda para la toma de decisiones en materia de gastos, y en materia financiera en general.
Mediante estas, es posible tener visibilidad total sobre gastos, pero también sobre patrones y tendencias que pueden señalar problemas que deben ser solucionados.
¿Por qué invertir en una solución de gestión de gastos?
Ahora bien, considerando que todas las herramientas anteriores tienen un costo, ya sea de tiempo o dinero, ¿por qué invertir en cualquiera de ellas?
Porque las buenas prácticas en la gestión de gastos (como la creación de políticas y presupuestos) simplemente no son suficientes para garantizar que la forma en la que una empresa gasta sus recursos está siendo eficiente y rentable, puesto que estas presentan ciertas vulnerabilidades a errores y otros problemas.
Entonces, se puede decir que la inversión que cualquiera de estas herramientas puede requerir es mucho menor que los riesgos asociados con llevar una gestión manual, como gastos que pasan desapercibidos y errores en la contabilidad.
¿Cuál es la mejor herramienta de gestión de gastos?
Lo cierto es que la mejor herramienta de gestión de gastos depende mucho de las prioridades de una empresa, así como de sus necesidades particulares en determinado momento. Sin embargo, estos 3 criterios pueden ayudar a encontrar el recurso ideal de forma mucho más rápida:
- Precio: mientras más completa sea una solución, mayor será su precio. Por lo tanto, si la reducción de costos es una prioridad, lo mejor es no optar por una opción que exija una inversión inicial elevada.
- Funcionalidad: algunas empresas pueden cubrir sus necesidades con una herramienta sencilla, pero otras necesitarán de una solución más completa. Entonces, este factor debe ser evaluado antes de llegar a una decisión.
- Facilidad de uso: la implementación de cualquier herramienta requerirá de un periodo de capacitación y adaptación para que esta sea usada de forma adecuada. Una solución más compleja requerirá más tiempo para una implementación satisfactoria, así que, si la prioridad es la velocidad, una alternativa más simple puede ser mejor.
Sin importar la herramienta que elijas, esta requerirá cierta inversión para volverse funcional y generar valor. Pero, la buena noticia es que esta inversión puede ser completamente nula, sin sacrificar funcionalidad, gracias a aliados como Xepelin.
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- Una plataforma de inteligencia de negocios que te brinda información en tiempo real sobre egresos, ingresos y muchas otras métricas financieras que te permitirán analizar los gastos de tu empresa de forma integral, para así guiarte hacia mejores decisiones sobre cómo puedes reducirlos.
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