Toda empresa incurre en gastos en su día a día para adquirir lo que necesita e impulsar su crecimiento, pero la realidad es que el gasto, por sí solo, solo es un pasivo en el balance general y la única manera de hacer que genere valor es implementando un gasto inteligente y estratégico.
Pero, ¿cuál es la diferencia entre un gasto inteligente y uno contable? ¿Cómo es posible alcanzarlo?, y ¿Cómo discernir los gastos estratégicos de los innecesarios? Estas y otras preguntas las responderemos en este artículo. Todo con el fin de ayudarle a tu empresa a aprovechar al máximo sus recursos disponibles.
Gasto contable vs. gasto inteligente
Mientras que los gastos contables únicamente representan egresos realizados en un momento determinado, y registrados en el balance general, los gastos inteligentes son inversiones que contribuyen al alcance de las metas de una empresa por medio de la generación de un retorno económico, competitivo o de otra índole.
En pocas palabras, los gastos contables son, simplemente, flujos salientes de dinero, mientras que los gastos inteligentes son aquellos flujos realizados con un enfoque más estratégico.
Entender esta diferencia es clave para saber lo que puedes hacer para que cada gasto contable en tus registros financieros sea también un gasto inteligente.
5 claves para implementar el gasto inteligente en tu empresa
Para garantizar que cada egreso genere valor estratégico para tu negocio, y que se convierta en un gasto inteligente, hay 5 principios clave que debes seguir: la adopción tecnológica, la creación de políticas, el uso de analítica, la gestión y automatización de los gastos, y el control sobre gastos innecesarios.
De forma más específica, esto es lo que cada principio conlleva:
Adopción tecnológica
Esto implica respaldar el proceso de gestión de gastos y el de toma de decisiones de inversión con herramientas de tecnología que puedan volverlos más eficientes, precisos y simples. Esto, en lugar de recurrir a procesos 100% manuales para la gestión de gastos, pues estos están sujetos a múltiples vulnerabilidades y no permiten un registro actualizado de información.
De forma más concreta, esto conlleva adoptar herramientas como tarjetas corporativas, software y apps de control de gastos, dashboards de inteligencia de negocios u otros recursos, e incorporarlos al workflow de administración de gastos.
Creación de políticas de gastos
Conlleva la definición de políticas claras que les proporcionen a los responsables en la toma de decisiones de gastos, guías suficientes para alinear sus elecciones con las metas generales de tu empresa.
Estas políticas deben incluir el establecimiento de límites de gasto, la creación de workflows de aprobación y la implementación de un proceso de registro o reembolso de gastos de viaje y otros gastos incidentales similares.
Todo ello, con el fin de mantener consistente la gestión a nivel organización, evitar gastos innecesarios y mantener un registro fiable de inversiones que impulse una mejor toma de decisiones en este ámbito.
Uso de analítica de datos
Implica que, para tomar decisiones satisfactorias en materia de gastos, la analítica debe ser parte del proceso, ya que la única forma de comprobar si un gasto es inteligente, o simplemente contable, es con datos e indicadores de su desempeño, su contribución al alcance de metas y su rentabilidad a lo largo del tiempo.
Gestión y automatización de procesos
Este principio conlleva optimizar los procesos a través de los cuales se efectúan los gastos, más allá de la eficiencia de los gastos en sí. Esto, a través de la automatización de tareas como la aprobación de compras y el registro de recibos, y de la implementación de prácticas de gestión de procesos que lleven al procedimiento a un nuevo nivel de eficiencia y velocidad.
Implementación de medidas de control de gastos
Implica la ejecución de medidas para reducir los gastos innecesarios de manera adicional a la implementación de políticas. Por ejemplo, a través de las negociaciones con proveedores, la creación de presupuestos estrictos y el monitoreo constante de egresos, entre otras cosas.
Por igual, esto conlleva la capacitación del personal en principios básicos de cultura financiera que los ayuden a incorporar prácticas de reducción de costos en cada uno de sus procesos, sin que esto afecte su eficiencia.
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¿Cómo auditar y clasificar tus gastos empresariales?
Parte importante de la implementación de gastos inteligentes en tu empresa es saber cómo identificarlos sobre otros costos no necesarios. La definición del concepto puede ser de ayuda para lograrlo, pero también puedes auditar cada uno de tus egresos con estas preguntas:
¿El gasto contribuye a alguna meta establecida? La contribución al alcance de objetivos es una característica fundamental de los gastos inteligentes, por lo que esta pregunta debe ser la primera para evaluarlo.
¿El gasto es necesario para cumplir con un objetivo o apoyar un proceso? Tal vez un gasto esté contribuyendo hacia una meta, pero si este no es completamente necesario, es posible que esté siendo excesivo y, por ende, esté afectando otras áreas.
¿El gasto es rentable? Si un gasto está apoyando el alcance de objetivos, puede parecer estratégico, pero es posible que no lo sea si su contribución es significativamente menor a la inversión realizada.
¿Cuáles son los riesgos del gasto? Es muy probable que una inversión que conlleva demasiados riesgos financieros no sea inteligente si no hay medidas para mitigar estos riesgos.
¿El gasto está siendo tan bajo como podría serlo? Para que un gasto pueda ser categorizado como inteligente, este no debe ser excesivo y esta pregunta puede ser de ayuda para determinarlo.
Señales de que tu empresa debería invertir en un gasto inteligente
La realidad es que la implementación del gasto inteligente puede llegar a ser complicada, por lo que podría parecer razonable postergarla hasta que estés seguro de los beneficios que generará y de que los recursos para llevarla a cabo estarán disponibles.
Sin embargo, hay ciertas señales de que este proceso no puede esperar y que el momento para comenzarlo es ahora, estas son las siguientes:
- No tienes certeza de cómo está siendo gastado el dinero de tu empresa, esto indica la posibilidad de que un problema de gastos podría estar siendo pasado por alto.
- Los presupuestos establecidos no son precisos y son rebasados consistentemente, o sea que no hay un control sobre los egresos de tu negocio.
- Los gastos incidentales afectan tu flujo de caja, indicando que existe un alto volumen de costos innecesarios.
- Las metas de tu negocio no están siendo alcanzadas a tiempo, denotando una desconexión entre las metas de tu empresa y la toma de decisiones de gasto presentes.
- No cuentas con un fondo de emergencia para lidiar con imprevistos, algo que señala una capacidad deficiente para ahorrar.
¿Cómo aprovechar la tecnología para implementar el gasto inteligente?
Con procesos manuales, simplemente no es posible lograr una implementación exitosa del gasto inteligente, ya que estos no pueden brindar el nivel de visibilidad y eficiencia que este proceso requiere. Por ello, uno de los principios básicos del gasto inteligente es la adopción de tecnología.
Pero, exactamente, ¿cómo se puede usar la tecnología en esta área? Aquí hay algunos ejemplos:
- Los dashboards de inteligencia de negocios brindan información en tiempo real sobre las finanzas de tu empresa, para así darte visibilidad sobre gastos y otros factores.
- La inteligencia artificial puede ser de ayuda para detectar patrones en el desempeño de inversiones y así determinar, de forma más confiable, si cada gasto es inteligente o no.
- Distintas herramientas de control de gastos, como tarjetas corporativas y apps, son útiles para ejecutar políticas y garantizar que cada decisión esté alineada con las metas de tu negocio.
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Al final del día, el primer paso hacia la implementación de gastos inteligentes es lograr suficiente visibilidad para conocer los patrones de inversión de tu empresa y tener datos suficientes para saber cómo optimizarlos.
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